Vamos começar esse guia de como fazer um bom relatório de vendas deixando algo bem estabelecido: para fazer um relatório de vendas tenha em mente que não importa a quantidade de informações, mas sim a qualidade delas. Como assim?
Um relatório de vendas deve ter um olho no peixe e outro no gato. Ou seja, deve olhar para o futuro e para o passado, mostrando o que foi feito e quais resultados foram alcançados, ao mesmo tempo que apresenta insights para otimizar as atividades do próximo período.
Por isso, um relatório deve passar informações relevantes, sobre atividades estratégicas para a sua empresa e para seu processo de vendas.
Para fazer isso é sua equipe precisa aprender como montar um relatório de vendas eficaz. E é sobre isso que este artigo se trata. Acompanhe!
Como fazer um bom relatório de vendas? 5 elementos essenciais
Um relatório de vendas serve para que o setor, e toda a gerência da empresa, possa:
- avaliar a situação comercial,
- corrigir erros,
- acompanhar a conquista das metas de vendas,
- avaliar quanto do objetivo estratégico da empresa para a área foi alcançado,
- identificar lacunas e gargalos,
- identificar oportunidades,
- oferecer informação para a melhor tomada de decisão.
Para ter acesso a todas essas informações é importante seguir todas as etapas de como fazer um bom relatório de vendas:
- Mantenha a planilha de vendas atualizada diariamente,
- Adicione dados das vendas e de negociações,
- Inclua métricas de desempenho dos vendedores,
- Conclusões e insights,
- Invista em um software de vendas.
1. Mantenha a planilha de vendas atualizada diariamente
O controle de todas as atividades que foram realizadas diariamente e a atualização da agenda de acordo com novos compromissos estabelecidos com os leads e prospects é fundamental para gerar um relatório de qualidade, que seja eficiente e completo, e que permite identificar:
- onde estão gargalos de atividades,
- ofertas de valor que despertam o interesse,
- o que o cliente enxerga como vantagem,
- quais as principais objeções e mais.
Uma forma preencher adequadamente os dados em sua planilha de vendas é ter um aplicativo no celular de cada vendedor que permita o acesso remoto, acompanhamento e centralização das informações sobre cada contato com cada lead.
Assim, enquanto aguarda o início de uma nova reunião, o vendedor pode atualizar as informações da reunião anterior.
2. Adicione dados das vendas e de negociações
Um relatório de vendas exige a presença de informações sobre:
- nome dos clientes que compraram no período,
- quais foram os produtos e serviços vendidos,
- volume de vendas de cada item,
- valor da venda,
- quantidade de vendas totais realizadas no período,
- origem do lead que foi convertido,
- ticket médio das vendas,
- vendas por vendedor e mais.
Tente ser detalhista nesse trecho do relatório porque ele pode gerar insights para otimizar seu planejamento de vendas.
3. Inclua métricas de desempenho dos vendedores
Métricas e indicadores são elementos fundamentais de um relatório de vendas porque são as informações que permitem que gestores e a equipe identifiquem se estão no caminho certo ou no caminho planejado no início do período.
Atualmente, é cada vez menos indicado que apenas a meta de vendas seja avaliada.
Existem muitas atividades que são suporte para vendas e que devem ser estimuladas, por exemplo, número de ligações de conexão realizadas e reuniões agendadas.
Cuidado apenas para não encher seu relatório de vendas de métricas de vaidade. Sempre relacione esse tipo de indicador, por exemplo, número de ligações e e-mails enviados, com algum indicador de resultado como:
- agendamento de reunião;
- avanço no ciclo de vendas;
- geração de oportunidades;
- negócios fechados.
Outras métricas que podem fazer parte de um relatório de vendas moderno e completo são:
- taxas de conversão na Pré-venda,
- volume de reuniões realizadas
- tempo do ciclo de venda a partir da reunião realizada,
- custo de aquisição do cliente (caso o representante ou gestor tenha acesso a essa informação), entre outras.
4. Conclusões e insights
Essa etapa do relatório de vendas é o espaço que você tem para colocar suas observações mais qualitativas de todo o processo, seja como vendedor ou como gerente da área de vendas. Você deve indicar:
- pontos de dificuldade,
- objeções comuns dos clientes para a compra,
- necessidade de apoio de ferramentas ou de outros profissionais,
- indicação de problemas com a qualidade dos leads que chegam até o setor,
- falhas no processo de vendas e mais.
Apresente também indicações do que está funcionando e quais práticas devem ser incentivadas.
É importante ser menos subjetivo e ter um olhar muito voltado para o dia a dia de trabalho e para uma avaliação do que foi indicado pelas métricas descritas.
Esse não é um espaço de “desculpas” que tentam justificar um resultado negativo, por exemplo, mas sim um espaço para falar abertamente sobre o que todos os dados do relatório de vendas querem dizer ou para que direção eles apontam.
- Invista em um software de vendas
É impossível falar sobre relatórios de vendas e gestão de vendas sem abordar a importância de um software de vendas.
O CRM de vendas é a central de um departamento de vendas. Além de gerar relatórios de vendas de maneira mais segura e automática, apresentando dados e insights importantes, também permite:
- que a empresa gerencie todas as etapas de vendas,
- organize todos os dados de todos os clientes em um único lugar,
- facilita o acompanhamento do trabalho dos vendedores,
- permite personalizar as abordagens,
- organiza a condução dos prospects pelo funil de vendas e mais.
O CRM de vendas organiza o setor de vendas de tal maneira que nenhum lead nunca mais é esquecido em um canto da agenda do vendedor. Há sempre uma ação sendo executada e uma ação a ser realizada, já programada.
Esses cinco pontos são fundamentais para a criação constante e uso correto de um relatório de vendas eficiente para sua gestão. Não deixe de se preocupar com cada um deles.
Este artigo foi escrito em parceria com a pela Zendesk, criadora da solução Zendesk Sell, um CRM de vendas desenvolvido para melhorar a produtividade, os processos e a visibilidade do pipeline para as equipes de vendas, e otimizar a gestão de dados com mais de 30 relatórios de vendas prontos e automatizados para visualizar, compreender e interagir com os indicadores do setor.
