Malha fiscal: Saiba tudo o que você precisa para evitá-la

Um dos maiores erros dos empreendedores, em especial os de primeira viagem, é se voltar somente para a escalabilidade do negócio na busca de aumentar seus lucros. Com isso, é comum que gestores inexperientes ignorem outro aspecto importante, a organização financeira da empresa, e dentro da gestão financeira de uma empresa não pode haver espaços para problemas como a malha fiscal. 

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Uma gestão eficaz das finanças é essencial para traçar estratégias de vendas, estabelecer objetivos e reduzir os custos das operações. Esses fatores são indispensáveis para que a empresa potencialize seus resultados. Afinal, de nada adianta um super faturamento se o negócio também está perdendo dinheiro.

Sem uma gestão eficaz das finanças, isso é muito provável de acontecer. Com efeito, a organização financeira permite que os empreendedores façam o controle de caixa da empresa - identificando as entradas e saídas, prevendo gastos e despesas, além de evitar que o negócio seja pego pela malha fiscal.

Cair na malha fina da Receita Federal é, inclusive, uma das principais razões pelas quais muitas empresas fecham as portas. Você sabe o que isso significa?

A malha fiscal é a expressão utilizada para se referir ao cruzamento de informações, feito pela Receita Federal, entre os dados que ela possui e as documentações encaminhadas pelos contribuintes. Essa auditoria é feita quando o órgão recebe a declaração de Imposto de Renda, no caso da Pessoa Física, e por meio de operações anuais realizadas pela Receita, em relação à Pessoa Jurídica.

Assim, quando é encontrada alguma discrepância entre os dados declarados e os existentes no sistema da Receita, a empresa pode enfrentar alguns problemas sérios. Agora que você sabe o que é malha fiscal, acompanhe a leitura e confira como ela funciona e quais cuidados devem ser tomados.

Como funciona a malha fiscal?

A manutenção de um negócio passa por muita burocracia. Os gestores devem informar à Receita Federal todas as atividades executadas pela empresa, os rendimentos de cada operação, além das despesas do empreendimento.

Muitas empresas emitem declarações que não condizem com os dados que a Receita possui na malha de informações do seu banco de dados. Isso pode ocorrer de modo intencional, para diminuir a base de cálculo de apuração dos impostos. Mas, também pode ocorrer quando não há uma boa organização financeira.

A Receita Federal encontra as discrepâncias por meio de ferramentas tecnológicas que permitem visualizar diferentes informações tanto de pessoas físicas como jurídicas. Para as primeiras, o processo de verificação ocorre sempre que os indivíduos entregam a declaração de Imposto de Renda (IR). No caso das empresas, por sua vez, a Receita realiza operações periódicas para verificar se há informações incompatíveis.

Cada operação de malha fiscal para PJ, conduzida pela Receita Federal, apresenta um foco. Em dezembro de 2019, por exemplo, a ação foi executada com o objetivo de verificar a regularidade das empresas enquadradas no Lucro Presumido quanto ao recolhimento do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL).

Em setembro de 2020, por outro lado, a operação teve o objetivo de verificar irregularidades nas empresas que utilizam o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) para declarar suas receitas. 

Com isso, empresas que saem ilesas de uma operação, podem cair na malha fina em outra. Assim, é imprescindível estar sempre atento a todos os processos empresariais. Quando são encontradas diferenças entre os dados verificados, a Receita Federal comunica as empresas por meio do portal eCAC, onde também são entregues os documentos para a malha fiscal.

Após as  as notificações, é esperado que as pessoas físicas e jurídicas façam a regularização das divergências. E isso deve ser feito de acordo com os órgãos competentes a cada operação.

Confira, agora, mais detalhes de como é o processo para pessoas físicas e empresas.

Pessoa física

Como já foi dito aqui, a Receita Federal faz o cruzamento das informações declaradas com os dados de seu sistema e de órgãos terceiros assim que o contribuinte entrega a declaração de Imposto de Renda (IR).

Quando a operação encontra inconsistências, a pessoa “cai na malha fina” e é notificada sobre as pendências. Então, a pessoa precisa ajustar o erro, que pode ser desde a falta de documento até falhas de digitação.

A Receita Federal estabelece um prazo para que as pessoas façam as correções necessárias. Assim, a malha fina só se torna um problema, de fato, quando a inconsistência não é corrigida.

Quando isso acontece, a RF considera que não há justificativa para os erros encontrados, tornando obrigatório o pagamento do imposto não declarado, além de uma multa de 75% do valor total e juros. Além disso, enquanto a pessoa não resolver o problema, seu CPF é invalidado, o que a impede de solicitar empréstimos, utilizar cartão de crédito, entre outras coisas.

Pessoas jurídicas

As inconsistências nas declarações das pessoas jurídicas são encontradas por meio das operações da malha fina, realizadas de tempos em tempos. Geralmente, as discrepâncias estão relacionadas à prestação de contas e recolhimento de tributos. Por isso, os processos contábeis de um negócio exigem muita atenção.

Quando são encontradas essas divergências, a Receita Federal envia cartas de notificação para as pessoas responsáveis pela empresa. O documento ainda informa detalhes  sobre as diferenças encontradas e as datas do procedimento de regularização.

