Quando se fala em nota fiscal eletrônica, o que vem à sua mente? Muita burocracia e processos complexos? Isso é comum, muitas pessoas também pensam como você. Mas essa preocupação afeta apenas quem trabalha com processos manuais e perde horas para fazer a emissão de suas NF-es.
E se você é um deles, temos uma péssima notícia para te dar: você está acabando com o seu negócio e com o sonho de ser um empreendedor de sucesso. Por isso, é hora de apostar em soluções que facilitam a sua vida e automatizam as suas atividades.
E aí, ficou interessado no assunto? Então, continue acompanhando para descobrir como gerar as suas notas fiscais eletrônicas sem desperdiçar nem 5 minutos do seu dia.
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Pare de perder tempo com tarefas manuais
Você já parou para pensar quanto tempo perde com tarefas manuais? Essas horas poderiam ser melhor aproveitadas para desenvolver o seu time de marketing e vendas, aplicar estratégias de atração de novos clientes e muito mais.
Afinal, estamos na era da tecnologia, e processos manuais já são coisa do passado. Mesmo que você goste dos métodos tradicionais, é preciso estar atento às novidades e possibilidades que a internet oferece. Caso contrário, você será “engolido” por uma concorrência cada vez mais voraz.
O mercado oferece inúmeras plataformas para solucionar os principais desafios do empreendedor, como de automação de marketing,gerenciamento de projetos e tarefas, criação de landing pages, monitoramento das redes sociais, tráfego e muito mais.
E diante de tantas ferramentas, surgiram também sistemas que automatizam a emissão de nota fiscal eletrônica livrando empreendedores de horas ou até dias perdidos com o fisco.
Como fazer a automação de suas notas fiscais eletrônicas?
Para começar a gerar as suas notas fiscais de forma automática, você precisa contratar um software que faça esse trabalho para você.
Mas, primeiramente, é importante saber qual tipo de nota fiscal eletrônica você irá emitir: a nota fiscal de serviço (NFS-e) ou de produto (NF-e). Vamos entender a diferença entre elas.
Nota fiscal de serviço: o que é?
A nota fiscal de serviço (NFS-e) é aquela emitida por prestadores de serviço e surgiu para substituir o papel tradicional. Esse tipo de documento é municipal, ou seja, cada venda que o negócio fizer deve ser "documentada" na prefeitura.
Esse novo modelo tornou os procedimentos mais ágeis, uma vez que tudo é armazenado eletronicamente. Assim, você não se perde diante de tantos papéis e da necessidade de um local para guardá-los.
O problema, nesse caso, é que cada órgão municipal se comporta de uma maneira. Isso quer dizer que alguma prefeitura pode exigir determinadas informações e outras não. Além disso, é recorrente que os portais saiam do ar ou tenham alguma instabilidade.
Por isso, o software de automação que você for utilizar deve compreender essas questões e contornar as situações sem interromper seu processo.
São tantas variações na forma de se comunicar com as prefeituras que existem até empresas que oferecem API para emitir a NFS-e de forma unificada sem você precisar se preocupar com diversos layouts e padrões.
Alguns gateways de nota fiscal eletrônica de serviço mais evoluídos até automatizam a emissão em municípios sem integração como Florianópolis (SC) ou Santana de Parnaíba (SP).
Esse tipo de nota fiscal é muito utilizada nos negócios SaaS, por infoprodutores, marketplaces, academias, clínicas, escolas, dentre outros serviços.
Nota fiscal de produto: o que é?
Já a nota fiscal de produto, chamada também de nota fiscal eletrônica ou mercadoria (ICMS), é a gerada para a venda de produtos físicos. Sendo assim, infoprodutos e produtos digitais em geral não se enquadram nessa categoria.
Quando você compra eletrodomésticos, cosméticos, livros ou qualquer outra mercadoria física no site do Submarino, Americanas ou Magazine Luiza, por exemplo, a nota emitida será de produto. Podemos citar também os clubes de assinatura, como Wine, Gillette Refil Club e Leiturinha, que entregam produtos físicos na casa dos clientes.
Nesse caso, quem fiscaliza é a Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) ou Finanças de cada estado.
