Conciliação financeira para marketplaces: o que é, como funciona e quais são os benefícios para seu negócio

A conciliação financeira para marketplaces é o processo de verificar e ajustar as transações financeiras entre lojistas e a plataforma. Isso garante precisão nos pagamentos, reduz erros, previne fraudes e facilita a gestão financeira, otimizando o fluxo de caixa e a transparência nas operações comerciais.

Em qualquer tipo de negócio, principalmente em lojas virtuais, é necessário um processo capaz de assegurar que os valores correspondentes às receitas e às despesas estão entrando e saindo do caixa corretamente — o da conciliação financeira para marketplaces. 

Em marketplaces, esse processo é ainda mais complexo, por serem muitas contas envolvidas com repasses constantes de comissões resultantes das vendas e atribuídas aos sellers — vendedores parceiros nesse modelo de negócio. 

Entenda por que a conciliação financeira é tão importante, como realizar e controlar o processo e, assim, garantir que os resultados sejam positivos para todos os lojistas envolvidos. Continue a leitura!

O que é a conciliação financeira para marketplaces e como ela funciona?

O conceito de conciliação financeira é simples. É um processo de controle e gestão financeira que considera as operações realizadas e o saldo disponível nos bancos, nos caixas ou em qualquer fonte provedora de recursos financeiros de uma empresa.

Até aí, nada mais é que uma das inúmeras atividades que o departamento de finanças deve executar diariamente com muita atenção e senso crítico. Porém, você percebeu que estamos falando de “uma” empresa?

Já imaginou como isso funciona em um marketplace que é o centro comercial de diversos lojistas com características, produtos e modus operandi diferentes? Nesse modelo de negócio há um rigor diferenciado para não arriscar afetar as contas e a saúde financeira dos sellers.

O fluxo de pagamento é intenso e a conciliação financeira permite monitorar as receitas e as despesas, identificando possíveis falhas nos repasses financeiros à medida que as vendas são realizadas, seja por cartão de crédito, boleto bancário ou débito em conta.

Quais são os principais benefícios da conciliação financeira para marketplaces?

Agora que você sabe o que é e como esse conceito funciona, vamos entender quais são os benefícios desse processo para suas ações financeiras internas. 

Precisão nas transações financeiras

Essa solução permite que marketplaces tenham uma visão clara e precisa de todas as transações financeiras. Isso inclui vendas, reembolsos, comissões, taxas e outros encargos. Com uma conciliação bem-feita, é possível identificar e corrigir discrepâncias rapidamente, evitando erros que podem gerar prejuízos financeiros.

Melhoria na gestão de fluxo de caixa

Ter um controle rigoroso sobre os pagamentos ajuda a melhorar a gestão do fluxo de caixa. Marketplaces podem monitorar entradas e saídas de dinheiro em tempo real, garantindo que tenham sempre recursos disponíveis para honrar compromissos financeiros. Isso também facilita o planejamento e a tomada de decisões estratégicas.

Redução de fraudes e discrepâncias

Essa ação contribui para a detecção e prevenção de fraudes. Ao comparar registros internos com extratos bancários e relatórios de provedores de pagamento, é possível identificar operações suspeitas ou não autorizadas, reduzindo o risco de perdas devido a atividades fraudulentas.

Aprimoramento da relação com vendedores

Uma conciliação financeira eficiente melhora a transparência nas transações entre o marketplace e seus vendedores. Quando os lojistas podem confiar na precisão dos pagamentos e na resolução rápida de problemas, a confiança na plataforma aumenta, fortalecendo a relação comercial e incentivando mais vendas.

 Melhoria na tomada de decisões

Com uma visão clara e precisa das finanças, os gestores estão melhor equipados para tomar decisões. Essa solução fornece dados valiosos que podem influenciar escolhas sobre investimentos, expansão, ajuste de políticas de preços e estratégias de marketing.

Como fazer conciliação financeira?

Para começar, é importante que você tenha um sistema eficiente para registrar todas as vendas e pagamentos. Isso precisa ser feito por meio de um software de gestão ou manualmente — o que pode ser trabalhoso dependendo do número de operações. 

