O que é certidão negativa e o que você precisa saber

A realidade de toda empresa é um tanto intensa e corrida, especialmente em negócios de pequeno e médio porte, que normalmente tem uma equipe reduzida para realizar diversas funções. Mas, em meio a tantas tarefas, é de extrema importância saber o que é Certidão Negativa de Débito (CND).

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Também conhecida como “nada consta”, a CND é um documento que pode ser emitido por qualquer órgão governamental. A certidão sempre assegura que não há pendências processuais ou financeiras em nome de uma pessoa física, jurídica ou até mesmo em relação a bens. 

Com efeito, o documento faz parte da realidade não só de empresas, como de pessoas físicas em diversas situações. Assim, além de entender o que é Certidão Negativa, é importante saber quais os tipos e as circunstâncias nas quais cada uma é utilizada.

Neste artigo, vamos abordar o que é certidão negativa, quais seus tipos e como você pode emitir a sua. Acompanhe a leitura e confira.

O que é Certidão Negativa de Débitos?

A realidade de uma empresa é mais burocrática do que muitas pessoas pensam. Seja nas operações financeiras, questões jurídicas ou mesmo na vida pessoal, em algumas situações é preciso emitir diversos documentos comprobatórios - um deles é a Certidão Negativa de Débitos (CND). 

A CND é um documento emitido somente por instituições públicas e, a depender do tipo de certidão negativa, a emissão pode ser feita a nível municipal, estadual ou federal. O órgão emissor e o tipo de comprovação dependem muito das situações nas quais a certidão foi exigida.

Por exemplo, diversas atividades podem exigir a CND para uma empresa, como na solicitação de financiamentos ou empréstimos bancários. 

As entidades financeiras vão exigir Certidão Negativa conjunta de Débitos relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, que comprova se a empresa está em dia com o pagamento de impostos pelo governo federal, caso haja solicitações de financiamentos ou empréstimos.

Em relação a pessoas físicas, a solicitação da certidão negativa também pode ser feita em uma série de circunstâncias. Por exemplo, para se inscrever em um programa de bolsa de estudos, muitas vezes, a instituição de ensino vai exigir, por exemplo, a comprovação dos bens que o candidato possui a fim de conferir se ele realmente precisa do benefício.

Enfim, as CNDs são exigidas em diferentes casos para comprovar coisas distintas. Para que você entenda melhor as diferenças entre os tipos e a utilização das certidões negativas, continue a leitura.

Para que serve a certidão negativa?

Como já deu para notar, o “negativa” aqui representa algo bom, pois garante que uma empresa ou pessoa física não responde por ação civil, criminal e que está tudo adequado perante os órgãos fiscalizadores.

Assim, a certidão negativa está relacionada à segurança que as instituições e corporações desejam ao fazer negócio com você. A depender da natureza da negociação, podem ser exigidos diferentes tipos de certidões - como para a comprovação de bens ou da ausência de dívidas previdenciárias.

No meio empresarial, as principais atividades que podem exigir algum tipo de certidão negativa são:

• Financiamentos;
• Empréstimos financeiros;
• Contratação de fornecedores;
• Compra e venda de imóveis;
• Licitação(permissão para que uma empresa preste serviços ao governo municipal ou estadual).

Saber a importância da certidão negativa para uma empresa é essencial também porque todo negócio, eventualmente, deve exigir o documento. Por exemplo, ao procurar por fornecedores, é essencial que o empresário solicite aos candidatos o envio de todas as certidões negativas que comprovem a regularidade junto ao governo. Assim, você terá maior confiança em quem está contratando.

A comprovação da ausência de dívidas e pendências jurídicas é essencial para grande parte dos processos da sua empresa. Afinal, antes de receber benefícios, você deve comprovar que seu negócio atua conforme a legislação.

É fundamental, por isso, que você entenda outras características da certidão negativa de débitos, como o prazo de validade.

Prazo de validade da CND

Muita coisa pode acontecer dentro de uma empresa em pouco tempo, especialmente em tempos de instabilidade econômica ou política. Ao longo do ano, por exemplo, um empreendimento pode se endividar com fornecedores e acabar se tornando inadimplente. 

Por isso, as certidões possuem um prazo de validade que varia conforme o tipo do documento. A validade da CND, emitida pela Secretaria da Receita Federal, é de seis meses. 

É importante, portanto, verificar a validade da CND sempre que for estabelecer negócios que exigem o documento - de preferência renovando a certidão sempre que possível. Afinal, uma boa gestão também deve antecipar as documentações necessárias para eventuais negociações.

Agora que você já sabe o que é uma certidão negativa e para que ela serve, continue a leitura para saber como emitir a sua CND.

Como emitir uma Certidão Negativa?

Solicitar as certidões negativas está cada vez mais fácil. Para facilitar os processos empresariais, hoje, a emissão pode ser feita totalmente online. Contudo, isso vai depender do tipo de certidão. A Certidão Negativa de Débitos relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, também chamada de Certidão da Receita Federal, por exemplo, pode ser solicitada de forma digital e gratuita por meio do site do órgão.

O processo é simples. Basta acessar a página de emissão da CND e escolher entre a consulta para Pessoa Física ou Jurídica. Caso não haja pendências, você será direcionado ao documento que comprova a ausência de dívidas tributárias ativas perante a União.

