A emissão de boletos pode ser uma operação simples, mas para isso é importante buscar alternativas inovadoras que facilitem o processo. Utilizar uma ferramenta de automação pode garantir eficiência e melhorar a experiência do cliente.

O controle e a organização são essenciais para a efetividade da gestão financeira. Desde o surgimento do comércio virtual, as empresas têm aprimorado seus serviços, e quem implementa as melhores práticas sai à frente abrindo vantagem competitiva.

Está em busca de uma solução inteligente para o seu negócio? Neste post, você vai saber o que é um gerenciador de emissão de boletos, além de conhecer as vantagens dessa ferramenta para otimização do fluxo de atendimento!

O que é um gerenciador de emissão de boletos?

A partir de 2018, a Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN) definiu que todas as empresas com qualquer tipo de negócio online deveriam, obrigatoriamente, aderir ao boleto registrado — a medida se deu pela necessidade de rastreamento e baixa adequada dos títulos.

Antes do registro, os bancos não detinham o controle dos pagamentos, por isso as situações de fraudes eram recorrentes. Com a mudança, a relação entre os bancos e as empresas mudou, assim como a forma de emitir o documento.

Esclarecemos essa alteração para conceituar bem o gerenciador de emissão de boletos. Ele é um sistema de automação que atua em conjunto com a plataforma de pagamento online e se comunica com a rede bancária contratada pela empresa.

Dessa forma, toda vez que um cliente opta pelo pagamento via boleto, o sistema é ativado para receber informações sobre o usuário e a compra. Assim, o banco identifica tão logo o pagamento seja efetuado.

A emissão do boleto pelo gerenciador estimula uma forma prática de liberar a informação para que a empresa seja mais ágil no envio da mercadoria ou na prestação do serviço.

Como a ferramenta funciona?

É sabido que o boleto é uma das formas de pagamento mais utilizadas no Brasil. Quem não tem cartão de crédito ou não deseja comprometer o limite disponível lança mão do boleto para realizar suas compras.

O boleto pode ser pago em casas lotéricas ou rede bancária dentro da data de vencimento. A função do sistema consiste em solicitar o preenchimento de dados básicos que facilitem ao banco localizar, identificar e proceder com a quitação para a baixa correta na empresa.

As informações constantes no boleto são padronizadas para todos os clientes e imprescindíveis para um processo livre de erros:

tipo de documento do cliente — definido pelo CPF ou CNPJ;
endereço completo do cliente;
data de vencimento do boleto;
valor da compra ou serviço.

Com um gerenciador de emissão de boletos em funcionamento, depois que o cliente efetuar o pagamento, o arquivo de retorno (com a identificação de todos os títulos pagos em nome da empresa) é disponibilizado para download.

A equipe financeira responsável pela conciliação bancária (processo comparativo entre os títulos gerados e os quitados) baixa o arquivo na plataforma de pagamento e procede com as verificações e confirmações, finalizando o processo do cliente.

As operações são basicamente automáticas e integradas, cabendo ao financeiro o acompanhamento e o controle de todas as emissões, o que pode ser realizado via relatórios.

Caso o cliente não tenha efetuado o pagamento na data do vencimento, um novo boleto atualizado poderá ser disponibilizado — é uma prática sutil de cobrança que pode ser muito efetiva.

Quais são as vantagens de um gerenciador de emissão de boletos?

O cliente da atualidade — virtual e conectado — é apressado, volúvel e pesquisador. Ao se decidir pela compra de um produto ou contratação de um serviço, certamente percorrerá a internet em busca de quem ofereça serviços e atendimento diferenciados.

Veja agora as vantagens de contar com uma alternativa como o gerenciador de emissão de boletos.

1. Segurança

O Brasil é um dos países com maior índice de ocorrência de fraudes — estudos dão conta de ações fraudulentas a cada 5 segundos no país.

Por isso, utilizar um sistema de automação não só evita o transtorno para a empresa, como também as ocorrências dos temíveis chargebacks por parte do cliente.

Uma plataforma de pagamento online protegida dará ao cliente mais segurança para informar os dados pessoais durante o checkout de pagamento. As compras virtuais ainda geram medo, exatamente pelas inconsistências de alguns sites.

2. Menor custo

Existem diversas versões no mercado, mas nem todas oferecem funcionalidades vantajosas. Opte por um sistema com cobrança apenas dos boletos que forem quitados. Além do menor custo, será possível realizar um controle mais dinâmico.

Caso o cliente, por motivo de esquecimento ou desistência temporária da compra, não efetue o pagamento, poderá ser lembrado de que há um pedido pendente, e o sistema emitirá uma segunda via do boleto com nova data de vencimento.

O documento anterior será invalidado, e a empresa não pagará nada por isso. Somente depois que qualquer um dos boletos for quitado e o banco identificar o pagamento enviando a informação para a empresa é que haverá o custo por cada emissão.

3. Rapidez na liberação do dinheiro

Quando não havia a obrigatoriedade do registro do boleto, o processo era moroso e de difícil identificação, o que culminava na demora da empresa em receber o repasse dos bancos referente às vendas efetuadas.

O cliente também era afetado, pois a sequência do atendimento dependia da identificação do pagamento. Além disso, qualquer informação equivocada dava margem para a não aceitação do documento e o desgaste na relação com o cliente pela necessidade de refazer o processo.

Com o sistema de automação, os procedimentos são mais ágeis, práticos e pautados na excelência proposta pela tecnologia avançada. A identificação imediata do boleto, favorecida pelo registro, fará com que o dinheiro seja liberado com rapidez, e que o cliente não espere tanto tempo para receber sua compra.

4. Mais controle

São muitas as etapas até completar o ciclo na entrega final para o cliente — acesso do consumidor, passeio pelo site, opção de produtos ou serviços, decisão de compra, escolha da forma de pagamento e efetivação.

Tudo requer um controle rigoroso que garanta a excelência e a qualidade do atendimento. Mesmo de longe, o cliente exigente perceberá o trabalho cadenciado da equipe que está por trás de todas as ações sistematizadas.

O controle financeiro é fundamental para manter o negócio competitivo e a satisfação do cliente. Contar com um gerenciador de emissão de boletos é assegurar um trabalho claro e transparente para evitar o retrabalho e os erros.

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Dissemos que o boleto é um dos meios de pagamento mais utilizadas, por isso, tornar a emissão de boletos uma operação personalizada e suportada por um recurso tecnológico é ampliar as oportunidades de vendas e prospectar maior produtividade e faturamento.

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