Como escolher o software de automação de nota fiscal eletrônica?
Na hora de escolher o software para automatizar as suas notas fiscais, é importante ficar atento a alguns pontos. Por isso, listamos aqui os 5 critérios que você deve observar quando for contratar o seu software. Confira!
1. Integração com o seu meio de pagamento preferido
De que adianta você vender online e querer automatizar as suas notas fiscais se a plataforma não integra ao seu meio de pagamento? Esse é o primeiro fator a ser considerado na hora da contratação.
Afinal, oferecer uma experiência de compra única ao usuário deixa muitos concorrentes para trás e ainda conquista clientes fiéis.
Então, ao fazer a sua escolha, priorize as ferramentas que se integram ao seu meio de pagamento preferido. Por exemplo, se você utilizar a iugu para automatizar as suas cobranças, o sistema de NF-e precisa estar conectado a ela.
2. Automatiza todo o processo
Já citamos aqui que cada prefeitura possui um padrão diferente de emissão de nota fiscal eletrônica. Então, o seu sistema deve compreender e se adaptar ao funcionamento correto da cidade onde sua empresa está sediada.
Portanto, escolha um sistema inteligente, aquele que faça todo o serviço para você, desde a emissão na prefeitura ao envio do e-mail ao cliente.
Isso sem a necessidade de executar intervenções manuais para gerar as NF-es - inclusive em cidades que não disponibilizam a integração, como Barueri, Joinville ou Valinhos.
Esse é um dos pontos principais a serem avaliados.
Isso também inclui solicitar o cancelamento das notas de vendas estornadas — chargebacks e reembolsos — de forma automática.
3. Ferramenta que consiga lidar com problemas das prefeituras
Infelizmente, é muito comum que o portal das prefeituras fique instável ou saia do ar, principalmente no início e no fim do mês, quando o volume de notas é alto.
Procure uma ferramenta que saiba lidar com essas questões automaticamente, sem apresentar erros ou que você tenha de entrar em contato com o órgão municipal diretamente. Afinal, você está terceirizando essa “dor de cabeça”.
4. Suporte especializado
Você sabe que é sua obrigação gerar NF-e para não ter problemas com o fisco, não é mesmo? Por isso, na hora de contratar um software para automatizá-la, fique atento ao suporte da empresa.
Se alguma dúvida ou dificuldade surgir, você precisa ter um atendimento especializado. Afinal, se um problema ocorrer, multas e juros podem incidir sobre o seu negócio e elas não são nada baratas.
É comum o empreendedor — e até mesmo o contador — ter dúvida sobre alguns procedimentos importantes para começar a emitir nota fiscal via integração com o município. Logo, a empresa deve conseguir auxiliá-lo em todos os aspectos do processo.
Por exemplo, algumas prefeituras exigem que seja solicitada a autorização de emissão automática presencialmente; em outras, é possível solicitá-la pelo próprio site. Ainda existem aquelas que exigem passar por um procedimento de homologação.
5. Empresa com boa reputação
Você já ouviu aquele ditado sobre se levar anos para construir uma imagem de uma empresa e apenas segundos para destruí-la? Essa é a mais pura verdade!
Então, na hora de escolher o software para atendê-lo, pesquise sobre a instituição, saiba quem são seus clientes e parceiros e, se possível, entre em contato com eles para ter feedbacks.
Confira se a empresa realmente tem resultados comprovados de suas atividades. Não perca tempo e nem dinheiro com quem não vai conseguir atender às suas demandas.
Agora é a sua vez
A internet oferece inúmeras possibilidades para que você torne os seus processos mais eficientes e estratégicos. E uma delas é a automação de nota fiscal eletrônica, que vai fazer você perder menos tempo com questões burocráticas para focar no que realmente importa.
Então, escolha aquela plataforma que consiga atender às suas necessidades, sem que você tenha que se preocupar com isso. Portanto, configurou, emitiu.
E aí, gostou do nosso artigo? Então, aproveite para descobrir se você está cometendo algum desses erros na gestão da sua empresa digital. Saiba agora como corrigi-los e tenha melhores resultados!
