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Guia completo para o gerenciamento de contratos!

Tão importante quanto conquistar um novo cliente é fazer com que essa oportunidade ajude o negócio a se manter saudável. Pensando no futuro da empresa e em ocasiões favoráveis, é essencial colocar o gerenciamento de contrato em prática.

Essa é uma abordagem que envolve o cuidado com o documento que ampara a relação entre quem contrata e quem oferece produtos ou serviços. Já dá para perceber que tem tudo a ver com a conquista de bons resultados na sua operação, não é mesmo?

Para não ter dúvidas sobre como acertar na gestão, confira esse guia completo e tire todas as suas dúvidas!

O que é o gerenciamento de contratos?

O gerenciamento de contrato é uma metodologia que inclui diversas técnicas e boas práticas administrativas referentes aos acordos firmados para a contratação de serviços ou de produtos. Esse é um processo que envolve desde os cuidados preparatórios, quanto à elaboração e assinatura dos contratos, até o momento de renovação, por exemplo.

Na economia de recorrência, é um procedimento especialmente necessário. Afinal, a operação se baseia na renovação sucessiva de contratos relativamente menores. Portanto, uma boa gestão é essencial para garantir a manutenção das assinaturas, por exemplo.

Qual a importância do gerenciamento de contratos?

Um contrato assinado é, de certa forma, um sinal de sucesso do negócio. Significa que a empresa conseguiu convencer um cliente a comprar o seu produto ou a contratar os seus serviços. Também representa o cumprimento de diversas obrigações para que todos fiquem satisfeitos. Portanto, o seu gerenciamento é, igualmente, relevante.

O acompanhamento traz visibilidade ao negócio e à sua gestão, além disso, influência em várias outras etapas administrativas e operacionais. Para entender melhor, veja o que torna esse gerenciamento tão importante e benéfico.

Redução de custos

Uma das principais justificativas para realizar essa gestão é o potencial de economia que ela oferece. Afinal, cuidar corretamente esses documentos é indispensável para reduzir os riscos que estão associados ao descumprimento de cláusulas por parte de clientes ou de fornecedores, por exemplo.

Também é uma forma de eliminar prejuízos, como aqueles que são causados por erros na assinatura ou causados por disputas judiciais. Quanto mais intenso for o controle nesse sentido, melhor é o aproveitamento de oportunidades e menor é o desperdício de dinheiro.

Inclusive, o gerenciamento de contrato é útil para reduzir o tempo necessário até que haja a assinatura. Com a diminuição do ciclo de vida, é possível ampliar a produtividade e conseguir mais acordos fechados.

Aumento da retenção de clientes

A experiência do cliente também está atrelada a essa gestão. Primeiramente, controlar os contratos permite entender quais são os prazos de cada alternativa. Assim, é possível trabalhar rumo à renovação, por exemplo. Também é uma forma de contornar as dificuldades e atender melhor às necessidades quanto a serviços e aos produtos.

Além disso, a gestão não precisa ser feita apenas com os acordos dos clientes. É possível aplicar algumas dessas técnicas ao gerenciamento de fornecedores. Isso aumenta a capacidade de entregar bons resultados, consequentemente, aumenta a satisfação e a retenção do cliente final.

Elevação da segurança

O gerenciamento de contrato também é determinante para garantir a segurança para ambas as partes envolvidas. O motivo é simples: se trata do principal “instrumento” jurídico, já que determina quais são as responsabilidades e os direitos de cada uma das partes.

Aumento de competitividade

Já que o posicionamento em relação aos clientes é otimizado, há um aumento no nível geral de competitividade. Com menos custos, há mais lucratividade e isso significa que há valores maiores disponíveis para o investimento. Com isso, é possível obter outras melhorias no negócio.

Também vale a pena considerar que se trata de uma forma de entregar um desempenho melhor. Afinal, toda a execução é planejada e acontece de acordo com o que foi previsto no acordo.

No geral, isso confere mais profissionalismo à atuação no mercado, além de garantir um diferencial em relação à concorrência.

Otimização da gestão de negócio

Também vale considerar que o gerenciamento de contratos é fundamental para que toda a gestão organizacional seja melhor. Basicamente, essa é uma forma de atuar com mais visibilidade, o que permite ajustar a estratégia e a tomada de decisão, no geral.

Ainda é uma forma de evitar falhas, melhorar o acompanhamento de prazos e entregar o melhor desempenho geral. Uma empresa baseada na recorrência, como um clube de assinaturas, depende ainda mais dessa questão. Afinal, é preciso controlar todos os contratos para que a gestão das outras partes do negócio seja efetiva.

