Como fazer a conciliação financeira e qual a sua importância?

A conciliação financeira é fundamental para manter a saúde de uma empresa. Por meio da checagem e conferência das movimentações, é possível identificar inconsistências, prever recebimentos, controlar o fluxo de caixa e muito mais.

Você recebe por diferentes meios de pagamento e sente receio de sair no prejuízo em função de alguma incompatibilidade transacional ou erro de processamento das operações? Para evitar que cenários como estes ocorram, é essencial saber a importância da conciliação financeira e incluí-a na rotina.

A prática é indispensável para checar detalhadamente as operações realizadas periodicamente pela empresa, aumentando as chances de identificar falhas e, assim, zelar pela saúde e organização financeira do seu negócio. 

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Caso a conciliação ainda não seja um processo-chave na sua empresa, não se preocupe. Basta seguir a leitura para entender tudo sobre a prática, incluindo dicas simples para começar a incorporá-la agora mesmo! 

O que é conciliação financeira?

Conciliação financeira é o processo de verificar e comparar registros financeiros de uma empresa com extratos bancários, garantindo que todas as transações estejam em conformidade. Isso ajuda a identificar discrepâncias, evitar fraudes e manter as finanças da empresa organizadas e precisas.

Ainda tem dúvidas sobre o tema? Leia mais sobre o que é conciliação financeira para marketplaces! 

Qual a importância da conciliação financeira para seu negócio?

Agora que você já refrescou a mente para o conceito, é hora de entender, de forma prática, a importância da conciliação financeira. Alguns dos pontos principais são: 

1. previsibilidade de fluxo de caixa;
2. manutenção da saúde financeira da empresa; 
3. melhor embasamento para tomadas de decisão;
4.  identificação prévia de erros e inconsistências;
5. redução da inadimplência.

Entenda mais sobre cada ponto a seguir! 

Previsibilidade de fluxo de caixa

Muitos gestores confundem os conceitos de conciliação financeira e fluxo de caixa, sem entender que, na verdade, estamos falando de iniciativas diferentes, mas diretamente relacionadas.

Isso porque, ao fazer a conciliação financeira e checar cuidadosamente as movimentações da empresa, seu time assegura a consistência e a confiabilidade das informações usadas no fluxo de caixa, incluindo todas as entradas e saídas de dinheiro na empresa, considerando diferentes meios de pagamento e suas respectivas taxas. 

Manutenção da saúde financeira da empresa 

Manter um fluxo de caixa sólido e confiável é essencial para a saúde financeira de uma empresa. 

Nesse sentido, o melhor caminho para que os dados sejam fiéis à realidade é por meio da checagem de informações e conferência das movimentações — o que ocorre na conciliação financeira.

Melhor embasamento para tomadas de decisão

Ao entender, de maneira realista, a situação da empresa em curto, médio e longo prazo (a partir da previsibilidade obtida com o fluxo de caixa), gestores e lideranças podem embasar suas tomadas de decisão e definir os rumos do negócio considerando expectativas e tendências sólidas.

Em outro cenário, as definições estratégicas precisariam ser tomadas com base em  “achismos” e informações pouco confiáveis, o que poderia trazer impactos negativos e prejudicar a receita e a performance da empresa. 

Identificação prévia de erros e inconsistências

Processos como a conciliação de recebíveis, cujo foco está nos valores a receber oriundos de compras no cartão de crédito, ajudam a identificar previamente falhas nas operações, inconsistências nos montantes e demais discrepâncias financeiras. 

Dessa forma, é possível recorrer às instituições mediadoras com agilidade e resguardar a empresa de eventuais perdas e prejuízos. 

Redução da inadimplência

De acordo com a Boa Vista, o número de inadimplentes cresceu 5,3% em 2023, na comparação com 2022. O índice reforça a relevância de estratégias que minimizem o não pagamento de dívidas dos clientes junto às empresas — como a conciliação financeira.

Ao conferir periodicamente as movimentações, a equipe identifica padrões e tendências de inadimplência, atuando de forma personalizada em cada caso (com o envio de mensagens, lembretes e comunicações sobre prazos e vencimentos, por exemplo). 

Quais os tipos de conciliação financeira?

