As ações adotadas para cobrar honorários contábeis podem ser de prevenção ou recuperação. Isso envolve redigir bons contratos, usar a tecnologia e muito mais!

Cobrar honorários contábeis eficientemente é um dos pilares para manter a saúde financeira de qualquer escritório de contabilidade. Além de ser a remuneração justa pelos serviços prestados, essa prática ajuda a evitar problemas como a inadimplência. No entanto, definir os valores corretamente e estruturar uma abordagem clara são passos fundamentais para garantir o sucesso.

Neste artigo, abordamos desde os diferentes tipos de honorários, até as melhores práticas para formalizar contratos e organizar os processos de cobrança. Também discutimos como a tecnologia pode ser uma aliada na gestão de recebíveis e como evitar erros comuns.

Ao final, você encontrará dicas que ajudam a reduzir riscos financeiros e fortalecer a confiança dos seus clientes. Com uma cobrança de honorários contábeis bem-planejada, você não apenas protege o escritório, como também reforça a credibilidade e o profissionalismo. Siga com a gente para saber mais!

O que são honorários contábeis

Honorários contábeis são os valores cobrados pelos serviços prestados por profissionais da contabilidade. Eles representam a remuneração pelo trabalho técnico realizado, como elaboração de demonstrações financeiras, apuração de impostos e consultorias fiscais.

Esses honorários podem ser fixos ou variáveis. Honorários fixos são cobrados em valores pré-estabelecidos, geralmente para serviços recorrentes, como a contabilidade mensal de uma empresa.

Já os honorários variáveis são calculados com base em fatores como a complexidade do serviço ou o tempo necessário para sua execução, comuns em demandas pontuais, como auditorias ou regularização de pendências fiscais.

Você pode se interessar: 5 dicas para reduzir a inadimplência em empresa contábil

Importância de cobrar honorários contábeis corretamente

A definição adequada dos honorários contábeis faz a diferença para garantir a sustentabilidade do negócio. Do contrário, pode causar transtornos para sua empresa, como a inadimplência, que impacta diretamente o fluxo de caixa e a programação de pagamentos. Pior: afeta o relacionamento com os clientes.

Isso porque quando os valores são definidos de maneira justa e transparente, o cliente entende exatamente o que está pagando e reconhece o valor dos serviços prestados. Dessa forma, evita mal-entendidos e constrói confiança — elemento essencial para qualquer parceria de longo prazo. Além disso, uma cobrança bem estruturada demonstra profissionalismo e organização.

Sendo assim, as ações adotadas para cobrar honorários contábeis podem ser de prevenção ou recuperação. Para isso, é imprescindível que sua equipe seja ágil. Continue a leitura deste artigo para conferir as dicas de como fazer a cobrança da maneira correta e eficaz.

6 dicas de como cobrar honorários contábeis

A seguir, veja como organizar seus processos de cobrança de honorários contábeis. Isso envolve desde a formalização de contratos claros até o uso de tecnologia para otimizar a gestão de recebíveis.

São estratégias simples que podem transformar a maneira como você conduz suas negociações, melhorando a comunicação com os clientes e reduzindo riscos financeiros. Vamos lá?

1. Conheça o responsável pela dívida

Não feche um contrato sem conhecer o histórico de pagamento do cliente em potencial. A análise de crédito não é crime e aplicá-la evitará que sua empresa tenha problemas futuramente.

Assim, é essencial buscar referências e, acima de tudo, analisar o comportamento da companhia no mercado. Para isso, converse sobre o cenário financeiro e entenda a sua postura em relação aos recebimentos e pagamentos.

Dessa forma, você terá alguns elementos para se posicionar e poderá incluir ou não o cliente em sua carteira.

2. Organize as informações sobre os recebíveis

Cada contrato exige um acordo diferente. Embora a atividade contábil seja padronizada e dependa do segmento, da modalidade de vendas, do faturamento e da gestão, é preciso criar cláusulas específicas para atender a demanda.

Talvez você tenha que flexibilizar as datas e a forma de pagamento. Logo, o ideal é organizar todas as informações sobre os recebíveis — valor, data de vencimento, forma de pagamento, responsável — em um só lugar. Assim, as baixas dos títulos serão identificadas mais facilmente.

3. Elabore bons contratos

Outra dica importante para saber como cobrar honorários contábeis é: seja prático e objetivo ao elaborar o contrato. Em outras palavras, não inclua cláusulas incompreensíveis no documento. A prestação de serviços envolve uma premissa financeira básica, que é gerar um custo que precisa ser pago em data específica.

