Como fazer a conciliação financeira e qual a sua importância?
Escrito em 13 de Novembro de 2018 por Maria Carolina Rosa
Atualizado em 08 de Abril de 2024
A conciliação financeira é fundamental para manter a saúde de uma empresa. Por meio da checagem e conferência das movimentações, é possível identificar inconsistências, prever recebimentos, controlar o fluxo de caixa e muito mais.
Você recebe por diferentes meios de pagamento e sente receio de sair no prejuízo em função de alguma incompatibilidade transacional ou erro de processamento das operações? Para evitar que cenários como estes ocorram, é essencial saber a importância da conciliação financeira e incluí-na rotina.
A prática é indispensável para checar detalhadamente as operações realizadas periodicamente pela empresa, aumentando as chances de identificar falhas e, assim, zelar pela saúde e organização financeira do seu negócio.
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Caso a conciliação ainda não seja um processo-chave na sua empresa, não se preocupe. Basta seguir a leitura para entender tudo sobre a prática, incluindo dicas simples para começar a incorporá-la agora mesmo!
O que é conciliação financeira?
Conciliação financeira é o processo de checagem de movimentações financeiras da empresa. Compreende a comparação de valores recebidos, a conferência de dados bancários e a verificação do sucesso das operações, garantindo a conformidade junto a órgãos fiscalizadores e um controle acurado sobre entradas e saídas de dinheiro — o que ajuda a evitar perdas financeiras e prejuízos para o negócio.
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Qual a importância da conciliação financeira para seu negócio?
Agora que você já refrescou a mente para o conceito, é hora de entender, de forma prática, a importância da conciliação financeira. Alguns dos pontos principais são:
- previsibilidade de fluxo de caixa;
- manutenção da saúde financeira da empresa;
- melhor embasamento para tomadas de decisão;
- identificação prévia de erros e inconsistências;
- redução da inadimplência.
Entenda mais sobre cada ponto a seguir!
Previsibilidade de fluxo de caixa
Muitos gestores confundem os conceitos de conciliação financeira e fluxo de caixa, sem entender que, na verdade, estamos falando de iniciativas diferentes, mas diretamente relacionadas.
Isso porque, ao fazer a conciliação financeira e checar cuidadosamente as movimentações da empresa, seu time assegura a consistência e a confiabilidade das informações usadas no fluxo de caixa, incluindo todas as entradas e saídas de dinheiro na empresa, considerando diferentes meios de pagamento e suas respectivas taxas.
Manutenção da saúde financeira da empresa
Manter um fluxo de caixa sólido e confiável é essencial para a saúde financeira de uma empresa.
Nesse sentido, o melhor caminho para que os dados sejam fiéis à realidade é por meio da checagem de informações e conferência das movimentações — o que ocorre na conciliação financeira.
Melhor embasamento para tomadas de decisão
Ao entender, de maneira realista, a situação da empresa em curto, médio e longo prazo (a partir da previsibilidade obtida com o fluxo de caixa), gestores e lideranças podem embasar suas tomadas de decisão e definir os rumos do negócio considerando expectativas e tendências sólidas.
Em outro cenário, as definições estratégicas precisariam ser tomadas com base em “achismos” e informações pouco confiáveis, o que poderia trazer impactos negativos e prejudicar a receita e a performance da empresa.
Identificação prévia de erros e inconsistências
Processos como a conciliação de recebíveis, cujo foco está nos valores a receber oriundos de compras no cartão de crédito, ajudam a identificar previamente falhas nas operações, inconsistências nos montantes e demais discrepâncias financeiras.
Dessa forma, é possível recorrer às instituições mediadoras com agilidade e resguardar a empresa de eventuais perdas e prejuízos.
Redução da inadimplência
De acordo com a Boa Vista, o número de inadimplentes cresceu 5,3% em 2023, na comparação com 2022. O índice reforça a relevância de estratégias que minimizem o não pagamento de dívidas dos clientes junto às empresas — como a conciliação financeira.
Ao conferir periodicamente as movimentações, a equipe identifica padrões e tendências de inadimplência, atuando de forma personalizada em cada caso (com o envio de mensagens, lembretes e comunicações sobre prazos e vencimentos, por exemplo).
Quais os tipos de conciliação financeira?
