computador de mesa com sistema de cobrança

Como escolher um sistema de cobranças para empresas contábeis?

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Uma empresa de contabilidade tem a missão de medir os resultados financeiros dos clientes analisando o desempenho de todas as contas e transações realizadas em um determinado período, para apresentar um diagnóstico concreto de lucro ou prejuízo.

Para acompanhar e apurar o movimento numérico das diversas contas e emitir os relatórios gerenciais em prazos hábeis, disciplina e controle são características fundamentais, pois essa é uma prestação de serviços que não admite erros em suas previsões.

Saiba, neste post, como um sistema de cobrança pode ajudar nos processos internos da sua empresa permitindo que o time administre melhor o tempo e concentre todas as atenções na atividade-fim da empresa — a contabilização das contas de clientes.

Use o sistema de cobrança como estratégia de negócio

Se os contratos da sua empresa são de longos períodos, com pagamentos efetuados por meio de mensalidades determinadas pelo pacote de serviços oferecidos está atuando no modelo de recorrência.

O contrato prevê o cumprimento de um acordo que pode ser suspenso a qualquer momento por uma das partes. Entendemos que, assim como os seus clientes, também a sua empresa precisa de um acompanhamento da carteira e possível inadimplência.

Embora o seu cliente saiba que ao deixar de efetuar o pagamento terá os serviços suspensos temporariamente, pode ser que em algum momento, por descontrole ou desequilíbrio financeiro, deixe de arcar com a responsabilidade.

A melhor forma de identificar uma inadimplência com mais rapidez e realizar a abordagem mais bem direcionada é contar com um sistema de automação em pagamento que faça isso por você e ainda execute automaticamente as ações de resgate da receita.

Os planos de expansão, com prospecção e captação de novos clientes, aumento da produtividade e da rentabilidade devem ser amparados por um sistema que comporte de forma eficiente a crescente das vendas recorrentes proporcionando uma melhor gestão financeira.

Saiba o que considerar na escolha do sistema de cobrança

Antes de qualquer decisão sobre a contratação de um sistema, elenque todos os pontos fracos e os fortes do seu negócio. Tenha em mãos um planejamento financeiro consistente que englobe o crescimento em médio e longo prazo, assim como, o investimento em recursos.

Entenda as necessidades da sua empresa

Pressupondo que a sua carteira de clientes é variada e que cada um dos seus contratos conta com, pelo menos, uma cláusula diferenciada, pense que o sistema precisa ser abrangente, mas que acima de tudo seja de fácil entendimento e manuseio.

Volte os olhos para as dificuldades de gestão enfrentadas por você ou qualquer funcionário da sua empresa e identifique o que pode ser alterado de imediato adequando a visão de um novo sistema como recurso de utilidade e facilitação.

O desenvolvimento do negócio deve encontrar desafios naturais de mercado e concorrência sobre a excelência técnica e não em função de falhas em processos simples, mas que resvalam no cliente.

Se você deseja aumentar a previsibilidade de receita da empresa, um sistema de gestão de cobrança ajudará nessa questão. Com o relatório de títulos de clientes e respectivas datas de vencimento disponível para análise será possível alimentar o fluxo de caixa com mais eficiência e chance de acerto.

Alguns passos de melhoria e investimento dependem dessa prévia de receita e ao conhecer o comportamento de pagamento de cada cliente, você saberá se pode contar com a quitação em dia, ainda que precise considerar uma possível inadimplência.

Contratar serviço de abrangência

Normalmente, quando as empresas estão cogitando contratar um serviço de abrangência, é recomendável repensar a missão, a visão e os valores que representam a razão de existência corporativa.

Redesenhar a cultura organizacional introduz no mercado a ideia que a empresa deseja passar sobre sua conduta. Não deixe de envolver todos os profissionais incentivando o engajamento contínuo em tudo que disser respeito aos rumos da empresa.

Criar mecanismos motivacionais e aproveitar as habilidades e competências de cada um amparam o discurso de atendimento pautado nas necessidades do cliente, que você, certamente, divulgará nas ações de marketing.

Ao implantar um sistema de cobrança é preciso deixar claro que a intenção não é de substituição por soluções tecnológicas e sim melhorar os processos e dar suporte ao trabalho humano em uma realidade modernizada. Assim você evitará aquele burburinho tão prejudicial para a comunicação interna e relações interpessoais.

Conheça as funções do software de cobrança

A inovação tecnológica está presente em situações simples do dia a dia e, levando em conta o aumento do rendimento de muitas empresas e pessoas, se tornou forte aliada na corrida pela vantagem competitiva.

