Saiba como ter uma boa gestão financeira na sua empresa

Gestão financeira é um conjunto de procedimentos e ações administrativas vinculados à análise, ao controle e ao planejamento de todas as atividades financeiras de uma empresa.

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A gestão financeira engloba todas as atividades vinculadas ao controle dos recursos financeiros da empresa, visando garantir que a sociedade empresária tenha recursos suficientes para manutenção, investimentos e crescimento próprio.

Por meio de registros adequados e de um bom acompanhamento por parte do gestor, é possível obter informações que contribuam para o planejamento do negócio e para a otimização dos resultados como um todo.

Preparamos este guia completo para você que é empresário, microempreendedor ou CFO e busca o crescimento do seu negócio por meio da aplicação de estratégias de gestão financeira. 

Ficou curioso? Então, continue a leitura do guia e descubra como melhorar a gestão da sua empresa e crescer de forma sistemática e sadia.

Qual é a importância da gestão financeira para uma empresa?

A gestão financeira é um tema extremamente importante para qualquer empresa, independentemente do seu porte ou ramo de atuação.

Isso porque ela permite a correta administração dos recursos financeiros, o que viabiliza o fortalecimento da organização e consequentemente proporciona o seu crescimento e a possibilidade de realizar novos investimentos.

Além dessa característica, outro fator importante vinculado à saúde do negócio é que uma gestão financeira, quando bem-feita, possibilita a redução de gastos desnecessários e uma correta destinação dos recursos, o que impacta fortemente nos resultados financeiros.

Assim, quanto mais eficiente e ativa for a gestão, maiores serão a qualidade e os resultados alcançados pelo negócio.

Cenários políticos e econômicos implicam na urgência de que os gestores possuam uma base financeira estruturada e organizada. Assim, capacitarão a empresa para enfrentar possíveis dificuldades econômicas, como quedas nas vendas, por exemplo.

Para que um negócio garanta a sua consistência e continuidade, é importante investir em boas estratégias de gestão e organização, uma vez que é por meio de ações e medidas preventivas que você se mantém preparado para possíveis imprevistos ou dificuldades.

Também pode ser um interessante capacitar o time com cursos de gestão financeira para empresas e profissionalizar ainda mais a área de controle financeiro.

Como funciona a gestão financeira?

Você deve estar se perguntando: mas afinal, na prática, como fazer uma gestão financeira dentro da realidade e das possibilidades do meu negócio?

A resposta pode variar um pouco de acordo com o perfil da empresa e o mercado atendido. Entretanto, algumas regras e dicas são gerais e podem ser aplicadas em qualquer modelo de negócio.

Por isso, preparamos algumas dicas com base em estratégias que são utilizadas por todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou ramo de atuação. Confira!

1. Elabore um planejamento

A gestão financeira de uma empresa deve estar baseada em um planejamento. Nele, o gestor deve definir quais são os objetivos e metas.

Um bom exemplo de objetivo pode ser a redução dos custos operacionais do negócio.

Ao elaborar o planejamento, é preciso ajustar as metas ao contexto da realidade do seu negócio.

O segundo passo do planejamento é elencar quais serão as estratégias adotadas para alcançar os objetivos.

Seguindo o exemplo anterior, a estratégia para redução dos custos operacionais poderia ser o mapeamento completo dos custos e verificação acerca das suas reais necessidades.

Por fim, o terceiro passo do planejamento é considerar quais serão as métricas utilizadas para acompanhar os resultados das ações tomadas, indicando possíveis necessidades de mudanças.

Dica: o planejamento estratégico deve ser revisitado periodicamente, a fim de alinhar possíveis mudanças ou adequar o modelo à atualidade do negócio.

2. Implemente um orçamento

Junto com o planejamento, deverá ser elaborado um orçamento. De certa maneira, esse orçamento não deixa de ser uma forma de planejamento, uma vez que ele aponta quais serão os recursos alocados no negócio.

O orçamento é um elemento que permite uma visualização global do negócio e garante a possibilidade de identificar quais setores ou atividades são mais importantes para a empresa.

Por exemplo, no caso de um marketplace, o empresário precisa investir na eficiência do site e na entrega de bons resultados para os usuários que acessam a loja virtual. Por outro lado, ele não precisa investir com a mesma prioridade na decoração do espaço de trabalho, já que os clientes não visitam fisicamente a sua loja.

Assim, o empresário de marketplace vai investir muito mais na eficiência do seu site, no sistema de pagamentos e cobranças e na entrega de produtos do que na decoração do espaço físico da sua empresa.

