A automação consiste na estratégia de aliar a tecnologia às atividades cotidianas e também pode ser adotada em diversas áreas de uma empresa, trazendo excelentes resultados em qualquer uma delas.

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Empresas que atuam no segmento online, por exemplo, têm investido na automação da gestão financeira, já que com ela é possível garantir mais segurança, assertividade e controle dos pagamentos e recebimentos.

Ou seja, a técnica de automação faz parte da gestão de processos empresariais e consiste, basicamente, no uso de tecnologia e na integração de sistemas e dados para aprimorar o fluxo e o controle do trabalho e para se dedicar a atividades que realmente são importantes, como estratégias e inovações de negócio.

Neste artigo, você vai entender melhor o que é a automação e quais são os principais benefícios para as empresas, com exemplos práticos de como esta estratégia pode melhorar os resultados do seu negócio.

Então continue a leitura do artigo e descubra mais!

O que é automação de processos?

A automação de processos é uma estratégia de otimização estrutural específica para determinadas atividades de uma organização. Ela pode ser utilizada em diversas frentes e garante que os métodos de trabalho se tornem mais fáceis, reduzindo a necessidade de tarefas manuais.

Em tempos de transformação digital a procura pela automação das atividades vem crescendo a cada dia mais, afinal, independente do tamanho ou da complexidade de um negócio, todos os profissionais compreendem que os trabalhos manuais, além de gastarem muito tempo, estão sempre suscetíveis a erros.

Por isso, se você quer ver seu negócio crescer com maior tranquilidade e sem sofrer grandes impactos, procure sempre adotar ferramentas e soluções tecnológicas adequadas ao seu modelo.

Dessa forma, a automação dos processos pode otimizar as atividades de sua empresa e ainda diminuir custos operacionais. Isso porque, ao adotar as soluções adequadas, muitas vezes você evita os gastos com contratação de grandes e especializadas equipes para a operação.

Quais os benefícios da automatização para as empresas?

1. Facilita o acesso à informação

O primeiro motivo porque automatizar processos deve ser prioridade na empresa é que ele promove a facilidade do acesso à informação. Um dos grandes desafios das corporações nos dias de hoje, principalmente com a alta competitividade de um mercado que funciona full time (sem parar).

Outro benefício da automação de processos é que ele permite que a empresa substitua atividades manuais por um softwares específicos. Com essa mudança, todas as informações ficam centralizadas em um único lugar e disponíveis para todos os setores da empresa.

Desta forma, os dados podem ser consultados a qualquer momento, o que evita que um setor fique dependente de outro, ou até mesmo que a coleta de uma determinada informação fique atrelada a um colaborador específico.

Assim, a automação permite uma consulta às informações mais facilitadas, reduzindo erros e problemas relacionados a falhas de comunicação.

2. Reduz os custos do negócio

Reduzir custos é uma meta permanente em qualquer empresa, principalmente em razão dos altos gastos de manutenção de um negócio e da inconstante incerteza que encontramos na economia brasileira.

Além da redução de equipes que citamos no trecho anterior, a automação de é uma excelente ferramenta da redução de custos, porque promove processos racionais que reduzem a ocorrência de erros, gerando consequentemente, uma economia significativa para o negócio.

Uma boa automação das tarefas é capaz de mapear todas as atividades da empresa, identificando ineficiências e desperdícios e permitindo realizar correções que visem à melhora dos resultados do negócio.

3. Possibilita uma gestão segura e eficaz

A automação traz maior transparência e racionalização aos processos. Com as informações organizadas e centralizadas, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla do funcionamento da organização e isso justifica porque a automatização é tão importante.

A partir dessa ótica fica mais fácil compreender e elaborar planos alinhados à realidade e aos objetivos do negócio em longo prazo.

Com decisões mais embasadas, o negócio ganha uma gestão mais segura e eficaz, o que impacta em aspectos como:

Custos
Mercado
Concorrência
Experiência do cliente

4. Otimiza o tempo

Este é um dos benefícios da automação de processos eficazes. Com a implantação de softwares de automação o tempo para realização das tarefas é reduzido consideravelmente e algumas atividades, que antes eram realizadas por profissionais, podem ser facilmente substituídas pelo sistema.

Um exemplo claro é a geração de relatórios. Sem automação é necessário solicitar a um colaborador que monte o relatório. Este funcionário deverá coletar informações de diferentes lugares e elaborar o documento. Isso demanda tempo e está atrelado a possíveis erros, já que as informações não são totalmente seguras.