Mesmo que a sua empresa não siga exatamente esse modelo, a atenção aos contratos se faz indispensável.

Quais são as etapas de um gerenciamento de contratos?

O cuidado com esses documentos firmados entre duas partes interessadas não começa apenas na assinatura. Para que a sua gestão seja efetiva, diferenciada e muito vantajosa é essencial que ela tenha início bem antes, até mesmo para considerar as necessidades do negócio.

Inclusive, ter um bom preparo nesse sentido faz toda a diferença para tornar o processo mais simples de ser executado. Então, veja quais são os passos cruciais do gerenciamento de contrato!

Planejamento do contrato

Assim como acontece em várias outras partes do negócio, o gerenciamento de contrato tem seu passo inicial no planejamento. É preciso entender o que se pretende alcançar com cada contrato e ter tudo muito bem definido. Assim, fica mais fácil tomar boas decisões, desde a criação até a assinatura e a manutenção do contrato.

Pense, por exemplo em como serão apresentadas as partes interessadas. No caso da contratação de um serviço, será preciso identificar a empresa e o cliente, além do serviço que será prestado.

Também é preciso incluir questões como:

Tudo deve ser predefinido para que a elaboração seja tão simples quanto possível. Inclusive, esse é um jeito de garantir uma padronização de processos, ponto essencial para consolidar a produtividade.

Redação prévia

Logo depois do planejamento há a redação prévia. Ela serve como um “modelo” ou esboço do contrato final. Então, não necessariamente é igual ao que passará a vigorar com os clientes, mas funciona como uma base.

É indispensável que a redação seja clara, precisa e direta ao ponto. O ideal é não haver duplas interpretações ou margens para dúvidas sobre o contrato. Assim, há menos riscos de ocorrerem reclamações, por exemplo.

A redação também deve contemplar todos os pontos definidos no planejamento e que são essenciais para a relação com os consumidores. Isso ajuda a contornar diversas dificuldades e, no geral, aumenta o nível de confiança.

Organização dos contratos

A organização dos contratos acontece em dois momentos distintos. O primeiro é antes da assinatura, que serve para direcionar o documento certo para cada tipo de cliente.

Imagine uma empresa SaaS, que oferece uma plataforma digital para empresas. Para conquistar mais clientes, conta com três planos diferentes e uma opção especial, que é personalizada para grandes negócios.

Nesse caso, será preciso ter, no mínimo, quatro modelos de contrato, não é? Assim, cada cliente poderá receber a alternativa certa, de acordo com a opção de contratação. Então, os modelos devem ser organizados para que seja fácil encontrar a alternativa certa para cada caso.

Além disso, há a necessidade de organizar após receber a assinatura. Isso inclui, muitas vezes, categorizar os documentos de acordo com as informações relevantes, como o cliente específico, a data de assinatura ou o vencimento. Principalmente, isso serve para facilitar o acesso e a conferência.

Monitoramento de documentos

Por falar nisso, o acompanhamento de informações é uma parte crucial do gerenciamento de contratos. Ele acontece quando já existe uma relação acordada entre as partes e envolve, inclusive, questões de proteção jurídica.

Pense no caso da empresa do exemplo anterior. Um cliente deseja cancelar o plano, mas uma multa rescisória está prevista nesses casos. O acompanhamento do contrato permite levantar, exatamente, qual é o valor a ser pago e qual regra se aplica. O mesmo vale para acompanhar possíveis vencimentos, períodos de renovação, reajustes e assim por diante.

Como deve ser o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos?

Desde antes da assinatura até o encerramento, o contrato tem aquilo que é conhecido como o ciclo de vida. O acompanhamento de todas as fases é indispensável para que o gerenciamento seja efetivo e ajude o negócio a alcançar bons resultados, de forma geral.

Pensando nisso, separamos algumas dicas que apontam o caminho para gerenciar contratos ao longo de todo o ciclo de vida. Veja as informações mais relevantes!

Negociação

Antes mesmo de haver a assinatura, é muito comum que ocorra uma negociação entre as partes. Mesmo que a empresa ofereça condições fechadas para seus serviços ou produtos, é comum que haja flexibilidade em certos aspectos. É o caso de o cliente escolher o meio de pagamento ou de definir qual é a melhor data de vencimento e cobrança.

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Nesse caso, há um levantamento de todas as informações que precisam estar contidas para que o contrato fique de acordo com os interesses. Essa etapa do ciclo de vida, inclusive, é essencial para elaborar a redação do documento e garantir que tudo aconteça conforme o esperado.