Com um planejamento e um orçamento bem-feitos, o gestor tem um controle mais eficiente das finanças do negócio, evitando a escassez de recursos financeiros ou os gastos desnecessários com despesas que não são prioritárias.

3. Utilize ferramentas financeiras

As ferramentas financeiras são a base de uma gestão financeira eficiente. Dentro desse contexto, o fluxo de caixa, por exemplo, é uma ferramenta que permite conhecer todas as entradas e saídas de recursos financeiros.

Além das ferramentas tradicionais, as empresas devem investir em inovação por meio do uso de softwares especializados em gestão e automação, softwares de armazenamento em nuvem, entre outros.

O gestor deve sempre lembrar que uma boa gestão está vinculada ao uso de ferramentas financeiras, ao controle do orçamento e à implementação de um bom planejamento estratégico.

Esses três pilares podem ser facilmente alcançados por meio do uso de softwares de gestão que integram os setores da empresa, trazendo qualidade, segurança e rapidez para o negócio.

4. Ações importantes da gestão financeira

Partindo dessas três bases, a gestão financeira passa ainda por inúmeras outras ações importantes, como:

• Controle eficiente do fluxo de caixa da empresa;
• Gestão ativa e enérgica dos pagamentos e cobranças;
• Acompanhamento e gestão constantes do capital de giro;
• Controle da emissão e organização das notas fiscais;
• Apuração periódica dos resultados;
• Controle de estoques;
• Controle periódico dos resultados.

Como você pode ver, a gestão financeira é um processo complexo que conta com inúmeras frentes e medidas que devem ser combinadas e aplicadas de acordo com as necessidades de cada empresa.

Para entender qual é a melhor forma de aplicar uma gestão eficiente no seu negócio, é importante que você conheça bem a sua empresa e tenha elementos que permitam elaborar um planejamento alinhado às necessidades do negócio e aos seus objetivos de longo prazo.

Como a tecnologia pode ajudar a gestão?

A tecnologia financeira é uma aliada na otimização, organização e eficiência de qualquer empresa, seja ela uma empresa de marketplace, seja simplesmente um comércio de bairro.

Uma gestão financeira só é realmente boa e eficiente quando permite que os colaboradores produzam mais e com agilidade, mas com menos recursos financeiros. Isso sem causar prejuízo na qualidade dos serviços prestados ou dos produtos fornecidos.

Para que isso aconteça, é necessário investir na organização dos processos, o que pode ser feito de forma muito mais fácil e eficiente por meio de sistemas de gestão.

Dessa forma, utilizar a tecnologia em benefício da empresa só vai gerar ganhos para o gestor e para o seu time de colaboradores. Hoje, é possível encontrar inúmeras soluções no mercado, com sistemas que organizam informações, tarefas e até mesmo pagamentos.

A implementação de plataformas como essas, além de organizar, pode ser uma excelente maneira de reduzir a inadimplência, já que vai automatizar tarefas, como geração de cobranças e comunicação com clientes.

Além disso, a tecnologia, por meio dos softwares de gestão, permite a emissão quase que instantânea de relatórios e dados sobre o negócio. Essas informações podem ser utilizadas estrategicamente no planejamento da empresa como um todo e igualmente na gestão financeira.

Por que os resultados devem ser analisados regularmente?

Uma gestão financeira não é um processo fechado que tem início, meio e fim. Na verdade, a gestão é muito mais que isso: ela pode ser vista como um círculo no qual é necessário investir constantemente em estratégias e na análise contínua dos resultados.

A análise de resultados faz parte desse processo, já que ela ajuda a enxergar como se comportaram as estratégias adotadas, o que funcionou e o que não funcionou. Isso garante que você tenha elementos e informações que permitam mudar certas posturas e adotar novas medidas, visando melhores resultados no futuro.

Nesse sentido, os relatórios citados anteriormente são um grande aliado em todo o processo de gestão, já que eles auxiliam na visualização da situação da empresa de forma mais acertada e coerente, ajudando no processo de tomada de decisões.

Quais são os erros mais comuns na gestão financeira?

Quando se fala em gestão financeira, deve-se pensar que existem muitos processos e ações atrelados a uma boa administração.

Nesse sentido, é comum que ocorram erros de gestão, especialmente para quem está começando a aplicar uma estratégia como essa.

Elencamos aqui algumas situações que acontecem frequentemente com gestores financeiros, principalmente por falta de conhecimento e experiência na área. Confira a seguir quais são esses erros e como evitá-los.