Em muitos segmentos não é mais possível executar atividades e procedimentos de uma forma manual, pois a transformação digital tratou de eliminar os gargalos de operação, como o alto volume de papel, por exemplo, e partiu direto para a inclusão de dados e sistema.

O conhecimento prévio e domínio das funcionalidades do sistema aumentam a percepção sobre a eficiência do produto para atender às necessidades da sua empresa e de como poderá ajudar à prestação de serviços ao cliente.

O sistema deve disponibilizar funções que, quando parametrizadas, realizam cobranças periódicas para clientes inadimplentes, com elaboração de propostas de negociação para pagamento, além do cálculo de juros, multas ou descontos em proporções diferentes.

Emissão de relatório

A emissão dos relatórios com a confirmação de pagamento ou histórico de clientes e gerenciamento da inadimplência são pontos altos da relação entre você e a empresa contratada e evitam o transtorno de cobranças indevidas a clientes que jamais estiveram com um título em aberto.

Quanto mais for possível enxergar e mapear a conduta do cliente em relação aos pagamentos, mais fácil será a adoção de estratégias de ações preventivas para evitar que ele se torne um inadimplente e com isso gere desgaste com as ações corretivas; nesse caso, as cobranças.

Aquele tempo perdido na procura de informações para agrupar e tornar relatório é eliminado com a parametrização de sistema para gerar relatórios automáticos com um ou mais cliques.

Perceba que ao encontrar soluções para a sua própria empresa estará, inclusive, auxiliando os clientes; seu trabalho é cuidar para que a saúde financeira dos clientes esteja em dia.

Ao detectar o não cumprimento dos prazos de pagamento, poderá verificar os motivos de atraso e, assim, apontar ações de melhoria e rentabilização para arcar com as despesas correspondentes.

Opte por um software que disponibilize meios variados de pagamento e flexibilize a escolha do cliente. Com os débitos podendo ser quitados por cartão de crédito, boleto ou débito em conta. Veja como funciona.

Boleto bancário

Grande parte da clientela prefere realizar os pagamentos por meio do boleto bancário e essa é uma facilidade também para a sua empresa. Com a obrigatoriedade de registro das cobranças, o processo só poderá ser mais simplificado e eficiente, tendo em vista que toda a comunicação, com o cliente e com o banco, se dará por meio digital.

A vantagem do boleto é que enquanto o pagamento não for identificado seu sistema poderá suspender alguns ou todo o serviço de consulta do cliente; por exemplo, condicionando a liberação ao pagamento. Essa é uma informação que pode inclusive constar no campo e observação do boleto.

Cartão de crédito

Muitas empresas utilizam o cartão de crédito corporativo e encontram vantagens em efetuar os pagamentos por ele. A fatura é mensal e reúne todo o movimento do período , o que é bom, uma vez que facilita o controle financeiro.

Para você o impacto será o mesmo de outra forma de pagamento (ao contratar uma empresa intermediadora, ela mesma fará a negociação de tarifas junto aos bancos e operadoras de cartão), com o diferencial de oferecer ao cliente mais uma opção. O pagamento via cartão de crédito é sinônimo de garantia de recebimento.

Débito automático em conta-corrente

Modalidade pouco utilizada, mas que pode ser uma preferência para alguns clientes; portanto, disponibilizá-la é demonstrar seu interesse em atender a todos os perfis de clientes sem distinção.

Um bom sistema também deve estar preparado para reconhecer esse tipo de pagamento ao detectar os dados bancários da conta emissora e assim proceder a baixa do título. Há clientes que optam pelo débito automático para não correr o risco de ficar sem o serviço.

O importante é saber que, independentemente da forma como o pagamento será realizado, o controle permanece o mesmo. A variação ficará por conta apenas da interação com as instituições fornecedoras de cada um deles, mas isso, uma empresa com expertise no mercado sabe muito bem como conduzir.

Mais um critério de decisão é saber se a plataforma oferece multicanais de comunicação e atendimento, como envio de mensagens SMS, chats para dúvidas, autoatendimento, entre outros. São facilidades a considerar para utilização no dia a dia.

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Por fim, analise nas propostas, se consta a possibilidade de integração com o sistema do cliente. São tantos documentos físicos tramitando todos os meses entre as empresas, que ficaria mais fácil contar com um recurso eficiente de troca de informações contábeis de forma sistêmica.

Estude se o software garante a segurança das informações

A informação dentro de uma empresa de contabilidade é tratada como preciosidade, pois é dela que se extrai o trabalho de análise dos resultados conquistados no mês de exercício. Saiba tudo sobre um software antes de fechar a parceria.