Pré-contratação

Na fase de pré-contratação, o modelo de contratado é personalizado de acordo com as informações definidas na negociação. Não se trata apenas de incluir os dados do cliente ou do plano ou do produto, por exemplo. É preciso adaptar conforme o nível de flexibilidade que foi oferecido.

O ideal é que essa fase seja rápida, o que requer atenção e cuidado com os processos iniciais de negociação. No entanto, pode ser necessário realizar algum ajuste até que tudo esteja de acordo com as expectativas de ambos os lados.

Convém notar, ainda, que se trata de um momento adequado para alinhar algumas expectativas e garantir uma atuação de qualidade. A atenção nesse momento, inclusive, evita problemas e questionamentos mais tarde.

Contratação

Assim que o contrato da pré-contratação é aprovado ocorre a contratação, efetivamente falando. É nesse momento em que o cliente assina o documento e se compromete a cumprir todas as condições. Também é nessa fase do ciclo de vida em que sua empresa passa a ser responsável por fornecer os serviços ou oferecer os produtos previstos.

A vigência varia com o que foi definido no próprio documento, assim como as demais condições aplicáveis. Não é por acaso que essa fase é uma das partes cruciais do gerenciamento de contrato e exige atenção reforçada.

Cumprimento das cláusulas

Com a assinatura concluída e o documento em vigência, há a execução da prestação de serviços ou da venda de produtos. Nesse momento, as duas partes devem cumprir as cláusulas — ou estarão sujeitas às sanções previstas no documento.

Novamente retornando ao exemplo da empresa SaaS que tem uma plataforma para empresas, o negócio terá a responsabilidade de fornecer acesso aos recursos contratados. Isso ainda inclui as questões de segurança, disponibilidade, suporte e assim por diante.

Por outro lado, o cliente é obrigado a pagar o valor combinado dentro do prazo do documento, sob pena de pagar multa ou ter até o serviço suspenso.

Mensuração de desempenho

O ciclo de vida do gerenciamento de contrato envolve, ainda, um acompanhamento em relação à performance. É preciso saber, por exemplo, se o negócio tem cumprido suas obrigações na prestação de serviços. Também é necessário conferir se os clientes têm realizado os pagamentos e atendido às regras.

Além disso, o monitoramento no gerenciamento serve para acompanhar os prazos e os possíveis vencimentos. Graças a essa gestão, é possível saber o momento de abordar um cliente para oferecer a renovação, por exemplo.

Dependendo do caso, esse acompanhamento de performance serve, até mesmo, para fazer recomendações mais efetivas para o cliente. É o caso de oferecer um plano específico para atender melhor às necessidades específicas.

Renovação ou encerramento

Por falar nela, a renovação de contratos merece atenção extra por ser muito relevante para o funcionamento de toda a operação. No caso dos contratos com data determinada, a empresa deve ficar atenta às datas para evitar a perda de clientes causada pelo encerramento do vínculo.

Isso é ainda mais comum quando a relação estabelecida é com fornecedores e parceiros. Diante da iminência do vencimento, pode-se buscar outra empresa ou negociar novas condições.

No caso dos contratos de validade indeterminada e renovação automática, como é comum na economia de recorrência, o contrato também é relevante. Afinal, ele especifica essa condição e pode ser alterado em determinados períodos, de acordo com a necessidade.

Já quando o assunto é o encerramento, ele pode acontecer pelo vencimento do prazo e não interesse de uma ou ambas as partes. Além disso, ele pode se dar unilateralmente via rescisão, o que é viável quando a outra parte descumpre as condições específicas. Em geral, o encerramento é acompanhado de alguma compensação, como a multa.

Imagine que uma empresa determina que o cliente que ficar inadimplente por mais de 30 dias terá o serviço suspenso e o contrato cancelado. O gerenciamento, portanto, é útil para acompanhar o tempo de atraso e atuar preventivamente. Cumprido o período, deve-se exercer o direito previsto no documento.

Otimização de contratos

Não podemos nos esquecer de que o gerenciamento de contratos também serve para garantir que a atuação seja otimizada. A ideia é que as informações coletadas em todo o ciclo de vida possam ser usadas para melhorar o próprio documento ou outros modelos.

Se a empresa nota que falta uma cláusula importante, por exemplo, pode adaptar os contratos vigentes e já incluir a informação nos que ainda serão assinados. Também é possível renegociar condições e valores em uma renovação, dependendo do caso e da estrutura.