Desconhecimento a respeito das operações

Se o gestor não conhece perfeitamente o fluxo das operações da empresa, ele certamente terá dificuldade no gerenciamento do todo. Esse é um dos erros mais comuns quando se inicia um processo de gestão financeira.

Dessa forma, para alcançar o sucesso de uma estratégia de gestão, é necessário que o empresário (ou gestor) conheça exatamente cada detalhe das operações do seu negócio, podendo contar, assim, com elementos que permitam identificar possíveis problemas e saber como lidar com eles.

Ausência de análise de desempenho

Muitos gestores não valorizam a etapa de análise de informações e de desempenho, e esse é um erro crucial que impacta diretamente nos resultados da empresa.

Se o gestor não analisar o desempenho, ele não terá elementos para entender todo o processo e o que precisa ser melhorado dentro dele.

Muitos profissionais preocupam-se apenas em manter o registro de informações, negligenciando os dados gerados a partir desse registro. Isso simplesmente impede que eles consigam identificar se a empresa está caminhando de forma sustentável.

Dessa maneira, uma gestão financeira eficiente precisa de um bom planejamento, um controle preciso das informações e uma análise apurada das movimentações financeiras.

Negligenciar o fluxo de caixa

Outro erro muito comum está diretamente relacionado ao fluxo de caixa. Muitos empresários não dão o devido valor a esse processo.

Todavia, o que eles não sabem é que manter um fluxo de caixa atualizado é necessário para evitar problemas financeiros em qualquer negócio.

Vale lembrar que realizar o fluxo de caixa não é apenas conferir o extrato bancário, mas avaliar todas as informações vinculadas às entradas e saídas de dinheiro da empresa.

Por meio do fluxo de caixa, você pode saber, por exemplo, quais recursos estão disponíveis, qual foi a receita gerada com as vendas e qual será o montante necessário para o pagamento das despesas.

Além de fornecer informações básicas sobre entradas e saídas, o fluxo de caixa pode ser utilizado estrategicamente para o acompanhamento da rotina financeira, já que fornece elementos que podem subsidiar o processo de planejamento e tomada de decisões.

Falta de controle do estoque

Outro erro muito comum é a falta de controle do estoque. Esse tipo de atitude pode gerar prejuízos significativos para a empresa, já que mantém parado um valor de investimento que poderia estar sendo usado para outras coisas.

Via de regra, um estoque não pode ter muitos itens parados, por outro lado, não podem faltar itens, pois isso pode causar a perda de vendas.

Para saber a quantidade de produtos que suprem a demanda por um determinado período, é necessário acompanhar os dados e informações geradas pelo negócio e planejar as compras de forma sistemática.

Má gestão do capital de giro

O capital de giro é extremamente importante para um negócio, uma vez que ele é o responsável pela manutenção e continuidade de uma empresa.

Se uma empresa não tem capital de giro suficiente para se manter em funcionamento, ela não terá condições de manter as atividades da operação e pode vir a comprometer o funcionamento do negócio.

O gestor financeiro é o responsável pela administração do capital de giro e deve dominar o assunto.

Falta de organização dos documentos fiscais e contábeis

Esse é um erro muito comum em empresas que não utilizam softwares específicos de gestão. Esse tipo de negócio costuma lidar com muitos papéis, que passam pelas mãos de vários colaboradores e naturalmente acabam se perdendo.

A ausência de organização dos documentos fiscais e contábeis pode implicar problemas sérios para o negócio, inclusive no que diz respeito à fiscalização de órgãos da administração pública.

Por isso, o gestor deve adotar medidas que permitam uma organização impecável dos documentos fiscais e contábeis, que devem permanecer constantemente disponíveis para consulta.

Isso pode ser facilmente resolvido com a automação e o uso de sistemas de gestão virtuais.

Misturar as contas da empresa com as contas pessoais

Apesar de esse assunto parecer bastante repetitivo, ainda é comum encontrar empresários que misturam as contas pessoais com as contas do negócio.

Isso acontece principalmente quando o dono da empresa é o responsável pelo controle e gestão financeira da organização empresária.

Misturar as contas é um processo bastante prejudicial, pois onera o fluxo de caixa e pode comprometer o funcionamento da empresa — além de prejudicar o capital de giro.

Nesses casos, a dica é que o empresário estabeleça um valor de pró-labore e não misture suas contas com as do negócio. Se você tiver dificuldade nessa organização, vale a pena buscar o auxílio de um contador ou de outro profissional do ramo que possa auxiliar na divisão e transição das despesas.