É importante conferir se os valores das vendas registrados coincidem com os valores efetivamente recebidos. O lojista deve acessar o painel de administração para verificar o relatório e compará-lo com o extrato bancário. 

Essa comparação ajuda a identificar diferenças, como pagamentos não processados ou taxas cobradas indevidamente. Você deve conferir se as deduções correspondem ao que foi acordado e se estão sendo aplicadas corretamente a cada transação. 

Outro ponto é o acompanhamento dos prazos de pagamento. Marketplaces geralmente possuem prazos específicos para repassar os valores das vendas aos lojistas. Caso haja atrasos frequentes, é recomendável entrar em contato com o suporte para resolver a situação. 

Por fim, manter um controle detalhado de todas as transações é um apoio a saúde financeira do negócio. Utilizar ferramentas de automação pode ajudar a simplificar esse processo, reduzindo o tempo gasto e minimizando a chance de erros. 

Quais são os tipos de conciliação de vendas?

Existem diversos tipos de conciliação, cada um com suas particularidades e importância para a administração de uma loja online. Entender esses formatos te ajuda na precisão dos dados e na definição de estratégias. Veja a seguir quais são:

• Conciliação de marketplaces: como já explicamos nesse artigo, lojas que vendem em marketplaces precisam conciliar as vendas realizadas nessas plataformas com os valores repassados.  
• Conciliação de vendas por cartão de crédito: este tipo envolve a verificação das vendas realizadas por meio de cartões de crédito. 
• Conciliação bancária: aqui, o foco é alinhar os registros com os extratos bancários. Essa prática garante que todas as entradas de dinheiro de conversões estejam corretamente registradas no banco. 
• Conciliação de boletos: para lojas que utilizam boletos bancários como forma de pagamento. Isso envolve verificar se todos os boletos emitidos foram pagos e se os valores correspondentes foram devidamente creditados. 
• Conciliação de vendas parceladas: este tipo é necessário para verificar operações realizadas em parcelas. O objetivo é assegurar que os recebimentos futuros correspondam às parcelas acordadas e que os juros aplicados estejam corretos. 
• Conciliação de vendas internacionais: para negócios que operam no mercado global e precisam conciliar as vendas internacionais. Isso inclui verificar as taxas de câmbio, impostos e tarifas aplicáveis. 

Por que realizar sua conciliação financeira?

Realizar a conciliação financeira te faz identificar erros, sejam eles de lançamentos duplicados, valores incorretos ou transações não autorizadas. Detectar esses problemas rapidamente permite que você tome medidas corretivas antes que se tornem grandes complicações, protegendo o negócio de prejuízos significativos. 

Ao ter uma visão clara e precisa das entradas e saídas de dinheiro, é possível planejar melhor suas despesas, investimentos e prever possíveis faltas de recursos. Outro ponto importante é que a ela facilita o cumprimento de obrigações fiscais. 

Com registros organizados e precisos, a preparação de relatórios e declarações se torna mais simples e menos propensa a erros, evitando problemas com a Receita Federal e possíveis multas. 

Por fim, também é um fator decisivo na tomada de decisões estratégicas. Com dados financeiros confiáveis, você pode avaliar o desempenho de vendas e tomar decisões informadas sobre expansões, cortes de custos e outras estratégias de crescimento. 

Qual a importância do processo de conciliação financeira para esse modelo de negócio?

Considerando que o marketplace funciona como uma grande cadeia alimentar, não somente os repasses das vendas, mas também as taxas cobradas sobre cada transação financeira, devem entrar no radar da conciliação.

Mesmo que cada seller tenha seu departamento próprio, é importante que quem esteja à frente do negócio virtual, ajude a analisar e identificar melhores aplicações. Dessa forma, todos os lojistas podem sair ganhando com a redução de custos e de prejuízos iminentes.

Em uma atividade coletiva e desafiadora dessa proporção, o apoio e o cuidado mútuos começam na base, que é saber sempre se as práticas de vendas estão gerando lucro, visibilidade e tornando o marketplace uma referência de mercado.

É a conciliação que ajuda a apurar os números, distribuir entre aqueles que participaram de determinadas vendas e criar elementos confiáveis para o processo decisório — projeto de expansão, desvinculação de um seller pouco rentável, inclusão de novos parceiros.

