Não há cenário pior para um gestor financeiro do que a falta de controle na gestão de despesas corporativas. Nesse cenário, todos os departamentos efetuam gastos como bem entendem, sem um orçamento definido e sem supervisão direta da área financeira.
Ter uma estrutura descentralizada de despesas não é algo ruim. Na verdade, é o ideal. O problema está no "sem controle".
Isso vai ao limite quando a empresa passa por um momento ruim e é preciso reduzir custos e excessos. O modo centralizador do departamento financeiro entra em cena e os processos ficam engessados - para qualquer gasto, é preciso abrir um pedido com o líder da área, que então valida o gasto com o financeiro.
Mas como fazer uma gestão de despesas corporativas de uma forma descentralizada e que ao mesmo tempo dê flexibilidade para as áreas e controle para o financeiro?
Neste artigo, nós listamos 3 dicas que podem ser implementadas na sua empresa e que vão ajudar o seu time financeiro a ser mais ágil.
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1. Tenha os processos mapeados e estruturados
Nesta primeira dica, comece pelo básico e busque melhorias ao longo do tempo. Entenda como a empresa gasta e onde estão os gargalos. Uma dica é começar pelo extrato bancário e as faturas de cartão de crédito.
Se as despesas ainda não estão separadas ou categorizadas por centro de custo, é um bom momento para começar.
Converse com o líder de cada área para entender onde os fluxos podem ser melhorados e como o departamento financeiro pode ajudar. Lembre-se sempre: o time financeiro deve ser visto como o melhor amigo de cada área, e não um “vilão”.
Defina um orçamento
Se a empresa ainda não conta com um orçamento, é também uma excelente oportunidade para ter um. Conscientize os sócios e diretores que esse tipo de planejamento é importante para que todos possam ter visibilidade do negócio.
Entenda também como os gastos no cartão corporativo são feitos e se existem despesas invisíveis ou mesmo duplicadas. Muitas vezes, o cartão de crédito é um verdadeiro buraco negro.
Faça um documento com os gargalos mapeados e os fluxos sugeridos e apresente aos gestores da empresa e busque o engajamento de todos. Depois, procure executar tudo o que foi levantado e discutido.
2. Use cartões corporativos com limite de gastos
A segunda dica é usar cartões corporativos da forma certa. Ou seja: o cartão deve ser uma ferramenta que permita flexibilidade para a empresa como um todo e controle por parte do financeiro.
Sabe aquele cartão que é usado por toda a empresa e ninguém sabe mais de quem são os gastos? Esqueça.
Use cartões empresariais que ofereçam funcionalidades como limite mensal de gastos e múltiplos cartões virtuais, que podem ser nomeados e permitem uma separação dos gastos por centro de custos ou áreas.
Um bom exemplo é ter um cartão para gastos com tráfego pago e outro para o pagamento de softwares que cobram mensalidades. Se algo acontecer, é possível bloquear imediatamente um cartão ou mesmo cancelar e criar outro.
Os grandes benefícios de usar cartões são ter controle do orçamento, visibilidade dos gastos e permitir descentralização e maior agilidade. Em outras palavras, o financeiro deixa de ser um gargalo para ser um parceiro dos departamentos.
3. Conte com uma política de gastos
Agora que você tem todos os processos mapeados e estruturados, e os orçamentos por área, chegou a hora de transformar isso em uma política de gastos e despesas. Esta política é um documento que estipula regras de como o dinheiro pode ser gasto.
Ter um conjunto de regras vai ajudar sua empresa a gastar com qualidade e evitar desperdícios e também deixar claro para todas as áreas que tipo de gasto pode ou não ser reembolsado, por exemplo.
Alguns exemplos:
- Se a sua empresa possui funcionários que precisam constantemente viajar, defina o valor diário com alimentação e outras despesas (locomoção, lavanderia etc.) - e como esses valores serão pagos (através de um cartão pré-pago, de forma antecipada ou depósito em conta após o retorno);
- Se os colaboradores usam carro próprio para deslocamento em trabalho, deve ser estipulado um valor por quilômetro rodado e outros custos como estacionamento e eventuais reparos;
- Em empresas de tecnologia, é comum o time de desenvolvimento de produto precisar constantemente contratar softwares - é possível definir um orçamento mensal e quem pode contratar.
Com essas dicas você irá melhorar a gestão de despesas da sua empresa e ainda deixar os processos mais organizados!
