Por que automatizar processos

Conheça 7 Benefícios da Automação de Processos para a sua Empresa

A automação de processos é uma estratégia de otimização estrutural de uma empresa.  Ela pode ser utilizada em diversas frentes e garante que os métodos de trabalho se tornem mais fáceis, reduzindo a necessidade de tarefas manuais.

A técnica de automação faz parte da gestão de processos empresariais e consiste, basicamente, no uso de tecnologia e na integração de sistemas e dados para aprimorar o fluxo e o controle do trabalho.

Neste artigo, você vai conhecer quais são os principais benefícios da automação de processos para a sua empresa, com exemplos práticos de como esta estratégia pode melhorar os resultados do seu negócio.

Leia também: Por que a automação de pagamentos online é tão importante para a empresa

Quer saber por que automatizar processos? Então continue a leitura do artigo e descubra mais!

Por que automatizar processos ajuda a empresa?

1. Facilita o acesso à informação

O primeiro motivo porque automatizar processos deve ser prioridade na empresa é que ele promove a facilidade do acesso à informação. Um dos grandes desafios das corporações nos dias de hoje, principalmente com a alta competitividade de um mercado que funciona full time (sem parar).

Outro benefício da automação de processos é que ele permite que a empresa substitua atividades manuais por um softwares específicos. Com essa mudança, todas as informações ficam centralizadas em um único lugar e disponíveis para todos os setores da empresa.

Desta forma, os dados podem ser consultados a qualquer momento, o que evita que um setor fique dependente de outro, ou até mesmo que a coleta de uma determinada informação fique atrelada a um colaborador específico.

Assim, a automação permite uma consulta às informações mais facilitada, reduzindo erros e problemas relacionados a falhas de comunicação.

2. Reduz os custos do negócio

Reduzir custos é uma meta permanente em qualquer empresa, principalmente em razão dos altos gastos de manutenção de um negócio e da inconstante incerteza que encontramos na economia brasileira. Agora você deve estar se perguntando, mas por que automatizar processos vai me fazer economizar?

A automação de processos é uma excelente ferramenta da redução de custos, porque promove processos racionais que reduzem a ocorrência de erros, gerando consequentemente, uma economia significativa para o negócio.

Uma boa automação das tarefas é capaz de mapear todos os processos da empresa, identificando ineficiências e desperdícios e permitindo realizar correções que visem à melhora dos resultados do negócio.

3. Possibilita uma gestão segura e eficaz

A automação traz maior transparência e racionalização aos processos. Com as informações organizadas e centralizadas, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla do funcionamento da organização e isso justifica porque automatizar processos é tão importante.

A partir dessa ótica fica mais fácil compreender os processos e elaborar planos alinhados a realidade e aos objetivos do negócio em longo prazo.

Com decisões mais embasadas, o negócio ganha uma gestão mais segura e eficaz, o que impacta em aspectos como:

4. Otimiza o tempo

Este é um dos benefícios de automatizar processos mais claros. Com a implantação de softwares de automação o tempo para realização das tarefas é reduzido consideravelmente e algumas atividades, que antes eram realizadas por profissionais, podem ser facilmente substituídas pelo sistema.

Um exemplo claro é a geração de relatórios. Sem automação é necessário solicitar a um colaborador que monte o relatório. Este funcionário deverá coletar informações de diferentes lugares e elaborar o documento. Isso demanda tempo e está atrelado a possíveis erros, já que as informações não são totalmente seguras.

Portanto, um dos benefícios da automação de processos é que é possível emitir relatórios instantaneamente. Liberando o colaborador desta tarefa e garantindo maior exatidão nas informações coletadas.

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Essa ação melhora o fluxo das tarefas e permite que os colaboradores possam direcionar as suas atividades para ações mais estratégicas, focadas no crescimento do negócio.

5. Aumenta a produtividade

Como consequência da otimização do tempo, a empresa ganha também em produtividade. Isso acontece porque as tarefas que eram manuais agora são automatizadas e os colaboradores têm mais tempo livre para se dedicar a outras atividades dentro da empresa.

A produtividade é outro fator muito buscado por empresas de diferentes mercados, especialmente em razão da dificuldade de encontrar mão de obra qualificada e dos inúmeros desafios que a gestão de pessoas produz.

Tarefas repetitivas e que podem ser facilmente automatizadas, como a automação financeira, devem ser direcionadas para sistemas específicos, enquanto os colaboradores devem ser direcionados para atividades mais desafiadoras e estratégicas.

O aumento de produtividade é um fator que traz diversos benefícios indiretos para o negócio como:

  • otimização do tempo,
  • satisfação dos colaboradores,
  • melhora nos resultados,
  • eficiência na gestão.

6. Permite a padronização das tarefas

Outro fator altamente relevante identificado na automação de processos, é que ela permite a padronização das tarefas com muito mais clareza.

Empresas que adotam processos manuais também têm condições de padronizar suas tarefas, e aí você pode se perguntar: por que automatizar processos então e gastar com isso? 

A questão é que elas estão vinculadas a pessoas e podem acontecer discrepâncias na execução, falhas e incoerências, prejudicando assim o conceito de manter um padrão formal e exclusivo.

Por outro lado, em processos automatizados a padronização funciona muito bem, elidindo o risco de ocorrência de erros. O fator de erro humano é reduzido significativamente e os resultados são vistos com mais clareza.

7. Aumenta a competitividade

Por fim, processos automatizados, racionalizados e devidamente organizados permitem o aperfeiçoamento da empresa. Isso porque automatizar processos torna mais fácil para os gestores realizar alterações nos processos, agilizar determinados setores e incorporar novas tecnologias.

Isso agrega para o negócio um ciclo de constante avaliação e possibilidade de aperfeiçoamento. Além de trazer maior qualidade para os clientes atendidos, as empresa se destaca no mercado, aumentando os seus lucros e se destacando diante da sua concorrência.

Confira no vídeo abaixo como automatizar e padronizar para reduzir erros e aumentar a eficiência:

A automação é uma estratégia que pode ser adotada em diversas áreas da empresa, trazendo excelentes resultados em qualquer uma delas. Empresas que atuam no segmento online têm investido na automação da gestão financeira, já que com ela é possível garantir mais segurança, assertividade e controle dos pagamentos e recebimentos.

A automação da gestão financeira já é uma realidade para empresas que atuam com pagamento recorrente (assinaturas) e marketplaces, tendo se destacado por oferecer mais segurança, assertividade e eficiência na gestão financeira e estratégica destes negócios.

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