Como cobrar honorários contábeis? é uma dúvida comum entre os profissionais da área e donos de escritórios contábeis. Para realizar o seu trabalho, os clientes pagam conforme o que foi contrato. No entanto, é possível controlar todos os recebimentos? O que deve ser feito para realizar uma boa gestão de cobrança? Como lidar com clientes inadimplentes?
Se você quer tirar essas dúvidas e saber, de uma vez por todas, como cobrar honorários contábeis, basta ler este artigo até o fim!
Como cobrar honorários contábeis?
Antes de saber como cobrar honorários contábeis, é preciso analisar o contexto. Afinal, há algumas questões que causam transtornos enormes em todo tipo de organização e que estão relacionadas a essa dúvida. A inadimplência é uma delas, pois impacta diretamente o fluxo de caixa e a programação de pagamentos. Pior: afeta o relacionamento com os clientes
Portanto, evitar que isso aconteça é uma estratégia inteligente, já que seu escritório precisa manter uma boa relação o cliente e com todas as informações geradas por ele, não é mesmo?
As ações adotadas podem ser de prevenção ou recuperação. É importante que sua equipe de cobrança seja ágil nesse sentido. Assim, não dará margem para o débito se prolongar, nem colocará em risco o pagamento ou perderá o cliente.
Para saber como cobrar honorários contábeis, basta ler as dicas a seguir!
Dicas de como cobrar honorários contábeis
Quer saber como cobrar honorários contábeis? Então, fique atento a essas valiosas dicas!
1. Procure conhecer o responsável pela dívida
Não feche um contrato sem conhecer o histórico de pagamento de cliente em potencial. A análise de crédito não é crime e aplicá-la evitará que sua empresa tenha problemas futuramente.
Assim, é essencial buscar referências e, acima de tudo, analisar o comportamento da companhia no mercado. Para isso, converse sobre o cenário financeiro e entenda a sua postura em relação aos recebimentos e pagamentos.
Dessa forma você terá alguns elementos para se posicionar e poderá incluir ou não o cliente em sua carteira.
2. Organize as informações sobre os recebíveis
Cada contrato exige um acordo diferente. Embora a atividade contábil seja padronizada e dependa do segmento, da modalidade de vendas, do faturamento e da gestão, é preciso criar cláusulas específicas para atender a demanda.
Talvez você tenha que flexibilizar as datas e a forma de pagamento. Logo, o ideal é organizar todas as informações sobre os recebíveis — valor, data de vencimento, forma de pagamento, responsável — em um só lugar. Assim, as baixas dos títulos serão identificadas mais facilmente.
3. Elabore contratos facilitadores
Outra dica importante para saber como cobrar honorários contábeis é: seja prático e objetivo ao elaborar o contrato. Em outras palavras: não inclua no documento cláusulas incompreensíveis. A prestação de serviços envolve uma premissa financeira básica: gera um custo que precisa ser pago em data específica.
Como a sua empresa é a parte recebedora, deixe claro sobre o pagamento, a cobrança de juros e a multa. O contrato nada mais é do um acordo com valor jurídico de que ambas as partes aceitam as condições estabelecidas.
4. Use um software para a gestão de cobranças
Criar uma planilha, inserir as informações financeiras dos clientes e acompanhar mês a mês os pagamentos e a evolução da empresa é uma boa alternativa. Porém, se você quiser ainda mais eficiência, cogitar a implantação de um software de gestão de cobranças é uma excelente ideia.
Um bom sistema de cobrança pode ser parametrizado para gerar informações diversas. Elas podem variar desde inserção e consulta de dados dos clientes até os pagamentos efetuados e, principalmente, os não realizados. Por meio desse sistema, sua equipe de cobrança ficará mais preparada para entrar em contato com o cliente.
Outro aspecto relevante é que lançar mão de um recurso tecnológico diminui drasticamente o risco de falhas. Isso porque os profissionais envolvidos não serão mais obrigados a realizar conferências manuais.
Além de não ter dor de cabeça com eventuais cobranças indevidas, você também poderá alocar a mão de obra para outras atividades, mais prioritárias e importantes. Essa prática poderá reduzir, inclusive, a necessidade de contratação e, consequentemente, o custo.
É preciso também pensar na segurança e no sigilo de dados. Afinal, uma planilha eletrônica pode se corromper facilmente e você não quer amargar a perda de todas as informações, certo?
Com um software, esse problema não existe, pois o armazenamento permite backup contínuo e em nuvem se preferir. Existe uma ferramenta, a API, que centraliza todos os dados e facilita a integração entre os setores.
Sem falar no ganho de eficiência que o seu departamento financeiro terá. Afinal, é só o contrato aparecer no arquivo que ele conseguirá visualizar como e quando será o pagamento mensal, além do valor e das práticas em caso de inadimplência. Genial, não é mesmo?
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5. Evite cobranças abusivas
Outra dica essencial para efetuar, com inteligência, uma cobrança de honorários contábeis é: não faça isso de forma abusiva!
As cláusulas sobre a cobrança de juros e multa em caso de inadimplência que estiverem previstas em contrato devem ser impostas ao cliente, mas é preciso ter cuidado com a abordagem.
Isso porque o cliente pode dizer que ela foi feita de maneira indelicada ou ameaçadora. Dessa forma, em vez de receber o valor da dívida, você pode ter um prejuízo muito maior. Afinal, o cliente pode levar essa questão adiante e promover uma ação judicial por constrangimento ou agressão.
Nesse sentido, é crucial treinar os seus profissionais de cobrança. Assim, eles saberão argumentar de modo firme e conciliador, destacando importância de cumprir com o acordado.
6. Seja flexível nas negociações
Nem sempre a pessoa responsável pela negociação e fechamento do contrato é a mesma que executa os pagamentos. Normalmente há uma dinâmica interna e departamentalizada nas organizações.
Procure conhecer quem responde pelo controle de pagamentos do seu cliente. Assim, você saberá quem deve cobrar.
Como a prestação de serviços contábeis é recorrente, o relacionamento com as pessoas que atuam em cada uma das empresas também obedecerá a essa recorrência.
Logo, é fundamental manter um diálogo próximo. Isso fará também com que você entenda os motivos da inadimplência. Afinal, eles podem ser pontuais em decorrência de um faturamento ruim. Você, melhor do que ninguém, saberá se a companhia está passando por um momento de turbulência ou se a falta de pagamento é o resultado de um comportamento inadequado.
A excelência dos resultados na apuração contábil é o que mantém uma empresa vinculada a um escritório, pois ela sabe que pode contar com a orientação segura do contador. Portanto, use o bom atendimento como argumento em caso de inadimplência.
Quanto mais lucro, maiores serão as chances de manter as contas em dia. Sendo assim, a cobrança de honorários contábeis deve ser aplicada de forma preventiva. Além disso, qualquer oscilação financeira deve servir como alerta para interferir antecipadamente.
Você gostou das dicas de como cobrar honorários contábeis? Com certeza, percebeu como é importante criar mecanismos para facilitar esse processo, certo? Quer aprender a identificar fatores de inadimplência? Então, não deixe de ler: “Como fazer a conciliação financeira e qual a sua importância?”
