Como usar uma planilha de controle de recebimentos?

Escolher a ferramenta de gestão financeira mais adequada para seu tipo de negócio é a forma mais eficaz de poupar tempo e dinheiro. Quem trabalha com pagamentos recorrentes, por exemplo, terá a vida facilitada se souber usar uma planilha de controle de recebimento de mensalidades.

Cadastrar clientes, acompanhar pagamentos, enviar boletos e monitorar cobranças são tarefas essenciais nesse tipo de negócio. Uma planilha de controle que aglutine todas essas funções ajudará não só a reduzir a inadimplência, mas também a aumentar a produtividade.

Para ajudar você a aprimorar a gestão financeira do seu negócio, abordaremos neste post os seguintes tópicos:

• Como funciona uma planilha de controle de recebimento de mensalidade?
• Como fazer sua própria planilha?
• O que uma boa planilha deve ter?
• Erros comuns em planilhas de controle de recebimento de mensalidade
• Controle de mensalidades online

Como funciona uma planilha de controle de recebimento de mensalidade?

A função da planilha de controle de recebimento de mensalidade é dar ao gestor de um negócio conhecimento total sobre seu fluxo de caixa. Além disso, reunir os dados em único sistema integrado vai ajudar na identificação de clientes inadimplentes e na solução de outros problemas, como conflito de informações e erros.

Nesse sentido, uma boa planilha de controle deve permitir que o usuário visualize os valores já pagos e também os pendentes, que ainda entrarão no caixa. Além disso, a ferramenta deve mostrar os valores que estão atrasados e devem ser cobrados.

Com ajuda da planilha, você saberá exatamente os valores que vai receber e poderá compará-los com as contas a pagar antes de projetar futuros investimentos. Além disso, poderá programar cobranças e antecipar futuras necessidades de caixa.

Uma busca rápida pelo Google te apresentará a vários modelos de planilha de Excel para controle de recebimento de mensalidade. O site de Douglas Godoy, especialista em Planejamento e Consultoria em Excel, é uma das boas opções para quem busca uma ferramenta eficaz.

No vídeo abaixo, o próprio Douglas explica o funcionamento da planilha e como ela pode ser aplicada a todos os modelos de negócios que necessitam do acompanhamento e gestão do pagamento das mensalidades dos clientes:

Como fazer sua própria planilha

O sistema de monitoramento de recebimento de mensalidades pode variar de negócio para negócio Mas, com um conhecimento razoável de Excel, você mesmo poderá fazer seu sistema de cobrança recorrente.

Para construir uma planilha básica de controle de mensalidades no Excel para, você deve seguir esses passos:

1. Cadastro dos clientes

Seja pessoa física ou jurídica, é fundamental informar mais dados de identificação do cliente, além do nome. Informe endereço, contatos telefônicos, e-mail e fique à vontade para inserir observações que possam facilitar buscas.

Fonte: Luz.vc

2. Controle de cobrança

Nessa etapa, você deverá especificar qual serviço está oferecendo, o valor da mensalidade, o valor recebido e as datas da compra e do vencimento. Aqui, se for o caso do seu negócio, também pode ser interessante abrir espaço para outras ocorrências, como descontos, juros e observações diversas.

Fonte: Douglas Godoy

3. Formatação das colunas

O Excel permite que você customize as colunas para deixá-las no formato mais adequado com o conteúdo. Dessa forma, você pode formatar a coluna “Cliente” como nome e as colunas "Valor", "Desconto" e "Juros" como moeda.

Basta clicar no nome da coluna com o botão direito do mouse e escolher a opção “Formatar”.

4. Inserção de fórmulas

O valor da mensalidade não é necessariamente o valor recebido. Para chegar a ele, na coluna específica é preciso inserir a fórmula SOMASE na linha da planilha, somando "Juros" e subtraindo "Descontos", por exemplo.

Usando a mesma fórmula, você conseguirá fazer uma linha de valores totais. Para isso, basta inserir a fórmula no fim de cada coluna somando todas as linhas anteriores.

Fonte: Blog Confere

O que uma boa planilha deve ter?

Com os elementos acima, você conseguirá criar uma planilha básica de Excel para controle de recebimento de mensalidade. Mas é possível inserir várias outras ferramentas para facilitar seu trabalho.

Seja na planilha que você mesmo construiu, ou em modelo já pronto na internet, esses são elementos essenciais para facilitar sua gestão financeira.

• Interface simples e menus de cadastro descomplicados para facilitar o trabalho de quem vai preencher os dados;
• Sistema completo de busca, que permite que você faça a busca não só por cliente, mas também por situação cadastral, serviço oferecido, data de vencimento ou demais observações;
• Régua de cobrança com etapas bem definidas para lidar com clientes inadimplentes. Começando pela cobrança amigável, passando pelo alerta de pagamento pendente e terminando com o envio de notificação de inadimplência;
• Relatórios e gráficos que mostram a quantidade de mensalidades pagas e os clientes com cobranças em aberto, assim como o valor devido por cada cliente.

Erros comuns em planilhas de controle de recebimento de mensalidade

Para ter domínio total sobre o recebimento de mensalidades, não basta usar uma planilha bem estruturada. Para fazer uma gestão de pagamentos recorrentes eficiente, você precisa evitar uma série de erros ao preenchê-la, como por exemplo:

• Confundir prazos de pagamentos e recebimentos: Se você não ficar atento a essas datas, poderá ficar sem receita para as despesas do seu negócio ou para futuros investimentos.
• Descuidar da cobrança de juros e multas: Se o seu sistema não for automatizado, você corre o risco de esquecer de cobrar clientes inadimplentes. Não cometa esse erro, pois o valor arrecadado com juros e multas pode ser usado como reserva de caixa.
• Computar valores não recebidos: Você nunca deve considerar os valores pagos com cartão de crédito como disponíveis em caixa. Esse dinheiro só deve ser registrado no caixa no momento em que o valor for liberado e não no momento da venda.
• Misturar contas da empresa com contas pessoais: Pode parecer óbvio, mas muitos empreendedores misturam as contas da empresa com as contas pessoais e tendo graves problemas de caixa. É fundamental entender que as contas da empresa são de pessoa jurídica e as pessoais são de pessoa física.

Para evitar dores de cabeça com a cobrança de mensalidade, veja aqui os principais erros cometidos na gestão de pagamentos recorrentes.

Controle de mensalidades online

Agora que você já sabe fazer sua própria planilha de controle de mensalidade, é hora de falar das vantagens da automação financeira. Se você optar por gerir suas cobranças de forma totalmente digital, você estará livre dos erros que mencionamos acima.

Um gateway de pagamento pode fazer o controle de mensalidades online, de forma muito mais eficaz que o preenchimento mecânico de planilhas. No caso de negócios digitais, por exemplo, a iugu é o parceiro que você busca para melhorar sua gestão financeira.

A iugu é a plataforma de pagamentos online mais completa do Brasil. Além de simplificar os mecanismos de recebimentos e pagamentos da sua empresa,  a iugu foca na gestão de cobranças para reduzir a inadimplência.

Acompanhando a evolução dos meios de pagamento, as ferramentas oferecidas pela plataforma são personalizadas para lojas virtuais, marketplaces, fintechs e vendas por aplicativos.

Se for o caso do seu negócio,  converse com um de nossos especialistas sobre como você pode automatizar sua operação financeira.