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Você, que está à frente de um negócio, sabe que o mercado provoca oscilações econômicas que costumam atingir vários segmentos ao mesmo tempo. Um risco iminente de inadimplência pode surgir e você precisar adotar procedimentos como a régua de cobrança, por exemplo.

Essa é uma excelente estratégia para padronizar a gestão de cobrança e criar um pacote de ações que visam o acompanhamento dos débitos, o comportamento de pagamento do cliente, assim, como a redução da inadimplência.

Conheça neste post o conceito e a importância dessa ferramenta de automação e o quanto ela pode ser útil, pois, estabelece um padrão institucional de cobrança e uma visualização amparada em dados reais, para que cobranças indevidas não sejam efetuadas.

O que é a régua de cobrança?

Basicamente trata-se de uma ferramenta que determinará de que forma sua empresa fará a cobrança de clientes inadimplentes. Ela é utilizada para mapear todo o cenário de títulos em aberto e quais serão as medidas adotadas para reaver os valores devidos.

Existem diversas formas brandas de cobrança — envio da segunda via, notificação por e-mail ou SMS, lembrete antes do vencimento — que podem ser implementadas antes de ações mais agressivas e contundentes.

A régua de cobrança possibilita que, para cada cliente, de acordo com o perfil do contrato e também do histórico de adimplência, sejam aplicados critérios diferenciados levando em conta a gravidade dos casos analisados.

Você poderá, por exemplo, definir apenas as abordagens mais brandas para um grupo de clientes ou intensificar as cobranças — ligações pontuais, suspensão dos serviços ou envio dos produtos, protesto do título — para aqueles grupos de clientes mais resistentes ao diálogo e cumprimento do acordo.

Qual é a importância do recurso para a gestão de cobrança?

O bom faturamento de uma empresa depende de a receita figurar no fluxo de caixa no período previsto. Quando isso não acontece, o pagamento das despesas fica automaticamente comprometido acarretando um caixa negativo e grande dor de cabeça.

A régua de cobrança tem como função prever, dentro do panorama de débitos, um resultado positivo de recebimentos e o efeito que cada critério provoca ao ser colocado em prática.

A ferramenta demonstra a eficácia de uma abordagem e se será necessário uma alteração no procedimento. A maior importância está em municiar a equipe de cobrança de informações para que se receba a maior quantidade de títulos devidos possível.

Como a régua de cobrança pode ajudar na redução da inadimplência?

A palavra de ordem dessa ferramenta é otimização. Quando utilizada, todos os passos da operação serão mais bem visualizados para facilitar o trabalho de cobrança, com chances reais de recebimento. Ao incluir o recurso na política de cobrança, alguns benefícios serão rapidamente percebidos.

Auxiliar na prevenção de esquecimentos

Sua empresa está com um número preocupante de inadimplentes e você tem uma equipe reduzida para dar conta de efetuar as cobranças em tempo hábil. Essa é uma situação recorrente em muitas empresas, que muitas vezes estão preparadas para as vendas, com equipes robustas, mas sofre na hora de lidar com a inadimplência.

Esse volume pode saturar o trabalho de controle da equipe de cobrança e gerar o risco de algum título ficar esquecido. Esse é um dos diferenciais quando se pode contar com a régua de cobrança — há um alerta automático quando um título entrar em atraso de pagamento.

Deixar a cobrança mais profissional

Como há um trabalho automatizado e sistêmico na implantação da régua, aquelas cobranças humanizadas e pautadas nas verificações manuais deixarão de existir para dar lugar aos relatórios de inadimplência com detalhes dos débitos.

Os clientes serão notificados formal e institucionalmente, com mensagens padronizadas e orientações de como efetuar a quitação dos débitos para não sofrer penalizações mais abrangentes.

Facilitar o recebimento

Ao desenhar o percurso da gestão de cobrança diante da inadimplência, sua empresa poderá se beneficiar com um comportamento positivo do cliente. As notificações brandas e amigáveis dão margem para a quitação imediata a fim de evitar maiores transtornos.

Como criar uma régua de cobrança?

As três principais formas de pagamentos — boleto bancário, cartão de crédito, depósito online — devem ser a mira da régua de cobrança e para cada uma delas há procedimentos específicos para garantir a efetividade. Saiba como!

Para boletos bancários

A maioria dos clientes estabelece um período X para pagamentos das contas. Isso porque o fluxo de caixa tem maior giro de acordo com o ciclo de recebimentos, o que depende da fonte de renda, mas, normalmente, configura entre os dias 05 e 15 de cada mês.

Se o cliente não escolher a data de pagamento evite maiores transtornos, faça uma sugestão e estabeleça antecipadamente a cobrança dentro desse período e envie o boleto o quanto antes. Como prevenção dos atrasos emita lembretes com dois dias de antecedência ao vencimento.

Se for um cliente com controle deficiente ficará agradecido por não pagar juros ou multa em função do esquecimento. Mas, caso seja um cliente com intenção duvidosa, saberá desde o início que sua empresa dispõe de um sistema de automação que jamais deixará o descuido passar despercebido.

Parametrize o sistema para a repetição da cobrança a cada 5 ou 7 dias corridos, com avisos de que, caso o retorno não se conclua no prazo final, a prestação de serviços estará suspensa. Ao final, não surtindo mesmo efeito, não há outro caminho, que não o judicial.

Para cartão de crédito

Os cartões de créditos são regidos por limites e não raro vemos clientes com problemas por ter estourado a margem permitida comprometendo o saldo e os pagamentos recorrentes.

Outro aspecto também possível é o cartão do cliente estar vencido e ele precise ser notificado sobre a pendência, para tomar providências e encontrar um novo meio de pagamento até que a situação esteja regularizada.

As regras de cobrança para cartão de créditos estão previstas nas operadoras e bancos emissores. Antes de estabelecer a régua para essa modalidade consulte o que pode ser abordado. Atente ao fato de que uma cobrança indevida pode acarretar ação reversa do cliente, reclamando direitos, por algum tipo de dano.

Para depósito ou transferência

Nessa forma de pagamento será difícil receber os valores correspondentes a juros e multas com o principal. O cliente conseguirá inserir o valor do pagamento e com isso deixar essas tarifas de fora.

Os passos podem ser similares aos do boleto, mas é preciso deixar claro nas regras de adesão inicial que será permitido a cobrança dos jutos e multas na fatura do mês posterior ao atraso. Dessa forma, mesmo que o cliente preencha o valor, você arcará com um prejuízo apenas momentâneo.

A inadimplência é um pesadelo para a gestão financeira de uma empresa, mas, não é possível fugir dela o tempo todo. O que se deve fazer é criar mecanismos de defesa antes que se torne um problema gigantesco e sem solução. Mantenha um diálogo transparente negociando com firmeza, mas dando ao cliente a oportunidade de voltar ao grupo dos adimplentes.

O que você achou deste conteúdo sobre a régua de cobrança? Percebeu que com ações sutis de cobrança é possível inibir esse tipo de transtorno? Que tal compartilhar este texto nas suas redes sociais para que outras pessoas interessadas também tenham acesso a ele?

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