Ausência de sistema de gestão financeira

Por fim, esse é outro erro muito comum na gestão financeira. Muitas empresas ainda utilizam sistemas considerados rudimentares, como o uso de documento de papel e planilhas de Excel.

O grande problema dessas práticas é que elas estão sujeitas a erros, o que praticamente não acontece com o uso de software específico.

Além disso, a perda de tempo é muito maior, pois é preciso ocupar um profissional para realizar atividades manuais e que poderiam estar sendo feitas de maneira totalmente automatizada.

Sendo assim, como já destacamos em diversos momentos neste guia, investir em um software de gestão financeira é extremamente salutar para o negócio. Com isso, pode-se ter mais controle sobre as movimentações, otimização do tempo e informações mais verdadeiras sobre os negócios.

Quais são os efeitos de uma má gestão financeira?

Todos os erros mencionados anteriormente geram um reflexo direto nos resultados da empresa. O setor financeiro está vinculado à obtenção, ao uso e ao controle dos recursos financeiros, ou seja, suas ações refletem em todo o processo.

Para atingir bons resultados, é necessário estabelecer rotinas e políticas administrativas, investir em inovação e atualização e estar sempre acompanhando o que acontece no mercado.

Uma administração financeira só é boa quando é feita por meio da análise de informações geradas pelo próprio negócio. Todavia, para ter acesso a essas informações com segurança e exatidão, é necessário investir dinheiro, tempo e dedicação.

Gestão financeira inadequada

Quando uma gestão financeira é feita de forma inadequada, ela pode causar diversos problemas para a organização empresária, entre eles:

• Desconhecimento acerca do valor patrimonial da empresa, o que pode vir a inviabilizar o negócio;
• Falta de controle do capital de giro da empresa, o que também pode vir a inviabilizar as atividades;
• Ausência de informações sobre saldo de caixa, estoque, valores das contas a pagar e a receber, entre outras informações importantes para a elaboração do planejamento estratégico e financeiro da empresa, o que pode colocá-la em uma posição de devedora;
• Erro no cálculo do preço de venda, o que pode gerar prejuízos financeiros para a empresa;
• Ausência de informações sobre a retirada de pró-labore, o que pode gerar um passivo para o negócio.

Como você pode ver, grande parte dos problemas financeiros pode vir a inviabilizar as atividades. Esses problemas só acontecem quando o gestor não tem conhecimento ou experiência suficientes para exercer a gestão.

Além disso, em muitos casos as atividades empresariais começam pequenas e, por isso, não desenvolvem uma administração financeira tão organizada.

Nesses casos, o mais prudente é sempre buscar assessoria ou consultoria de um profissional que atue com gestão financeira. Ele pode orientar, auxiliar e traçar um planejamento para a empresa, permitindo um crescimento mais seguro e saudável para o negócio.

Por que contar com a ajuda profissional?

Algumas empresas, especialmente as pequenas, encontram dificuldade na realização da gestão financeira dos seus negócios, especialmente em razão da ausência de profissionais tecnicamente qualificados para exercer a função.

A melhor opção é sempre contratar um gestor financeiro com formação e experiência voltadas para o mercado das finanças. Além de conhecer os processos, esses profissionais têm uma vasta experiência a oferecer, o que é extremamente importante e agregador para o negócio.

Dessa maneira, investir na contratação de um profissional é sempre o mais recomendado. Todavia, caso a empresa ainda não tenha uma estrutura suficientemente preparada para a contratação de um gestor, a dica é que o empresário busque uma consultoria e comece desde o início utilizando um sistema de gestão.

Essa é uma etapa importante porque vai ajudar no desenvolvimento do negócio, preparando a empresa para dar passos maiores na caminhada em direção ao desenvolvimento e crescimento.

Gestão financeira é fundamental para a organização

Como você pôde ver ao longo deste guia, a gestão financeira é fundamental para a organização e o desenvolvimento de estratégias que visem o progresso da empresa.

Entre os pontos mais relevantes de uma gestão eficiente, podemos destacar a necessidade de acompanhar todos os resultados da empresa, dar atenção ao fluxo de caixa, elaborar e respeitar o orçamento, contar com o apoio de um profissional com experiência em gestão financeira e investir em tecnologia por meio do uso de um sistema de gestão que simplifique e otimize os processos dentro da empresa.

Com organização, inovação e planejamento, é possível chegar longe! Coloque em prática as nossas dicas e garanta um futuro promissor para o seu negócio.

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