Como falamos logo no início deste artigo, a conciliação envolve a gestão de diferentes meios de pagamento. Por isso, podemos afirmar que existem técnicas para a checagem de informações em cada um deles.
Abaixo, mostramos quais os principais tipos de conciliação financeira e suas características.
- conciliação financeira de cartão de crédito: aqui, sua empresa deve conferir se os dados que constam no registro de vendas são compatíveis com as informações transmitidas pelas operadoras das maquininhas de cartão;
- conciliação de boleto: neste caso, o processo é feito por meio da baixa dos boletos pagos, vencidos ou cancelados. Vale lembrar que um boleto emitido não significa uma venda feita, e sim uma intenção de compra por parte do cliente;
- conciliação bancária: compara as contas envolvidas nas operações considerando os pagamentos e os recebimentos com verificação dos valores em movimento nos bancos e nas instituições financeiras;
- conciliação de vendas via pix: neste caso, a conferência pode ocorrer com a análise do extrato bancário (para empresas que trabalham com a modalidade convencional, com chaves de pagamento), ou via sistema, caso use recursos como o Pix Cobrança.
Quando fazer a conciliação financeira?
A conciliação financeira deve ser realizada periodicamente. A frequência das análises depende da estrutura do negócio, volume de vendas, meios de pagamento usados, entre outros fatores.
O ideal, entretanto, é que os intervalos não sejam grandes o suficiente para que as movimentações se acumulem, tornando a verificação mais complexa e sujeita a erros.
Há empresas que, diariamente, fazem a conferência das operações, evitando, assim, o excesso de movimentações sem checagem e impedindo que o tempo dificulte a reparação de divergências.
Como fazer a conciliação financeira?
Fazer a conciliação financeira é relativamente simples, mas requer atenção e minúcia por parte do time responsável. Vale reforçar que o tipo de conciliação interfere no processo, mas, em geral, as etapas se dividem em:
- verificação da movimentação da empresa a partir de extratos bancários e demais contas a receber (como operações em cartões de crédito e outras modalidades de pagamento a prazo);
- inserção das operações de saída de recursos (contas a pagar);
- avaliação, balanço e checagem do saldo final (positivo ou negativo), levando em consideração o valor inicial disponibilizado na conta;
- caso haja algum ponto de atenção, é preciso identificar o motivo da diferença e apurar o ocorrido junto aos mediadores envolvidos (instituições bancárias e financeiras e operadoras de maquininhas de cartão).
Por que automatizar a conciliação financeira?
Conferir diariamente (e manualmente) todas as operações, entradas e saídas da empresa pode ser desgastante e complexo até mesmo para pequenos negócios, concorda? Em empresas de médio e grande porte, então, a tarefa pode se tornar um verdadeiro desafio!
Para evitar que a conciliação financeira desgaste a equipe, esteja sujeita a erros e prejudique a produtividade do time, que tal investir em automatização?
A alternativa, neste caso, é usar um bom sistema para centralizar o processo, como a iugu, plataforma completa de serviços financeiros para gestão de caixa e automatização de meios de pagamento. Com ela, sua equipe pode:
- fazer conciliação financeira de forma automática com acompanhamento por meio de relatórios completos de toda a movimentação de valores;
- gerir cobranças recorrentes e vendas avulsas automaticamente e por meio de um dashboard completo;
- gerenciar operações financeiras de negócio online (cobrança, pagamento de comissões e split de pagamento);
- ativar automações financeira (cobrança e emissão de pagamentos) — capazes de reduzir erros humanos, custos, inadimplência (por conta dos lembretes automáticos de vencimento da fatura);
- integrar o sistema com outras ferramentas usadas, como aplicativos, lojas online e sistemas próprios, a partir de uma API de pagamento online;
- emitir boletos com facilidade, segurança e baixo custo;
- enviar e-mails automáticos personalizados com a marca para alertar os clientes sobre faturas e assinaturas.
Agora sim, você sabe a importância da conciliação financeira e da automatização do processo, tornando-o menos custoso para o time e mais efetivo para a sua empresa.
Que tal se aprofundar um pouco mais no tema e na solução da iugu para conciliações?
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Escrito em 13 de Novembro de 2018 por
Maria Carolina Rosa
Mestra em Letras e com experiência em estratégia de conteúdo, a profissional em seu foco no mercado B2B. Já tendo passado por diversos segmentos, hoje se especializa em conteúdos voltados ao mercado financeiro.