Uma instituição de ensino eficiente é composta por vários fatores. Dentre eles, a gestão financeira escolar é uma das bases para criar um negócio sustentável e que possa crescer de maneira saudável.
É preciso lembrar que instituições de ensino, sejam escolas do ensino básico, faculdades ou escolas de cursos livres, também são empresas. Para manter uma operação escalável e a qualidade do ensino, precisam contar com uma gestão profissional.
Desse modo, é possível evitar que a instituição sofra com problemas de capital de giro, o que traz impactos negativos para a operação.
Para entender mais sobre como gerenciar recursos financeiros na escola e levar mais eficiência ao dia a dia da sua instituição, continue a leitura do conteúdo até o final e veja o passo a passo! Que tal ouvir esse conteúdo?
A escola tem uma missão nobre: ensinar, educar e preparar crianças e adolescentes para as próximas fases da vida.
Apesar disso, o seu funcionamento é similar ao de outras empresas, uma vez que as escolas também precisam cuidar de despesas fixas, despesas variáveis, pagamentos de salários e investimentos.
Sendo assim, a gestão financeira escolar é a responsável pela organização de todos os processos que envolvem a saída e a entrada de dinheiro na instituição a curto, médio e longo prazo.
Isso porque, além do fluxo de caixa, ela envolve o recebimento das mensalidades, o controle da inadimplência, o pagamento de professores e funcionários e outros gastos, como compra de materiais, melhorias e reformas.
Além disso, a gestão financeira também influencia diretamente o Projeto Político Pedagógico: ferramenta de gestão escolar fundamental para o andamento dos objetivos da instituição.
O Projeto Político Pedagógico é um documento onde constam as informações sobre a prática e objetivos pedagógicos de escolas e instituições de ensino superior.
É por meio dele que toda a comunidade escolar pode saber sobre o planejamento pedagógico, práticas e currículo de atividades.
Nele, também deve constar as práticas de gestão financeira, como planejamento financeiro e informações sobre destinação de recursos e objetivos de cada ação.
Como mencionamos acima, a escola tem a missão nobre de formar crianças e adolescentes. Além disso, as instituições ainda são empresas e, por isso, precisam ser rentáveis.
Nesse sentido, a gestão financeira escolar atua na organização e otimização dos fluxos financeiros, permitindo que os gestores da instituição tenham uma visão ampla sobre o motor do negócio.
Uma gestão financeira eficiente ainda contribui para a redução de gastos e processos mais eficientes.
Assim, é possível preparar uma reserva de emergência para momentos de dificuldade ou crises, como a proporcionada pela pandemia de COVID–19, e evitar que a escola sofra prejuízos sérios.
Durante o período de isolamento social, o número de jovens que já pensou em desistir de estudar cresceu de 28%, em 2020, para 43% em 2021, de acordo com a pesquisa Resposta Educacional à Pandemia de Covid-19 no Brasil, realizada pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep).
De fato, 6% deixaram os estudos no ano passado. Entre os motivos, a dificuldade financeira alcança 21%, e a dificuldade de se organizar com o ensino remoto, 14%.
Além disso, uma pesquisa encomendada pela União pelas Escolas Particulares de Pequeno e Médio Porte, realizada em maio de 2020, ouviu donos de mais de 400 escolas de 83 cidades, e revelou que, à época, 95% das instituições tiveram casos de cancelamento de matrícula.
Os atrasos no pagamento, inadimplência e pedidos de descontos figuram como responsáveis pelo prejuízo financeiros das escolas, que chegaram a uma perda na receita de até 52% em maio de 2020.
De acordo com o levantamento, os pais e responsáveis alegam desemprego, redução de salário e transferência de residência.
Diante de um cenário de incertezas econômicas e crises sem precedentes, a gestão financeira tem o papel de auxiliar as instituições a fazer um planejamento financeiro e impedir o fechamento do negócio.
A saúde financeira é parte fundamental de um bom planejamento pedagógico. Diante de um cenário econômico complexo, adotar uma postura preditiva é crucial para manter o bom andamento das instituições.
Mas como fazer uma administração financeira escolar de forma eficaz e ainda manter a qualidade de ensino? É isso que veremos a seguir.
De uma simples festa de aniversário até uma viagem de férias, o planejamento é o pontapé inicial de qualquer projeto. Com a gestão financeira, não é diferente.
Por esse motivo, o planejamento financeiro deve ser o primeiro passo de uma gestão financeira eficaz.
Isso porque, ao planejar o orçamento e possíveis gastos futuros, menos imprevistos o seu negócio irá enfrentar.
Algumas possíveis fontes que podem ser identificadas são:
Assim como o planejamento é o motor principal por trás da gestão financeira escolar, a definição de metas e objetivos financeiros é a bússola que irá guiar o seu negócio rumo à mais eficiência.
Mas atenção: as metas precisam ser realistas para não desencorajar o corpo docente e os funcionários.
Por outro lado, elas precisam apresentar um desafio que seja compatível com as capacidades da instituição.
Para isso, você pode utilizar a matriz SWOT para avaliar quais são as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do seu negócio. Dessa forma, será mais fácil entender as metas possíveis e alcançá-las de maneira estratégica.
Uma gestão financeira eficaz também passa pela redução de custos.
Apesar de o termo causar medo em alguns, o corte de despesas não precisa representar uma ameaça ao bem-estar dos colaboradores, alunos ou do negócio.
Com substituições inteligentes, é possível reduzir gastos como:
Uma gestão financeira escolar realmente eficaz só pode ser feita a partir do acompanhamento de resultados e informações sobre o que acontece no negócio.
Para isso, é necessário contar com relatórios bem estruturados que apontem os rendimentos, investimentos, despesas e demais gastos mensais.
Dessa forma, é possível ter uma visão macro sobre tudo o que acontece no financeiro do negócio, possibilitando ações para mitigar prejuízos e fazer a organização financeira.
Se você é gestor de uma escola ou centro universitário, deve saber que a inadimplência é uma das principais dores do negócio.
Contudo, a tecnologia pode ser uma grande aliada na hora de contornar o problema.
Isso porque, ao contar com um sistema de cobrança automatizado, a sua escola poderá integrar todas as informações dos alunos e responsáveis, assim como realizar a análise de perfis.
Assim, é possível criar políticas preventivas ou auxiliar um cliente com ofertas de renegociação de dívidas e melhores condições de pagamento.
Além disso, um sistema de cobranças automatizadas facilita o acompanhamento de cada cliente e do histórico de pagamento.
Dessa forma, você pode identificar se a inadimplência escolar é resultado de uma situação momentânea ou de um comportamento típico do mau pagador.
Com ela, você também pode oferece o método de pagamento ideal para cada cliente e proporcionar melhores condições a eles.
Outro fator de relevância na utilização da tecnologia é o estabelecimento da régua de cobrança por SMS ou e-mail, o que auxilia na lembrança de pagamento e ajuda a evitar atrasos.
Agora que você já entendeu qual a importância da gestão financeira em uma escola, que tal aplicar a tecnologia ao seu negócio e potencializar os resultados?
Com a tecnologia da iugu, você consegue automatizar a gestão financeira da sua escola, padronizar processos e ainda promover o ganho de eficiência e qualidade no atendimento interno e externo.
Com as cobranças recorrentes, você também pode oferecer meios de pagamento como cartão de crédito ou débito, Pix e boleto bancário, o que facilita a vida dos clientes e melhora o fluxo de caixa.
Quer saber mais? Entre em contato com os nossos especialistas e escolha o plano ideal para a sua escola!