Caso você não consiga acessar sua certidão no portal da Receita, é provável que você tenha dívidas em seu nome. Nesse caso, clique aqui para se informar sobre as pendências fiscais ou cadastrais junto à Receita Federal do Brasil e à Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

Este é apenas um dos exemplos de emissão da certidão negativa. Uma vez que o processo não é padronizado para todo o país, alguns órgãos exigem que a solicitação seja feita presencialmente e outros cobram uma taxa para isso. 

No entanto, a maioria das certidões podem ser emitidas via internet, como a Certidão Negativa da Justiça Militar e a Certidão Negativa de Propriedade de Veículos, que é emitido por meio do portal do Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN) de cada estado.

Quando não posso emitir uma Certidão Negativa de Débito?

Para emitir qualquer tipo de certidão negativa de débito, é necessário estar regularizado perante os órgãos competentes. Ou seja, se sua empresa possui pendências de qualquer natureza, seja tributária ou jurídica, com o governo, você precisa regularizar sua situação antes de ter acesso à sua certidão.

As pendências que podem impedir a emissão de sua CND, contudo, dependem do tipo de certidão e do órgão emissor. Contudo, para uma empresa, em grande parte das vezes entende-se por pendências qualquer tipo de contribuição obrigatória, como FGTS, INSS e PIS.

Há casos de empresas que conseguem emitir uma CND mesmo que apresente alguma dívida. Nesses casos, chamados de certidões negativas com efeito positivo, as pendências estão suspensas ou em processo de regularização.

Pelos motivos que citamos anteriormente, antes de solicitar a emissão confira a situação da sua empresa em relação ao pagamento de tributos e cumprimento das responsabilidades cabíveis.

Agora que você sabe o que é necessário para emitir sua CND, conheça os tipos de certidões negativas e como solicitá-las. Acompanhe a leitura e entenda.

Quais os tipos de certidões negativas?

Falamos, de modo geral, sobre o que é a Certidão Negativa de Débitos, aprofundando na Certidão da Receita Federal e abordando outros tipos desse documento. Além do que foi citado, há inúmeras outras comprovações de regularidade que uma empresa ou uma pessoa física pode precisar.

Confira, agora, algumas das principais certidões para empresas e como realizar a emissão.

Certidão Municipal

Diferente da Certidão da Receita Federal, cuja emissão é um processo unificado e totalmente virtual, no âmbito municipal emitir esse documento pode apresentar algumas particularidades.

De modo geral, é exigido que o solicitante apresente o número da Inscrição Municipal e o CNPJ do negócio. A depender do município, o processo pode ser feito pela internet ou presencialmente, com cobrança de taxa ou não.

A validade da certidão, por outro lado, é sempre de 180 dias após sua emissão e ela pode ser usada para comprovar a quitação de diversos débitos municipais, como ISS, IPTU e outros tributos. 

Certidão Estadual

A Certidão Estadual pode ser emitida apenas por pessoas jurídicas que possuem Inscrição Estadual e são contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Ele é utilizado para verificar se a empresa está regularizada em relação ao pagamento dos tributos estaduais, como o Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA) e quanto a outras obrigações que cada estado pode exigir.

A emissão da Certidão Estadual também pode apresentar diferenças conforme a unidade federativa. Contudo, algumas regras são aplicadas a todos eles. Para emitir o certificado, basta buscar pela página da Certificação Estadual no portal do governo do seu estado e informar o CNPJ, ou acessar este link. A validade também é de 180 dias. 

Certidão de FGTS

A Certidão Negativa de Débitos do FGTS é emitida no portal da Caixa Econômica Federal e sua irregularidade impede que a empresa faça qualquer tipo de negociação com órgãos públicos e instituições oficiais de crédito. 

Com validade de 30 dias após a emissão, a Certidão de FGTS serve para comprovar que a empresa está regular em relação aos depósitos do fundo de garantia de seus funcionários. Para emitir o certificado, há algumas condições que o empresário deve seguir:

• Estar em regularidade com as obrigações para com o FGTS;
• Ter efetuado o pagamento das contribuições sociais cabíveis, como INSS;
• Estar em dia com o pagamento de empréstimos lastreados com recursos do FGTS.​

Certidão de ônus

Por fim, falemos sobre o que é certidão de ônus. Abordamos no começo do artigo que uma das atividades que exige a emissão de uma CND é a compra e venda de imóveis. Afinal, antes de negociar um imóvel é importante saber se há alguma restrição legal à fruição de sua propriedade.

Assim, a Certidão de Ônus Reais declara se a situação do imóvel está regularizada. Emitida pelo Cartório de Registro de Imóveis de cada cidade, o documento tem validade de 30 dias após a emissão. 

O que fazer em caso de débitos?

Sua empresa está em débito com algum órgão do governo? Para resolver, basta entrar em contato com o mesmo e verificar quais são as pendências que devem ser resolvidas. A quitação dos débitos referentes a cada certidão já permite que você possa emiti-las.

Uma boa gestão financeira evita que você tenha complicações com débitos nas suas rotinas de finanças. Na iugu você tem todo o suporte necessário para realizar a gestão financeira de sua empresa e evitar pendências. Entre em contato conosco e solicite um atendimento.