Como parte essencial do controle financeiro, a gestão de contas é uma atividade que merece bastante atenção dos empreendedores.
O conceito de gestão de contas se refere ao controle de entradas e saídas, ou seja, contas a pagar e contas a receber.
Apenas por meio desse processo é possível identificar e garantir a qualidade da saúde financeira do seu negócio. Mas, para isso, é fundamental ter um controle preciso das informações e rotinas bem consolidadas.
Neste artigo, apresentaremos a você as principais ações que devem ser adotadas para ter uma gestão de contas eficientes no seu negócio. Continue a leitura deste post e saiba mais sobre esse processo.
Como fazer uma gestão de contas eficiente?
O primeiro passo para que você consiga ter uma gestão de contas eficiente é essencial que faça o mapeamento do fluxo do seu processo. Conhecer quais são as interfaces e as rotinas produtivas é necessário para que você consiga fazer com que o processo aconteça de maneira fluida e inteligente. A seguir, conheça as principais boas práticas para otimizar a qualidade da sua gestão de contas.
Controle as notas fiscais
Você tem o controle das notas de entradas (receitas) e saídas (pagamentos) do seu negócio? É fundamental que você coloque na sua rotina diária desse processo o registro das notas fiscais. Antigamente, era comum o registro em papel dessas notas. No entanto, sabemos que isso demanda espaço físico e, muitas vezes, faz com que o controle não seja preciso.
Dessa maneira, o mais interessante é fazer o controle digital das suas notas fiscais. Para evitar a perda dos seus documentos, uma dica é fazer o upload dos arquivos em pastas na nuvem. É preciso de ter acesso à rede de Internet para usar esse serviço compartilhado. O interessante disso é que você consegue aproveitar melhor o seu espaço físico, evita a perda de dados e permite a mobilidade, ou seja, você e sua equipe pode acessar as informações de qualquer lugar.
Evite misturar as categorias de gastos
Um erro muito comum, principalmente, para os pequenos empresários, é misturar as contas pessoais com as contas da empresa. Esse é um equívoco que pode levar o seu negócio a falência. Por isso, evite ao máximo misturar as categorias de gastos. Tudo que for referente às suas despesas pessoais devem estar fora do cálculo da empresa.
O ideal é que você tenha um "salário", ou seja, todo mês direcione um determinado valor para a sua conta pessoal e faça os seus pagamentos nela. Dessa forma, você garante que o dinheiro da empresa e o pessoal não serão misturados. Registre esse depósito no seu fluxo de caixa.
Tenha uma política de crédito
A gestão de contas vai além do controle de notas fiscais. É preciso que você garanta a saúde financeira do seu negócio, não é verdade? A inadimplência de clientes é um dos principais motivos para "dores de cabeça" dos gestores. Para reduzir as chances de contrair contas inadimplentes tenha uma política de crédito.
Basicamente, esse documento vai firmar quais são as diretrizes do seu negócio na hora de conceder crédito, ou seja, fazer uma venda. É fundamental que ele contemple informações referentes as boas práticas, como a análise de crédito. Ambos são processos distintos, porém complementares.
Utilize um software de gestão
Hoje é impossível pensar em otimização de processos se não abordamos a questão da transformação digital nas rotinas operacionais. Um software de gestão de contas traz mais autonomia para os usuários e potencializa a precisão das informações geradas. A automação dos processos permite que os gestores direcionem a equipe para ações mais estratégicas e analíticas.
Tenha uma plataforma de pagamentos
Ainda no contexto da digitalização dos processos, é interessante que você invista em uma plataforma de pagamentos. Ela permite que os seus clientes tenham mais opções, ou seja, flexibiliza o processo ao mesmo tempo em que contribui para o fortalecimento do seu controle.
Além disso, essa ferramenta permite que sejam criados indicadores para que você possa otimizar a qualidade da gestão de informações. Conhecer quais são as preferências de pagamentos dos seus clientes é uma maneira inteligente de planejar os seus produtos e a maneira como eles serão disponibilizados.
Busque treinamentos específicos
A rotina da gestão de contas está sujeita a diversas transformações. É essencial que você esteja por dentro das novidades do mercado para melhorar a qualidade dos seus processos. Use essas novidades para buscar treinamentos na área. Se você tem uma equipe que fica responsável por esse processo, garanta que ela esteja sempre capacitada. Mesmo com profissionais com experiência do mercado, os processos sofrem atualizações, e isso é natural e necessário.
Faça um plano de negócio
O plano de negócio é o documento que vai guiar as suas ações para o desenvolvimento da sua empresa. É interessante que você tenha esse planejamento e contemple o processo de gestão de contas, além disso, defina as metas que devem ser alcançadas para o crescimento do negócio.
Nesse documento você vai firmar quais são as principais metas da sua empresa a longo prazo e o seu planejamento estratégico anual deve ser um desdobramento disso. Garanta que as ações serão mensuradas. Caso contrário, é impossível mapear o impacto de cada processo para o desempenho da sua empresa.
Por que contar com boas ferramentas?
Somente ao utilizar os recursos adequados é possível otimizar a qualidade de qualquer processo, principalmente, da gestão de contas que envolve dados sigilosos dos seus clientes, e inclusive do seu negócio. Boas ferramentas são importantes para garantir a fluidez das rotinas produtivas.
Os principais ganhos observados são a otimização da agilidade, com diminuição da burocracia, e a redução de custos operacionais. Se você conta com ferramentas tecnológicas, como um software para a gestão de contas, é possível reduzir os custos com funcionários em ações operacionais e direcionar a equipe para funções mais estratégicas.
Além disso, você vai atuar em outras frentes que otimizam os seus custos, como a diminuição da inadimplência. Outro ganho visível é previsibilidade de receita. O controle sistêmico da sua gestão de contas contribui para que você consiga identificar uma previsão de faturamento futuro, sendo que essa informação é essencial para que definir o quanto o seu negócio pode assumir de dívidas.
Se você quer otimizar a gestão de contas da sua empresa e impactar positivamente o desempenho do seu negócio é preciso investir em soluções inteligentes. A plataforma iugu promove a gestão e a automação intermediadora de pagamentos online. Com ela, o seu negócio tem a automação de cobranças recorrentes e o gerenciamento de operações financeiras.
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