Você tem muitos problemas com o retrabalho? A gente sabe que isso afeta muitos negócios e que, em geral, é causado por rotinas mal estruturadas, métricas pouco claras e baixo foco no que é mais importante para a empresa.
O retrabalho impede a companhia de atingir as suas metas. Além disso, gera mais gastos operacionais e baixas taxas de produtividade. Como consequência, o negócio se torna menos competitivo e capaz de atender às demandas existentes.
Por isso, todo gestor deve estar atento a medidas que possam ser tomadas para evitar o retrabalho no ambiente corporativo. Dessa maneira, os times poderão executar as suas atividades sem riscos ou desperdícios. Continue a leitura e veja como fazer isso!
Por que evitar o retrabalho é importante?
Entre os problemas que podem afetar uma empresa, o retrabalho é um dos maiores. Ele ocorre sempre que uma atividade deve ser executada mais de uma vez. Como consequência, gera queda de produtividade e aumento dos prazos.
Afinal de contas, sempre que uma empresa precisa executar um processo duas vezes ela está perdendo dinheiro. Os seus times deixarão de atender a outras demandas. Além disso, gastarão mais para entregar um resultado.
Por isso, evitar o retrabalho no ambiente corporativo é tão importante. Em setores estratégicos, como o de gestão financeira, isso pode ser ainda mais importante: evitar que profissionais dessa área refaçam algo garante que a empresa não pague multas, consiga atender melhor às demandas de seus clientes e criar uma experiência de compra inovadora e competitiva.
Como evitar o retrabalho?
Para evitar o retrabalho, uma série de medidas podem ser adotadas. Confira as 6 mais eficientes, a seguir, e saiba como agir para ter um fluxo de trabalho com menos riscos.
1. Conte com um bom planejamento
O planejamento operacional é um dos passos mais importantes para garantir que a empresa possa executar as suas rotinas sem ter que lidar com retrabalho. Ele deve ser claro e objetivo. Além disso, precisa ser conhecido por todos os responsáveis pela sua execução.
Um planejamento de qualidade considera o perfil da empresa e as demandas externas. Também avalia a infraestrutura de ferramentas disponíveis para a execução de cada atividade. Assim, pode definir requisitos e prazos realistas e fáceis de serem alcançados.
2. Automatize processos manuais
A automação é uma das melhores formas de evitar retrabalho. Ela permite à empresa executar uma atividade com rapidez e segurança. Além disso, elimina boa parte das chances de uma falha acontecer.
A melhor forma de automatizar uma rotina é contar com o apoio da tecnologia. Soluções de controle do fluxo de pagamentos, por exemplo, podem cuidar da validação de dados e emissão de boletos automaticamente.
Ao mesmo tempo, conseguem emitir notas fiscais e calcular tributos com base nos dados mais atuais, evitando que o time tenha que refazer algo ou pagar uma multa por falha nas rotinas tributárias.
3. Invista em capacitação de toda a equipe
Uma equipe capacitada corretamente é um dos primeiros passos para evitar taxas de retrabalho elevadas. Quando os times podem atender às demandas externas com alta produtividade e qualidade, as chances de um erro ocorrer são muito menores. Mas para que isso ocorra, eles devem ter todos os conhecimentos necessários.
Portanto, não deixe de sempre capacitar a sua equipe considerando os padrões do mercado. Faça treinamentos e cursos regulares. Assim, você poderá garantir que a cadeia de trabalho sempre funcionará com um padrão uniforme.
4. Aposte em ferramentas que auxiliem de forma mais precisa o trabalho de todos os colaboradores
Soluções tecnológicas, como já apontamos, podem ser úteis para reduzir o retrabalho. E isso pode ser feito com ganhos que vão além da automação. Ferramentas de TI bem utilizadas conseguem aumentar a produtividade e o compartilhamento de dados entre setores.
Isso permite aos times trocar dados relevantes e, com isso, diminuir as chances de um erro acontecer. Afinal, todos contarão com as mesmas bases para se planejar a alcançar as metas existentes.
5. Faça uma análise de riscos
A análise de risco é uma ótima medida de gestão para otimizar o ambiente de trabalho de qualquer área. Com ela, o gestor terá uma visão abrangente sobre o que pode afetar o seu fluxo de trabalho. Desse modo, ele conseguirá tomar medidas preventivas eficazes e que atacam os pontos corretos.
Na área de vendas online, por exemplo, isso inclui itens como indisponibilidade de sistemas, falhas na emissão de documentos fiscais e atrasos nos pagamentos. Quando rastreados, esses fatores podem ser evitados com mais precisão. Afinal, todos serão treinados corretamente para tomar as ações necessárias para que eles não ocorram.
6. Mantenha uma boa comunicação
A comunicação é algo crítico para qualquer empresa. Gestores precisam sempre estar atentos ao modo como divulgam dados e metas. Afinal de contas, as suas mensagens são utilizadas pelos times para se planejar em médio e longo prazo.
Por isso, tenha uma infraestrutura de comunicação robusta e integrada. Garantindo que todos tenham acesso aos mesmos dados, o fluxo de trabalho pode ocorrer com mais agilidade. Ou seja, a empresa ficará mais alinhada em torno das mesmas metas sempre.
Como um parceiro pode ajudar a lidar com os desafios existentes?
Muitas vezes, a empresa pode adotar o apoio de parceiros especializados para ter menos problemas no seu dia a dia. Eles permitem que o negócio incorpore boas práticas e consiga se manter alinhado com os padrões do mercado. Além disso, facilitam a criação de um fluxo de trabalho mais unificado, moderno e automatizado.
Com o apoio da iugu, por exemplo, a gestão financeira da sua empresa ficará mais automatizada e ágil. Todos os processos de gerenciamento de pagamentos serão feitos com um sistema moderno e inovador, capaz de deixar você livre para focar o que importa: a prestação do melhor serviço possível para os seus clientes.
Além disso, a iugu pode ser utilizada para contornar todos os principais fatores que levam ao aumento do retrabalho nas áreas de gerenciamento de vendas, pagamento de tributos e relacionamento com o consumidor. Por isso, não deixe de verificar as funcionalidades da nossa plataforma e como ela pode ajudar você!