Portanto, um dos benefícios da automação de processos é que é possível emitir relatórios instantaneamente. Liberando o colaborador desta tarefa e garantindo maior exatidão nas informações coletadas.

Essa ação melhora o fluxo das tarefas e permite que os colaboradores possam direcionar as suas atividades para ações mais estratégicas, focadas no crescimento do negócio.

5. Aumenta a produtividade

Como consequência da otimização do tempo, a empresa ganha também em produtividade. Isso acontece porque as tarefas que eram manuais agora são automatizadas e os colaboradores têm mais tempo livre para se dedicar a outras atividades dentro da empresa.

A produtividade é outro fator muito buscado por empresas de diferentes mercados, especialmente em razão da dificuldade de encontrar mão de obra qualificada e dos inúmeros desafios que a gestão de pessoas produz.

Tarefas repetitivas e que podem ser facilmente automatizadas, como a automação financeira, devem ser direcionadas para sistemas específicos, enquanto os colaboradores devem ser direcionados para atividades mais desafiadoras e estratégicas.

Ou seja, o aumento de produtividade é um fator que traz diversos benefícios indiretos para o negócio como:

Otimização do tempo,
Satisfação dos colaboradores,
Melhora nos resultados,
Eficiência na gestão.

6. Permite a padronização das tarefas

Outro fator altamente relevante identificado na automação de processos, é que ela permite a padronização das tarefas com muito mais eficácia.

Empresas que adotam processos manuais também têm condições de padronizar suas tarefas, e aí você pode se perguntar: por que automatizar processos então e gastar com isso?

A questão é que elas estão vinculadas a pessoas e podem acontecer discrepâncias na execução, falhas e incoerências, prejudicando assim o conceito de manter um padrão formal e exclusivo.

Por outro lado, em processos automatizados a padronização funciona muito bem, eliminando o risco de ocorrência de erros. O fator de erro humano é reduzido significativamente e os resultados são vistos com mais clareza.

7. Aumenta a competitividade

Por fim, processos automatizados, racionalizados e devidamente organizados permitem o aperfeiçoamento da empresa. Isso porque, automatizar processos torna mais fácil para os gestores realizar alterações nos processos, agilizar determinados setores e incorporar novas tecnologias.

Isso agrega para o negócio um ciclo de constante avaliação e possibilidade de aperfeiçoamento. Além de trazer maior qualidade para os clientes atendidos, as empresas se destacam no mercado, aumentando os seus lucros e se destacando diante da sua concorrência.

Confira no vídeo abaixo como automatizar e padronizar para reduzir erros e aumentar a eficiência:

Quais são os tipos de automação?

Automação de vendas: utilizando ferramentas que dispensem totalmente ou parcialmente o contato dos potenciais clientes com humanos.
Automação de marketing: com ferramentas que otimizam estratégias de captação e retenção de leads.
Automação de propostas: principalmente para times comerciais que desejam otimizar as complexas planilhas de prospecção.
Automação de contratos: para gerar, imprimir e arquivar os documentos burocráticos de forma flexível, eficiente e segura.
Automação financeira: muito utilizado para ter melhor visualização de métricas e controle financeiro.

Veja mais detalhes sobre a automação financeira:

Como escolher o melhor modelo de automação?

Como você pode perceber, existem diversos modelos e áreas possíveis de serem otimizadas com o auxílio da automação de processos. Por isso, se você está à procura da melhor opção para sua empresa é imprescindível que tome a melhor decisão.

Nesse sentido, além da necessidade de entender quais atividades internas que mais se beneficiaram da automação, é recomendável que você escolha ferramentas que sejam personalizáveis e que tenham facilidades de integração.

Dessa forma, além de economizar tempo, ao obter apenas um local para o banco de dados, você centraliza todas as informações e reduz os riscos de redundância e invasões.

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A automação da gestão financeira já é uma realidade para empresas que atuam com pagamento recorrente (assinaturas) e marketplaces, tendo se destacado por oferecer mais segurança, assertividade e eficiência na gestão financeira e estratégica destes negócios.

E você também pode fazer parte desse movimento independente do tamanho ou complexidade de seu negócio. Afinal, investir em automação é pensar no futuro e no crescimento saudável e eficiente do seu negócio.

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