A gestão de faturas e cobranças é um ponto delicado para a administração das empresas, que precisam fazer isso de maneira organizada. Erros nos cálculos prejudicam a imagem corporativa e estremecem a relação com o cliente. Para evitar problemas, recomendo a adoção de ferramentas como o billing.

Você já ouviu falar nesse termo? Neste post vou explicar para você o que é billing e por que vale a pena terceirizá-lo. Se você quer tornar o sistema de cobrança da sua empresa mais prático e diminuir os erros, continue a leitura!

O que é billing?

Billing é um sistema de cobrança que gera e controla faturas de maneira automática, otimizando o tempo do setor responsável. É bastante usado por empresas de TV a cabo, internet e telefonia, por exemplo.

Esse sistema garante que o cliente receberá a fatura no momento certo, com os valores corretos a serem pagos. A tecnologia também identifica os clientes inadimplentes, para que o setor de cobrança aplique o fluxo previsto.

Com a aplicação do billing também é possível padronizar os processos e centralizar o controle das informações, tornando o sistema muito mais confiável e fornecendo dados importantes que ajudam a deixar o atendimento mais personalizado.

Qual a importância desse cuidado financeiro para a empresa?

Contas de consumo baseiam-se no cálculo dos dias em que o serviço foi usufruído. Mudanças no pacote contratado e falhas no fornecimento influenciam o valor, assim como atrasos no acerto.

Todos esses fatores, aliados a um alto volume de clientes, aumenta muito a margem de erros na cobrança. Esses erros, além de sobrecarregarem o SAC da empresa, podem levar a um grande índice de reclamações em sites e órgãos externos, até o cancelamento de contrato.

Consegue imaginar como isso é prejudicial? Contar com a automatização dos cálculos e da geração das faturas é a melhor maneira de evitar problemas maiores e manter um bom relacionamento com os clientes.

Por que terceirizar esse serviço?

Acredito que você já entendeu como o billing é importante, afinal, as empresas já contam com sistemas automatizados — e claro que o cálculo das faturas não ficaria de fora. Mas temos outro aspecto importante para tratar: vale a pena terceirizar esse serviço, em vez de executá-lo dentro da empresa.

O fato de que o billing lida com informações sensíveis dos consumidores e de que é responsável por uma parte essencial da saúde financeira da empresa ― as contas a receber ― aumenta a necessidade de passar esse trabalho para um parceiro externo.

Parece contraditório para você? Vou explicar por que essa decisão é a mais indicada.

Redução dos gastos com equipe

Ao realizar o controle do billing dentro da empresa, você encontra duas situações: ou precisa que os funcionários da equipe do financeiro façam esse controle, sobrecarregando essas pessoas, ou contrata um time para cuidar apenas disso e arca com os gastos de contratação, salários, benefícios e treinamento desses profissionais.

Com a terceirização do billing, você pode contar com pessoas especializadas nesse tipo de trabalho, que já têm as ferramentas e o treinamento necessário para cuidar das faturas dos seus clientes.

Cuidados com a segurança

Para quem trabalha com dados de cliente, os cuidados contra o vazamento de informações e também para evitar as fraudes são essenciais. Embora você tenha uma equipe muito competente de TI e boas tecnologias, as empresas terceirizadas já contam com toda a experiência e infraestrutura necessários para lidar com esses tipos de dados sem problemas.

Aumento do foco e do controle no serviço

Cuidar de um assunto tão complexo quanto as contas dos seus consumidores pode custar muito tempo e energia. Se você conseguir delegar esse trabalho, pode cuidar com muito mais afinco de outros aspectos, como fortalecer o relacionamento com o cliente, oferecer um serviço de mais qualidade e humanizar o atendimento, apenas para citar alguns.

Mudanças constantes do setor

Como em qualquer nuance de um negócio, as dinâmicas de cobrança também sofrem mudanças constantes, tanto em políticas como em tecnologias. Como lidar com esse fluxo de informações e manter-se atualizado?

Ao contratar uma empresa apenas para cuidar do billing da sua corporação, você pode ficar despreocupado. Os especialistas já estão imersos nessa realidade e são capazes de promover essas atualizações para você, sem maiores complicações.

O que considerar ao contratar uma solução de billing?

Existem alguns softwares no mercado capazes de realizar esse trabalho e ajudar o empreendedor a estruturar um sistema de cobrança, assim como empresas que cuidam especialmente disso.

O que levar em consideração na hora de contratar esse parceiro? Destaquei aqui alguns pontos que vão ajudar nessa escolha.

Integração com outras funcionalidades

Para que o sistema contribua para o registro de informações no cadastro, é preciso que ele apresente uma integração com ERPs e sistemas próprios da empresa.

Além disso, se ele puder ser conjugado com outros aplicativos e lojas online, aumenta as possibilidades de uso.

Flexibilidade nas formas de pagamento

Quanto mais opções de pagamento você oferecer ao cliente, menor a possibilidade de inadimplência. Cheque se o sistema que você está consultando permite o pagamento online e o parcelamento por cartão de crédito.

Cobrança automatizada

Se a empresa fornecedora do sistema de billing for capaz de fazer a cobrança dos clientes para você, melhor ainda! Assim, além de economizar com equipes e treinamentos, você conta com pessoas já especializadas para esse trabalho, preservando o relacionamento com o consumidor.

Clientes conhecidos no mercado

Tenho certeza que você vê diversas empresas surgindo a todo momento — e todas prometem resolver o seu problema. Uma boa maneira de atestar a seriedade das marcas é checar os clientes que são ou já foram atendidos por ela.

Dê uma olhada em quem já trabalhou com o fornecedor que você está pesquisando e cheque se são empresas fortes e conhecidas pelo mercado.

Agora que você entendeu o que é billing e por que vale a pena contar com uma empresa parceira para cuidar da confecção e gestão das faturas, que tal considerar essa terceirização? Aqui na iugu oferecemos ferramentas inteligentes para intermediar os pagamentos, fazer as cobranças e resolver esse problema para você.

Se interessou? Entre em contato conosco e conheça de perto as nossas soluções!