O objetivo é tornar o acompanhamento um catalisador de mudanças positivas. Assim, pode-se fazer com que o documento seja ainda mais relevante e atenda melhor às demandas do negócio.

Qual é o papel da tecnologia nessa tarefa?

Antes, o gerenciamento de contrato precisava ser feito de modo manual e pouco centralizado. Hoje, a tecnologia oferece diversas ferramentas para SaaS e outros modelos de negócio. Entre os processos que podem se tornar mais inteligentes está o gerenciamento de contratos.

O uso da tecnologia nesse sentido traz muitas possibilidades e ajuda a garantir um gerenciamento muito mais efetivo e de qualidade. Para entender o papel da tecnologia e como ela pode ajudar, veja quais são as principais vantagens do seu uso!

Facilita a comunicação entre os setores

Imagine ter 10, 100, 1000 ou mais contratos espalhados, divididos em arquivos físicos e em outros espaços de armazenamento. Mesmo que estejamos falando de arquivos digitais, considere que eles estão em apenas um computador. Acessar essas informações, portanto, fica quase impossível — ou, no mínimo, muito complicado.

Com a tecnologia certa, por outro lado, é possível reverter a situação. Uma boa plataforma é capaz de reunir todas as informações dos contratos e clientes, como ao apresentar as assinaturas ativas e as suas características.

Na prática, diversos profissionais — inclusive, de outros setores — conseguem acessar as informações desejadas. Isso favorece o trabalho em equipe, cria um bom fluxo de conhecimento na empresa e otimiza a gestão de forma completa.

Automatiza ações para aumentar a produtividade

O gerenciamento de contrato também se torna mais eficiente com a ajuda da tecnologia e isso se deve a vários motivos. Com um bom recurso contratado, será possível automatizar diversas ações e, assim, realizar as operações com maior facilidade.

É o caso da cobrança. Com um bom sistema de gestão, é possível criar réguas de cobrança e enviar mensagens para lembrar o pagamento. Isso reduz os riscos de inadimplência e também diminui o tempo em atraso. Com isso, favorece a continuidade de contratos.

Também é possível especificar alertas para condições específicas e direcionar o contato e o relacionamento. Então, é possível economizar tempo em certas tarefas operacionais e dedicar os esforços a questões e a decisões mais estratégicas.

Reduz erros e a necessidade de retrabalhos

O aumento de produtividade também está ligado à capacidade de executar as tarefas com mais eficiência e conformidade. Isso significa que a sua empresa erra menos no gerenciamento e, consequentemente, reduz os riscos e favorece a execução geral de tarefas. Um pagamento não será perdido por haver desconhecimento sobre o prazo de vencimento, por exemplo.

Além disso, menos erros levam a uma demanda reduzida quanto aos retrabalhos. Com isso, fica mais fácil atender às necessidades específicas com eficiência, sem perder tempo com o que já deveria ter sido concluído.

Aumenta a segurança de armazenamento

Cuidar do armazenamento e da organização de contratos é essencial para que a gestão possa acontecer continuamente, de acordo com as necessidades. Para tanto, é preciso que haja confiabilidade e total proteção de informações — e isso é possível com a ajuda da tecnologia.

Uma plataforma que facilite a gestão de assinaturas descomplica a tarefa e permite que todos os documentos e elementos relevantes permaneçam protegidos. Isso evita o vazamento e a exposição de dados, bem como garante uma atuação previsível.

No geral, isso cria uma base sólida para o gerenciamento de contratos atuar de forma estratégica — em vez de ter que se preocupar com a perda de informações, por exemplo.

Favorece a tomada de decisão estratégica

Fazer um bom gerenciamento de contrato é importante, por si só, para melhorar a conquista de resultados do negócio. Envolver a tecnologia, entretanto, torna o processo ainda mais eficiente e estratégico.

Com a facilidade de centralizar informações, todos podem se integrar à tomada de decisão. Com isso, é possível encontrar os melhores caminhos para otimizar a gestão e melhorar os resultados.

Também é possível diminuir a inadimplência, melhorar a taxa de renovação e ampliar, em geral, o desempenho. Na prática, torna-se mais fácil alcançar os objetivos de negócio, além de manter uma atuação saudável e diferenciada.

O gerenciamento de contrato é indispensável para que o negócio tenha mais controle, tome decisões melhores e chegue mais longe. Para aproveitar tudo o que essa alternativa tem a oferecer, é interessante contar com a tecnologia. Aliando produtividade, eficiência e confiabilidade, o recurso certo tornará o processo muito mais simples e eficiente.

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