Toda vez que você recebe o pagamento de um cliente, você realiza um processo financeiro.
Já pensou descobrir um jeito de fazer esse processo de pagamento dos clientes acontecer mais depressa, com menos falhas e devoluções e se realizar mais vezes em intervalos de tempo menores?
Seria ótimo, não? Um sonho! Receber cada vez mais e mais vezes!
E se eu te dissesse que além de descobrir como fazer isso, você ainda pudesse aprimorar esse processo continuamente, para que ele se tornasse ainda mais rápido e acontecesse ainda mais vezes em um intervalo de tempo cada vez menor?
Ficou interessado?
Ótimo! Porque, neste post, você descobrir o que é o mapeamento de processos financeiros e como essa prática pode mostrar para você o caminho certo para aumentar a lucratividade de uma empresa!
Como fazer o mapeamento de processos financeiros em 10 passos
Processos são sequências de atividades que se repetem em uma empresa com o objetivo de gerar valor para o negócio e entregar valor para um cliente final, ao longo de uma cadeia de processos.
Processos financeiros são aqueles que envolvem valores monetários em seu negócio. Veja como fazer seu mapeamento e melhoria contínua.
Confira 10 passos para o mapeamento de processos financeiros
1- Analise o processo atual
O mapeamento do processo acontece duas vezes. Na primeira, você faz o mapeamento do processo financeiro como ele é realizado hoje em sua empresa.
Depois, você faz o mapeamento de um processo otimizado.
Veja, a seguir, os elementos que você deve descobrir ao fazer o mapeamento de um processo financeiro (ou qualquer outro tipo de processo). Normalmente o documento que retrata isso é um fluxograma.
2- Defina eventos de início e término
Todo processo se inicia com um evento. Por exemplo: o recebimento de um pagamento em um e-commerce se inicia com o clique do cliente no botão “comprar” de sua loja virtual, passa por uma série de etapas (como aprovação do pagamento e emissão da nota fiscal) e termina de uma forma específica.
Em algumas empresas é enviado um e-mail de agradecimento pela compra ao cliente, assim que o recebimento foi concluído. Esse seria o evento de término, nesse caso.
3- Determine os responsáveis para cada tarefa
Quem vai fazer o quê? A automação de processos não significa que nenhuma pessoa se envolve mais na operação. Sempre haverá tarefas manuais. Assim, é preciso definir os cargos ou departamentos responsáveis pelas tarefas.
Digamos que um boleto não foi pago na data. O sistema pode enviar um aviso automático de atraso, mas e depois disso? Quem deve ligar para o cliente? Quem vai acionar uma empresa terceirizada de cobrança? Qual será essa empresa? E assim por diante.
4- Defina regras para tomada de decisão
Quanto tempo depois do envio do lembrete automático será feito o telefonema de cobrança? Sempre se cobrará multa por atraso? Quantas tentativas de ligar para a pessoa devem ser realizadas antes acionar a empresa de cobrança?
Defina regras para tomada de decisão em seus processos e facilite a vida de seus colaboradores. Isto é: padronize os procedimentos!
5- Procure oportunidades de melhoria
Depois que tiver estruturado o processo como ele é, analise a cadeia de tarefas e procure por atrasos, desperdícios, gargalos ou etapas onde ocorrem muitos erros.
Em seguida, pense em como o processo poderia ser redefinido para evitar tudo isso,
6- Desenhe o novo processo melhorado
Descobriu como melhorar algumas etapas do processo? Então desenhe o novo fluxograma do processo, indicando os elementos citados acima. Assim, todos os envolvidos saberão o que deve ser feito, de que maneira, quando e por quem.
7- Determine indicadores de desempenho
Indicadores de desempenho são índices numéricos que determinam se seu processo está ocorrendo dentro do padrão esperado.
Por exemplo: índice de lucratividade de sua empresa, número de pagamentos não autorizados, tempo médio de recebimento etc.
Assim, analisando esses números, você saberá se seus processos estão indo no caminho que você deseja.
8- Teste o novo processo melhorado
Com o fluxograma do processo pronto, treine seus colaboradores e ponha a operação para funcionar. Acompanhe os indicadores de desempenho e verifique se a s mudanças realmente foram positivas como você esperava.
9- Ajuste o processo
Caso os indicadores não apontem melhorias de desempenho, faça ajustes para que isso aconteça. E caso as melhorias se revelem positivas, adote os novos procedimentos como padrão.
10- Meça e melhore continuamente
O objetivo do mapeamento de processos financeiros e sua automação é levar à melhoria contínua. Isto é: sempre que um novo processo é mapeado e colocado em operação, depois de algum tempo se analisam os indicadores de desempenho e se verifica se ele não poderia ficar ainda melhor.
É um ciclo de otimização contínua de tudo que se faz em sua empresa, em busca da máxima eficiência e, por consequência, da máxima lucratividade.
Dê uma olhada neste vídeo da iugu, ele tem mais dicas sobre mapeamento de processos financeiros:
Mapeamento de processos dominado?
O mapeamento e automação de processos pode parecer trabalhoso, mas se você for auxiliado pelos softwares certos, isso se torna muito mais ágil do que você imagina.
E como os resultados são muito favoráveis ao negócio, vale a pena introduzir essa prática em sua empresa.
Afinal, quem não quer lucrar cada vez mais, continuamente?
Depois de ter mapeado e dominado todos os processos, a dica é tentar automatizar aquelas tarefas mais manuais e repetitivas. Para isso você pode contar com a ajuda do poder das APIs.
Mas caso você não tenha conhecimento técnico, pode contar com softwares de automatização como a Pluga, que já cria uma comunicação inteligente entre as APIs das ferramentas que você usa.
Olha só algumas das integrações incríveis que você pode fazer com o iugu na Pluga:
* Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga apaixonado por dados, produtividade e chocolate meio amargo.
