Controle e emissão de notas fiscais para e-commerce: os 6 principais erros

Não ter um bom controle e emissão de Notas Fiscais para e-commerce pode resultar em uma série de transtornos para o seu negócio. 

Por exemplo, você sabia que esse documento fiscal deve ser armazenado por 5 anos? Durante esse período, a qualquer tempo, os órgãos fiscalizadores podem requerer a sua apresentação.

O descumprimento dessa determinação pode levar a sua empresa a ser punida pela Receita Federal. 

Entre as consequências é possível que haja a necessidade de pagar novamente os impostos de determinada transação, já que você não tem como comprovar que já o fez.

Quer evitar esse e outros transtornos? Então confira quais são os principais erros cometidos pelos empreendedores no controle e emissão de notas fiscais para e-commerce e comece a evitá-los hoje mesmo!

Principais erros no controle e emissão de notas fiscais para e-commerce 

A emissão de Notas Fiscais é visto por muitos como um processo burocrático e difícil de ser cumprido. 

No fundo, pode até ser, mas é fundamental para que a sua empresa opere dentro da lei e em dia com as determinações dos órgãos fiscalizadores.

Essa atenção evita não apenas o pagamento de multas ou de impostos errados, mas também melhora a imagem do seu comércio eletrônico perante os seus clientes, pois deixa as suas operações ainda mais confiáveis.

Porém, é bastante comum que os empreendedores desse setor comentam alguns erros quanto ao controle e emissão das Notas Fiscais.

Separamos os 6 principais para que você os conheça e, caso esteja cometendo algum, corrija quanto antes.

Não emitir Nota Fiscal

O primeiro erro que você deve evitar quanto ao controle e emissão de notas fiscais para e-commerce é não emitir esse documento fiscal.

Sim! Infelizmente, muitos empreendedores ainda caem no erro de não gerar a Nota Fiscal referente ao produto ou serviço que está comercializando.

Um dos motivos é acreditar que essa é uma maneira de pagar menos impostos. Porém, é fundamental que você saiba que não emitir Nota Fiscal é crime, passível de multa e até pena de reclusão.

Além disso, você tira do seu cliente o direito a garantia do que foi adquirido, o que pode, entre outras consequências, comprometer a imagem da sua marca.

Achar que Danfe e Nota Fiscal são a mesma coisa

Outro erro bastante comum no controle e emissão de Notas Fiscais para e-commerce é acreditar que o Danfe é a mesma coisa. No entanto, é fundamental que você saiba que são documentos com finalidades diferentes.

Danfe é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e é uma representação simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Nele constam apenas a chave de acesso da nota, dados do e-commerce e do cliente, dados da mercadoria. 

Considerando que as notas são eletrônicas e, por isso, dispensam impressão, é preciso enviar o Danfe junto com o produto para comprovar que seu documento fiscal foi gerado.

No entanto, ele não tem validade jurídica e não substitui a Nota Fiscal, que é mais completa, e deve ser enviada eletronicamente ao cliente.

Não conhecer os diferentes tipos de Nota Fiscal

Mais um erro no controle e emissão de Notas Fiscais para e-commerce bastante recorrente é não saber que esse documento tem diferentes versões.

A Nota Fiscal formaliza a comercialização de um produto ou a prestação de um serviço. Entre as suas funcionalidades, garante o recolhimento correto dos impostos. Também por esse motivo, existe um modelo de Nota Fiscal específico para cada situação. 

A emissão da nota errada pode acarretar diversos transtornos, entre eles, o pagamento incorreto de tributos.

Para evitar que cometa essa falha, veja os principais tipos de nota fiscal eletrônica que podem ser utilizadas em vendas on-line:

• Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e): utilizada para registrar a comercialização de bens físicos e tangíveis;
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): documento fiscal usado para registrar a prestação de um serviço entre empresas, ou entre empresa e pessoa física;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): essa nota fiscal é emitida para transporte de cargas por via rodoviária, ferroviária, aérea ou fluvial. É bem importante para a conferência de alíquotas do ICMS de transportes interestaduais.

Não conhecer as principais siglas apresentadas nas notas fiscais

Emitir uma Nota Fiscal errada pode gerar certo retrabalhado, porém, nada que não possa ser resolvido.

Uma maneira de evitar esse transtorno é prestando atenção na hora de preencher o documento e conhecer as siglas que nele constam.

Por isso, confira as que costumam aparecer com mais frequência:

• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): identifica a natureza da circulação de um produto ou da prestação de serviço de transportes de carga;
• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): código que identifica mercadorias comercializadas entre Brasil, Paraguai, Uruguai, Argentina;
• CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas): código nacional que identifica a atividade econômica de uma empresa.

Não organizar e armazenar adequadamente esse documento fiscal

A lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional, determina que as Notas Fiscais devem ser guardadas por um período de até 5 anos.

Por isso, para atender a essa determinação, é fundamental que o esquema de armazenamento seja eficiente e que permita facilmente encontrar qualquer nota a qualquer tempo.

Uma boa forma de fazer isso é estabelecendo uma rotina de controle e emissão de notas fiscais para e-commerce.

Aqui, vale lembrar que o ideal é gerar a nota tão logo a venda seja concluída. Ou seja, nada de deixar a emissão desse documento fiscal para depois. Fazer isso pode gerar esquecimento e acúmulo de Notas Fiscais.

Uma vez geradas, é bem importante que as armazene adequadamente. Considerando que esses documentos agora são eletrônicos, há diversas ferramentas e aplicativos que podem lhe auxiliar nesse processo.

Por exemplo, o DropBox ou o Google Drive podem ser boas formas de guardar as suas Notas Fiscais e ter acesso fácil sempre que necessário.

Categorizar as notas por mês, por cliente, por produto ou outra definição mais adequada para o seu negócio pode ajudar bastante no controle e emissão de notas fiscais para e-commerce.

Negligenciar a importância da automação do processo de emissão das notas

Não automatizar o processo de emissão de Nota Fiscal do seu comércio eletrônico contribui bastante para todos os erros citados até agora.

Por exemplo, emitir cada documento fiscal manualmente demanda tempo, induz ao preenchimento incorreto, favorece o esquecimento, entre muitos outros contratempos.

A fim de evitar tudo isso, é bem importante que você considere emitir as Notas Fiscais automaticamente. 

Integrando-as ao seu sistema de meios de pagamento, inclusive, tão logo uma venda seja concluída, esse documento fiscal já é gerado e enviado ao cliente. 

A importância de um bom controle e emissão de notas fiscais para e-commerce

A emissão da nota fiscal eletrônica, bem como o seu controle, é essencial para que a sua empresa cumpra todas as determinações da Receita Federal.

Além disso, garante o pagamento correto dos impostos, ajuda a melhorar a sua gestão financeira e a aprimorar o relacionamento com os clientes, que têm mais segurança em adquirir os seus produtos e/ou serviços.

Por isso, não negligencie essa etapa da venda. Ela pode, inclusive, refletir na imagem da sua empresa e, consequentemente, no seu volume de vendas.

O uso de bons softwares podem lhe ajudar tanto a gerar as notas quanto a armazená-las. Assim, nossa dica final é, use a tecnologia a seu favor!

Este artigo foi escrito por Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFe.io, sistema de emissão automático de Nota Fiscal.