Como a sua empresa é a parte recebedora, deixe claro sobre o pagamento, a cobrança de juros e a multa. O contrato nada mais é do que um acordo com valor jurídico de que ambas as partes aceitam as condições estabelecidas.

4. Use um software para a gestão de cobranças

Criar uma planilha, inserir as informações financeiras dos clientes e acompanhar mês a mês os pagamentos e a evolução da empresa é uma boa alternativa. Porém, se você quiser ainda mais eficiência, cogitar a implantação de um software de gestão de cobranças é uma excelente ideia.

Um bom sistema de cobrança pode ser parametrizado para gerar informações diversas. Elas podem variar desde inserção e consulta de dados dos clientes até os pagamentos efetuados e, principalmente, os não realizados. Por meio desse sistema, sua equipe de cobrança ficará mais preparada para entrar em contato com o cliente.

Outro aspecto relevante é que lançar mão de um recurso tecnológico diminui drasticamente o risco de falhas. Isso porque os profissionais envolvidos não serão mais obrigados a realizar conferências manuais.

Além de não ter dor de cabeça com eventuais cobranças indevidas, você também poderá alocar a mão de obra para outras atividades, mais prioritárias e importantes. Essa prática poderá reduzir, inclusive, a necessidade de contratação e, consequentemente, o custo.

É preciso também pensar na segurança e no sigilo de dados. Afinal, uma planilha eletrônica pode se corromper facilmente e você não quer amargar a perda de todas as informações, certo?

Com um software, esse problema não existe, pois o armazenamento permite backup contínuo e em nuvem se preferir. Existe uma ferramenta, a API, que centraliza todos os dados e facilita a integração entre os setores.

Isso sem falar no ganho de eficiência que o seu departamento financeiro terá. Afinal, basta o contrato aparecer no arquivo que ele conseguirá visualizar como e quando será o pagamento mensal, além do valor e das práticas em caso de inadimplência. Genial, não é mesmo?

Saiba mais: Processos financeiros de uma empresa: como otimizá-los

Ficou interessado e quer ajuda nesse processo? Pois, conte com a iugu para isso! Podemos facilitar a vida financeira de sua empresa ao estruturar e automatizar suas operações de ponta a ponta! Clique aqui e converse, sem compromisso, com um de nossos especialistas!

5. Evite cobranças abusivas

Outra dica essencial para efetuar, com inteligência, uma cobrança de honorários contábeis é: não faça isso de forma abusiva!

As cláusulas sobre a cobrança de juros e multa em caso de inadimplência que estiverem previstas em contrato devem ser impostas ao cliente, mas é preciso ter cuidado com a abordagem.

Isso porque o cliente pode dizer que ela foi feita de maneira indelicada ou ameaçadora. Dessa forma, em vez de receber o valor da dívida, você pode ter um prejuízo muito maior. Afinal, o cliente pode levar essa questão adiante e promover uma ação judicial por constrangimento ou agressão.

Nesse sentido, é crucial treinar os seus profissionais de cobrança. Assim, eles saberão argumentar de modo firme e conciliador, destacando a importância de cumprir com o acordado.

6. Seja flexível nas negociações

Nem sempre a pessoa responsável pela negociação e fechamento do contrato é a mesma que executa os pagamentos. Normalmente, há uma dinâmica interna e departamentalizada nas organizações.

Procure conhecer quem responde pelo controle de pagamentos do seu cliente. Assim, você saberá quem deve cobrar.

Como a prestação de serviços contábeis é recorrente, o relacionamento com as pessoas que atuam em cada uma das empresas também obedecerá a essa recorrência. Logo, é fundamental manter um diálogo próximo.

Isso fará também com que você entenda os motivos da inadimplência. Afinal, eles podem ser pontuais em decorrência de um faturamento ruim. Você, melhor do que ninguém, saberá se a companhia está passando por um momento de turbulência ou se a falta de pagamento é o resultado de um comportamento inadequado.

A excelência dos resultados na apuração contábil é o que mantém uma empresa vinculada a um escritório, pois ela sabe que pode contar com a orientação segura do contador. Portanto, use o bom atendimento como argumento em caso de inadimplência.

Quanto mais lucro, maiores serão as chances de manter as contas em dia. Sendo assim, a cobrança de honorários contábeis deve ser aplicada preventivamente. Além disso, qualquer oscilação financeira deve servir como alerta para interferir antecipadamente.

Se você busca otimizar sua gestão de cobranças e reduzir os riscos financeiros do seu negócio, a iugu pode ser sua parceira ideal. Com soluções completas para automação de pagamentos e organização financeira, ajudamos a estruturar seus processos de ponta a ponta.

Clique no banner abaixo e fale com nossos especialistas para transformar como você gerencia seus recebíveis!