6 dicas para organizar o setor financeiro de sua empresa e diminuir a inadimplência

Não será exagero dizer que o setor financeiro é o coração de uma empresa. No departamento se concentram as informações mais importantes sobre as movimentações de caixa e todos os fatos geradores que culminam em problemas como a inadimplência.

Organização e controle são duas das principais características que o setor deve conservar para gerenciar bem os recursos financeiros, pois os processos alinhados permitem a identificação de inconsistências e a elaboração de políticas de cobrança mais efetivas.

O objetivo deste post é falar sobre a importância que a gestão financeira tem para a empresa, além de apresentar seis dicas para organizar o setor e traçar estratégias que ajudem o negócio a se tornar cada vez mais uma referência no mercado!

A importância das estratégias de otimização do setor financeiro

Gerir e controlar as finanças é como estar em um jogo de xadrez — as peças são substituídas por contas, mas a dinâmica das jogadas estratégicas e inteligentes permanece a mesma usada nas movimentações do tabuleiro.

Isso quer dizer que, para vencer em um cenário de competição, os gestores da empresa precisam encontrar no setor financeiro o suporte seguro para auxiliar a tomada de decisão.

Mesmo um negócio com todo o potencial de sucesso pode esbarrar nas oscilações econômicas ou mercadológicas, e o setor financeiro é essencial nesse processo. Os números não mentem, portanto o registro correto de entrada e saída do dinheiro são a base de consulta e formação de estratégias.

Em negócios recorrentes, que dependem das assinaturas e mensalidades para sobreviver e manter o equilíbrio financeiro, o controle deve ser ainda mais rigoroso para evitar uma crescente na inadimplência.

A inadimplência alta é um alerta de que existem falhas nos processos ou que os clientes não estão plenamente satisfeitos com os serviços. O acompanhamento diário ajuda a analisar o perfil de cada cliente e identificar se a situação de inadimplência é pontual ou recorrente.

6 dicas de organização do setor financeiro

Qualquer departamento deve ser organizado e fácil de gerenciar, mas o setor financeiro fornece os dados essenciais sobre o volume de vendas, a rentabilidade e, principalmente, o comportamento de compras e pagamento de um cliente.

Um setor responsável pelos números que não tenha condições de gerar informações precisas e verdadeiras demonstra fortes indícios de desorganização e compromete o desempenho de todos os outros departamentos dentro da empresa. Confira, então, algumas dicas fundamentais de organização. 

1. Realize todos os registros

É o setor financeiro o responsável pelo registro de entrada e saída, ou seja, todas as contas a pagar ou receber são de responsabilidade da equipe financeira. As anotações diárias evitam que se perca o controle e a gestão sobre as vendas e também o atraso no pagamento de contas.

Se todos os valores estiverem lançados e devidamente registrados, o processo de conciliação financeira será facilitado, diminuindo os riscos de permanecerem títulos em aberto e sem a devida cobrança do cliente.

2. Tenha um acompanhamento constante

Em se tratando de um negócio, cada valor, cada despesa ou receita tem uma origem e um destino. Por isso, acompanhar diariamente a movimentação financeira é sinônimo de organização e ajuda na hora de identificar inconsistências.

Sem o acompanhamento será difícil estabelecer uma linha de cobrança e um relacionamento com o cliente, pois a há um risco de abordagem insegura por parte da equipe ou até mesmo cobranças indevidas na falta de certeza da inadimplência de um cliente, por exemplo.

Cobrar um cliente indevidamente é atestar a falta de controle e comprometer a confiabilidade da empresa. É preciso ter o cuidado sobre esses fatores, pois a empresa pode amargar a perda do cliente por causar transtorno e constrangimento a um cliente adimplente.

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3. Defina um orçamento anual

O quanto a empresa pode gastar ou qual é a margem tolerável da inadimplência? Somente um orçamento anual pode ajudar a definir esse teto. É recomendável definir valores e alinhar investimentos e gastos, respeitando o limite estabelecido.

Muitos empreendedores se entusiasmam e promovem mudanças ou expansão sem avaliar as possibilidades financeiras e apenas se baseiam na crescente das vendas do momento, mas vale lembrar que a sazonalidade existe, bem como as oscilações do mercado.

Portanto, seguir um orçamento já definido, com uma tolerância para os imprevistos, é uma estratégia de controle altamente recomendada, que demonstra a capacidade de a empresa gerenciar seus recursos de forma sustentável.

4. Separe as contas pessoais das contas da empresa

Misturar as contas pessoais às da empresa é um dos erros mais comuns cometidos por empreendedores e isso acarreta o não controle real da situação financeira do empreendimento.

Se a empresa tiver mais de um sócio, é fundamental estabelecer o valor da retirada mensal e evitar pagamento de pessoa física pelo caixa da empresa. O responsável pelo setor financeiro deve ser firme nesse posicionamento pelo bem da própria empresa.

5. Treine e capacite a equipe

Para um negócio dar certo, uma equipe bem treinada e capacitada para exercer as atividades tem total relevância no processo. Saber o passo a passo na execução das tarefas evita o retrabalho e reduz o risco de erros.

Quando a empresa deixa de capacitar os seus profissionais, correrá o risco de lançamentos atribuídos a contas diferentes, aplicação errada de multas e juros, cobranças indevidas e falta de atenção na execução de atividades de suma importância dentro da empresa.

6. Implante um sistema de automação e cobrança

Cogite a implantação de um sistema de pagamento que padronize as atividades do setor financeiro. Os processos manuais estão cada vez mais em desuso, pois deixaram de ser práticos ou seguros.

Contar com um sistema de automação e gestão das finanças abre um leque de possibilidades e implantação de políticas mais consistentes de cobrança recorrente. Há uma infinidade de práticas que você pode utilizar para conter a inadimplência.

Um bom sistema, que permita a padronização dos processos, a parametrização de algumas práticas nas tratativas com os clientes e o acompanhamento automático, promovem um ganho de eficiência e qualidade no atendimento interno e externo.

Para empresas recorrentes, há sistemas no mercado capazes de criar planos diferenciados que permitem ao cliente escolher aquele que caiba no bolso sem comprometer o orçamento familiar.

Pagamentos realizados por cartão de crédito, boleto bancário ou débitos em conta são mais fáceis de administrar com a adoção de um sistema de automação, o que facilita também a vida do cliente, que poderá escolher a melhor forma de pagamento.

Com um sistema, algumas práticas podem ser implementadas para melhorar o fluxo de cobrança — alertas de vencimento, envio de segunda via, oferta de pacotes mais acessíveis —, considerando o tempo de relacionamento e o comportamento do cliente dentro do contrato.

É essencial que o setor financeiro se estabeleça como um porto seguro. Nada pior para uma gestão que utilizar informações financeiras desencontradas para tomar decisões.

Muitas empresas sofrem grandes impactos por não ter um controle dos processos financeiros. Um bom serviço, aliado a uma boa gestão e às estratégias de otimização do setor financeiro são elementos-chave para o sucesso e o fortalecimento da marca no mercado.

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