Quando a pessoa jurídica não corrige os erros, entretanto, ele está sujeito a autuações com multas de até 225% do valor correspondente às suas pendências. Em alguns casos, inclusive, os responsáveis podem ser acusados de sonegação fiscal.

Conseguiu entender um pouco melhor os processo?? Então, confira agora quais cuidados devem ser tomados para evitar a malha fiscal.

Cuidados para evitar a malha fiscal

Os gestores de toda empresa sempre estão envolvidos em muitas atividades e, por isso, a burocracia é, muitas vezes, deixada de lado. Assim, é comum que as declarações apresentem alguns erros, especialmente pela complexidade burocrática.

Quer evitar a malha fina? Continue a leitura e confira alguns cuidados a serem tomados quanto à transmissão de informações.

Erros de digitação

Erros de digitação são comuns em todos os contextos, mas as declarações exigem um cuidado maior. Afinal, ninguém deseja ter problemas perante a Receita Federal. Na verdade, quando os erros estão em alguma letra do nome do contribuinte ou da empresa, geralmente não há problemas.

Por outro lado, quando a Receita encontra erros no CNPJ ou no CPF, os problemas podem ser mais graves. Contudo, a situação pode ser resolvida com uma visita aos órgãos de competência.

Omitir rendimentos

A omissão de rendimentos é o principal motivo pelo qual pessoas e empresas caem na malha fina. Uma vez que essa declaração deve contemplar quaisquer tipos de renda, é comum que algumas delas sejam esquecidas.

Especialmente em uma empresa que compreende diversas atividades e processos, todas as fontes de renda devem ser identificadas e acompanhadas para que nenhum valor seja negligenciado. 

Com efeito, um erro muito comum é deixar de declarar investimentos e aplicações. A Receita Federal, entretanto, identifica essas rendas facilmente, por meio do banco de dados das corretoras, cartórios e instituições bancárias.

Preencher informações de maneira incorreta

Como todo processo burocrático, as declarações de impostos - tanto para pessoas físicas como jurídicas - são um pouco complexas. Por isso, muitas pessoas apresentam dúvidas quanto às informações solicitadas e aos termos utilizados nos documentos.

Com isso, muitas pessoas também são pegas pela malha fiscal devido a erros de preenchimento dos campos das declarações. Assim, é necessário verificar todos os dados e tirar eventuais dúvidas antes de enviar os documentos. Além disso, é imprescindível que empresas contem com profissionais qualificados para essa tarefa.

Declarar valores ilegítimos

Algumas pessoas e empresas preenchem valores ilegítimos nas declarações de renda e de faturamento do negócio para pagar menos impostos. Ainda que seja um valor pequeno, no entanto, as discrepâncias vão ser identificadas e os responsáveis vão ser pegos na malha fiscal.

Hoje, a Receita Federal conta com ferramentas tecnológicas cada vez mais sofisticadas. Assim, seu sistema consegue cruzar os dados fornecidos pelos contribuintes com as informações que possui e com dados dos sistemas de outras entidades.

Agora que você sabe os principais cuidados para evitar cair na malha fina, conheça as principais causas dos problemas fiscais.

Principais causas da malha fiscal

Entender as causas que motivam problemas de ordem fiscal é fundamental para evitar esse risco. Muitas questões podem passar despercebidas pelas pessoas, especialmente por quem não tem experiência com esses processos.

Confira, agora, o que pode levar pessoas físicas e jurídicas a caírem na malha fina.

Pessoa física

Dentre as principais causas para que uma pessoa física enfrente problemas fiscais perante a Receita Federal são:

• Omissão de renda dos dependentes;
• Declaração duplicada dos dependentes, isto é, quando as mesmas pessoas são apresentadas como dependentes de mais de um contribuinte;
• Omissão de alguns rendimentos, como investimentos em ações ou recebimento de aluguéis;
• Declaração de dependentes que não possuem qualquer tipo de dependência com o contribuinte;
• Omissão da declaração de despesas com saúde e educação.

Pessoa jurídica

A principal causa de problemas de ordem fiscal em uma empresa, por outro lado, está relacionada às declarações exigidas de pessoas jurídicas pela Receita Federal e seus prazos. Confira as principais.

Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF)

A Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF) é obrigatória a todas as pessoas jurídicas, independentemente da forma de tributação. Esse documento informa acerca dos pagamentos de funcionários, créditos, e retenções do Imposto de Renda na Fonte (IRF) e é usado, também, para evitar a sonegação de impostos. A DIRF deve ser entregue, anualmente, até 28 de fevereiro.

Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS)

A DEFIS é uma declaração exigida somente para as empresas que estão enquadradas no Simples Nacional, com exceção dos MEIs. Constam no documento dados sobre o número de funcionários, capital e lucros da empresa, rendimentos de cada um dos sócios, entre outras informações. A entrega deve ser feita até o dia 31 de março, todos os anos.

Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

A ECF é uma declaração obrigatória a toda pessoa jurídica e foi implementada para substituir a Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica. Esse relatório tem o objetivo de interligar os dados fiscais e contábeis da empresa para o cálculo dos tributos IRPJ e CSLL. Sua entrega deve ser realizada, anualmente,até o último dia do mês de julho.

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