Cada cliente deverá ser tratado conforme seu histórico; não é recomendável adotar as mesmas medidas de cobrança para um cliente com atraso único e momentâneo que você adotará para aquele outro,  que todos os meses somente efetua o pagamento mediante ameaça de suspensão dos serviços, por exemplo.

Os prestadores de serviços sérios e idôneos do mercado prezam pela segurança das informações no ambiente virtual e oferecem soluções antifraude e das transações financeiras efetuadas.

Independentemente da implantação de um sistema de cobrança, o sigilo quanto às informações e dados dos clientes deve ser premissa básica para estabelecer um grau de confiabilidade.

Em se tratando de uma empresa de contabilidade, sabemos que qualquer gestor se dispõe a colocar a organização nas mãos de um contador quando percebe nele a postura de discrição e capacidade de trabalhar as informações com confidencialidade.

Estabeleça métricas

As métricas são recursos importantíssimos se você pretende implantar um sistema e utilizá-lo como base para as decisões. Mesmo que seja possível emitir relatórios com os clientes inadimplentes, somente as ações de cobrança talvez não sejam suficientes para trabalhar a retenção de clientes.

O acompanhamento de outras variáveis possibilita uma percepção mais aguçada sobre a condução tantos dos processos, quanto do relacionamento com o cliente. Tudo bem que você pode ter o melhor time de profissionais, mas se não souber direcionar o atendimento a permanência em carteira pode ser comprometida.

Com as métricas você conseguirá medir a produtividade de um período e entender o comportamento do time em relação ao negócio e o cliente e vice-versa, como o cliente interage com a sua equipe e toda a sistematização disponibilizada. Conheça as métricas mais utilizadas no mercado.

CAC — Custo de Aquisição por Cliente

Quanto você precisou desembolsar para captar os clientes cadastrados atualmente na carteira? Com esse número nas mãos faça a divisão pelo número de contratos fechados em um período para analisar se estão em equilíbrio com alguma meta estabelecida.

Churn Rate — Taxa de Cancelamento

Quantos cancelamentos de contrato ocorreram e quais foram os motivos que levaram os clientes a tomar essa decisão? De tempos em tempos, submeter a empresa a essa análise ajuda a medir o volume de perdas e as necessidades de intervenção nos procedimentos.

Customer Lifetime — Tempo de vida do cliente

Como anda o grau de satisfação dos clientes como os serviços prestados pela sua empresa e também com time designado para atendimento? Ter um cliente ativo e consumindo o que sua empresa oferece é sinal de contentamento, mas uma manobra simples de mudança de profissionais, por exemplo, pode deixá-lo ainda mais satisfeito.

MRR – Receita Recorrente Mensal

Ao centralizar todas as informações em uma só base de dados, o número de contratos ativos surgirá quase que instantaneamente em sua tela, o que proporciona conforto para tomar decisões que exigem um somatório imediato da receita prevista para certo momento.

Ticket Médio

Uma métrica importantíssima para o seu negócio. Uma empresa de contabilidade com  um mix de serviços robusto, dependendo do porte e do segmento do cliente, procura pelo suporte que melhor assegure a medição dos resultados citada no início deste post.

Fique atento à evolução dos clientes no mercado para oferecer ainda mais serviços, aumentando o ticket médio. Não permita que um cliente saia da sua carteira em busca de serviços que sua empresa pode ofertar e por falta de análise e acompanhamento deixou de oferecer e agregar.

Analise a relação custo-benefício

Depois de detectar as necessidades da sua empresa, como funciona o software e o sistema de segurança proposto por ele, chegou a hora de saber se o investimento valerá a pena para o volume de demandas que existem em sua empresa.

Você não pode levar em conta apenas o preço que pagará pela aquisição do sistema de cobrança, mas o benefício que a automação oferecerá para o dia a dia, como:

  • redução de custo com mão de obra;
  • melhor administração tempo dedicado a tarefas operacionais;
  • gestão financeira com controle de receitas e despesas;
  • cobrança automática;
  • redução de falhas e ações de cobranças indevidas.

Com uma boa solução de automação, desde que cadastrado os clientes e todas as informações referentes ao seu contrato, as cobranças indevidas se tornarão praticamente nulas, pois não será mais necessário o controle e baixa manual de um título em aberto, com o risco de algum passar despercebido.

Observe se o software possibilita o armazenamento em nuvem

Você pode estar pensando que terá que investir em equipamento de grande potencial tecnológico para comportar o sistema e tudo que ele é capaz de oferecer. Pode ser que não haja nem espaço físico e nem verba suficiente para o investimento.