Para entender melhor o fundamento e a importância de um trabalho de verificação diário, elencamos alguns benefícios que a conciliação financeira pode agregar ao seu negócio.

Segurança dos lojistas e sellers

Imagine se o seu marketplace não contasse com um processo de conciliação financeira — como saber a quem atribuir os valores recebidos? Você pode responder que é possível acompanhar o tipo de produto vendido e identificar o seller envolvido.

Porém, e quando os valores forem iguais? É muito comum que alguns produtos tenham a mesma precificação no mercado e só a conciliação dos títulos baixados é capaz de detectar com facilidade a qual lojista pertence.

Um bom marketplace conta com um número grande de lojistas para impulsionar o negócio e abranger ao máximo os consumidores de diferentes perfis. Cada título deve ser vinculado à venda e ao seller correspondente, pois os repasses só acontecem depois que a venda for realizada.

A preocupação com a conciliação e o repasse correto demonstra a maturidade da gestão e gera nos lojistas e sellers a confiabilidade e a segurança necessárias para que eles se sintam confortáveis em investir e se dedicar mais ao negócio.

Otimização de lucros

Esse é um ponto alto na relação entre o marketplace e os vendedores. Todos desejam obter lucro com as vendas e ter o mínimo de despesas possível. A conciliação financeira como responsável pela identificação e controle sobre a movimentação de valores é um importante indicador de resultados.

Controle de parcelamento

A loja que aceita que o pagamento seja efetuado via cartão de crédito deve estar disposta a parcelar as vendas e receber os valores mês a mês. Alguns vendedores disponibilizam um parcelamento de até 12 vezes, o que requer ainda mais controle.

Imagine se você e sua equipe fossem controlar essas parcelas aleatoriamente? O risco de dar errado é grande, o que pode gerar prejuízo para ambas as partes. Realizar a conciliação garante que se faça melhor gerenciamento dos saldos, com baixas progressivas.

Algumas lojas, para fomentar o capital de giro, optam pelo adiantamento das parcelas mediante o pagamento de uma taxa de serviço à operadora. Cabe ao marketplace baixar todos os valores de uma só vez para “fechar” a conciliação de modo correto.

Comissionamento adequado

Se o objetivo de abrir um negócio com foco em vendas é o lucro, cada seller deseja receber suas comissões com valores e prazos adequados. Fazer um repasse inadequado pode gerar indisposição e ruídos no relacionamento entre os vendedores e a gestão do marketplace.

É fundamental cuidar para que cada repasse encontre a conta exata para evitar o retrabalho, e essa atividade você encontrará em um sistema de automação que permita a criação de regras e gerenciamento automático dos títulos recebíveis.

Um grande vilão das lojas de comércio online é o chargeback (o temível estorno de compras realizadas por cartão de crédito), que pode acontecer por diversos motivos e causam verdadeiro transtorno ao departamento financeiro.

A ação em si antecede o processo da conciliação financeira, mas as consequências são grandes, uma vez que o provisionamento dos repasses contempla todas as parcelas de cartão, e quando algum valor for cancelado, certamente afetará o montante global.

Um bom sistema identifica essa movimentação e gera o estorno de forma automática, facilitando a vida de quem é responsável pela atividade e repassando ao vendedor somente o que corresponde às vendas concretizadas.

Soluções da iugu

Você já conhece a solução e os serviços da iugu? Nossa plataforma de gestão e automação de pagamentos tem as funcionalidades desenvolvidas para dar suportes a negócios como o seu, de forma integrada, utilizando ferramentas como API e split de pagamento.

Os e-commerces e marketplaces são os clientes que desejamos atender com excelência nos processos de pagamento online, cobrança recorrente, vendas por diversos meios de pagamento e conciliação financeira eficiente.

Percebeu como a conciliação financeira é uma aliada estratégica para o marketplace? Com ela, tanto você quanto a sua equipe terão mais tempo de dedicação a atividades mais complexas para aumentar o potencial de vendas e elevar o nome das marcas no mercado.

Se você chegou ao final deste post é por que está interessado em melhorar ainda mais os processos da sua loja virtual. Que tal entrar em contato com iugu para conhecer todas as funcionalidades da nossa plataforma? Certamente temos tudo que você precisa!