Como falamos logo no início deste artigo, a conciliação envolve a gestão de diferentes meios de pagamento. Por isso, podemos afirmar que existem técnicas para a checagem de informações em cada um deles. 

Abaixo, mostramos quais os principais tipos de conciliação financeira e suas características.

1. conciliação financeira de cartão de crédito: aqui, sua empresa deve conferir se os dados que constam no registro de vendas são compatíveis com as informações transmitidas pelas operadoras das maquininhas de cartão;
2. conciliação de boleto: neste caso, o processo é feito por meio da baixa dos boletos pagos, vencidos ou cancelados. Vale lembrar que um boleto emitido não significa uma venda feita, e sim uma intenção de compra por parte do cliente; 
3. conciliação bancária: compara as contas envolvidas nas operações considerando os pagamentos e os recebimentos com verificação dos valores em movimento nos bancos e nas instituições financeiras;
4. conciliação de vendas via pix: neste caso, a conferência pode ocorrer com a análise do extrato bancário (para empresas que trabalham com a modalidade convencional, com chaves de pagamento), ou via sistema, caso use recursos como o Pix Cobrança. 

Quando fazer a conciliação financeira?

A conciliação financeira deve ser realizada periodicamente. A frequência das análises depende da estrutura do negócio, volume de vendas, meios de pagamento usados, entre outros fatores. 

O ideal, entretanto, é que os intervalos não sejam grandes o suficiente para que as movimentações se acumulem, tornando a verificação mais complexa e sujeita a erros. 

Há empresas que, diariamente, fazem a conferência das operações, evitando, assim, o excesso de movimentações sem checagem e impedindo que o tempo dificulte a reparação de divergências.

Como fazer a conciliação financeira?

Fazer a conciliação financeira é relativamente simples, mas requer atenção e minúcia por parte do time responsável. Vale reforçar que o tipo de conciliação interfere no processo, mas, em geral, as etapas se dividem em: 

1. verificação da movimentação da empresa a partir de extratos bancários e demais contas a receber (como operações em cartões de crédito e outras modalidades de pagamento a prazo);
2. inserção das operações de saída de recursos (contas a pagar);
3. avaliação, balanço e checagem do saldo final (positivo ou negativo), levando em consideração o valor inicial disponibilizado na conta;
4. caso haja algum ponto de atenção, é preciso identificar o motivo da diferença e apurar o ocorrido junto aos mediadores envolvidos (instituições bancárias e financeiras e operadoras de maquininhas de cartão). 

Por que automatizar a conciliação financeira?

Conferir diariamente (e manualmente) todas as operações, entradas e saídas da empresa pode ser desgastante e complexo até mesmo para pequenos negócios, concorda? Em empresas de médio e grande porte, então, a tarefa pode se tornar um verdadeiro desafio! 

Para evitar que a conciliação financeira desgaste a equipe, esteja sujeita a erros e prejudique a produtividade do time, que tal investir em automatização? 

A alternativa, neste caso, é usar um bom sistema para centralizar o processo, como a iugu, plataforma completa de serviços financeiros para gestão de caixa e automatização de meios de pagamento. Com ela, sua equipe pode:

• fazer conciliação financeira de forma automática com acompanhamento por meio de relatórios completos de toda a movimentação de valores;
• gerir cobranças recorrentes e vendas avulsas automaticamente e por meio de um dashboard completo;
• gerenciar operações financeiras de negócio online (cobrança, pagamento de comissões e split de pagamento);
• ativar automações financeira (cobrança e emissão de pagamentos) — capazes de reduzir erros humanos, custos, inadimplência (por conta dos lembretes automáticos de vencimento da fatura);
• integrar o sistema com outras ferramentas usadas, como aplicativos, lojas online e sistemas próprios, a partir de uma API de pagamento online;
• emitir boletos com facilidade, segurança e baixo custo;
• enviar e-mails automáticos personalizados com a marca para alertar os clientes sobre faturas e assinaturas.

Agora sim, você sabe a importância da conciliação financeira e da automatização do processo, tornando-o menos custoso para o time e mais efetivo para a sua empresa. 

Que tal se aprofundar um pouco mais no tema e na solução da iugu para conciliações? 

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