Se o software oferecer possibilidade para o armazenamento em nuvem, ao contratar o serviço você poderá implantar essa facilidade com custo mais reduzido e total controle sobre o acesso e gerenciamento das informações nele contidas.

Não será necessário ter um servidor e instalar o programa dentro do seu espaço físico. Com o SaaS, ferramenta de armazenamento em nuvem, os gastos com licença de uso de software, instalação, manutenção e equipamento específico serão despesas com as quais você não precisará se preocupar.

O modelo SaaS permite que você redirecione profissionais para atividades de maior fluxo e demanda, com melhor aproveitamento da mão de obra dentro do escritório. Não se preocupe, pois, esse modelo de serviço disponibiliza funcionalidades eficientes mesmo com acesso por nuvem, como:

  • gestão contratual;
  • programação de débito na conta quando solicitado pelo cliente;
  • bloqueio de serviços para inadimplentes;
  • emissão automática de boleto e 2ª via, cálculo de juros e mora;
  • indicador das taxas de churn (cancelamento realizado pelo cliente);
  • parametrização de relatórios.

Verifique a disponibilidade de integração

Avalie também se o software oferece suporte para a integração entre os departamentos e também com outras soluções para que as informações sejam centralizadas e localizadas em tempo real tanto para a pesquisa de dados, quanto para a operacionalização dos processos.

Não adianta adquirir um sistema que iniba a integração operacional dentro da sua empresa, pois, os dados descentralizados tendem a gerar retrabalho quando você ou qualquer membro da sua equipe tiver que acessar múltiplas telas para coletar informações de um mesmo cliente.

Se o fornecedor oferecer na proposta comercial a integração via API (Application Programming Interface), saiba que todos os processos da sua empresa poderão ser direcionados para a mesma plataforma de acesso, pois esse é o objetivo da solução: fazer a ponte entre sistemas diversos.

automação deve servir para minimizar os problemas e facilitar a rotina diária, tornando uma ferramenta aliada e benéfica, aprimorando os fluxos de trabalho e finança com agilidade e praticidade, e promovendo uma comodidade ainda experimentada devido aos processos manuais.

Outro fator relevante que você deve considerar na hora de contratar uma empresa é o sistema permitir baixa automática dos títulos em aberto, e assim facilitar a conciliação financeira. Contrate uma empresa que negocie para você

Estude o suporte do produto

Não abra mão da comodidade de recorrer ao suporte técnico a qualquer momento em que o sistema apresentar algum aspecto de dúvidas ou falha produtiva.

Empresas que oferecem um sistema completo de gestão de pagamento e cobrança, disponibilizam times especialistas para cuidar do seu sistema. Devem ser profissionais com conhecimento abrangente e técnico para tirar dúvidas e apresentar soluções para situações atípicas e personalizadas.

Certifique-se, antes de fechar qualquer parceria, qual tipo de suporte o fornecedor está disposto a oferecer para auxiliar desde a implantação, migração de dados, adequação e adaptação de todos da sua empresa.

Tenha o cuidado de garantir que, em caso de falha, o suporte seja dado em tempo suficiente para não impactar a relação da sua empresa com os clientes, principalmente se houver uma integração entre as bases de dados.

Potencialize o negócio com um sistema robusto e integrado

Todo sistema de cobrança deve ser analisado levando em conta a satisfação e boa experiência do cliente. Uma empresa de contabilidade pelo tipo de serviço, deve primar pela transparência cuidando com zelo dos recursos financeiros dos seus clientes.

Também, ao disponibilizar uma plataforma de pagamento com sistema de cobrança, sua empresa imprimirá maior autoridade sobre os processos financeiros e poderá ganhar visibilidade no mercado exatamente por essa postura.

O interesse em evitar o comportamento inadimplente do cliente aumenta a responsabilidade em atuar de forma certeira no mercado em relação aos processos internos e eliminação das cobranças indevidas.

Um bom sistema precisa ser robusto, flexível e intuitivo com navegação interativa e facilidades de operação. Essas características potencializam o negócio e um bom fornecedor não medirá esforços para causar a melhor impressão sobre a excelência e a qualidade do produto.

Contratar um parceiro que entenda essa necessidade e oferte soluções personalizadas de sistema de cobrança, integradas aos interesses mútuos, permitirá melhor engajamento e fluidez econômica já que terá que se preocupar em manter e aumentar a carteira de clientes além dos serviços especializados de contabilidade.

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