A gestão organizacional sempre foi muito importante para administrar uma empresa, seja ela grande, média ou pequena, familiar ou uma grande companhia. Hoje, no novo mercado, essa importância tornou-se ainda maior e, por isso, as ferramentas de gestão de projetos organizacionais estão cada vez mais bem estruturadas e utilizadas em todas as organizações.
O fato é: para todos os processos de uma empresa, a gestão é extremamente importante. E para auxiliar os executivos de todas as áreas da companhia em suas missões diárias, o surgimento e o aprimoramento dessas ferramentas tecnológicas de gestão são recorrentes e muito efetivos, tanto para a produtividade, como para a melhoria do produto.
Por isso, se você quer conhecer melhor sobre o tema e almeja implementar ferramentas de gestão de projetos organizacionais em sua empresa, acompanhe esse artigo até o final. Boa leitura!
Gestão da organização ou gestão organizacional é o conjunto de atividades que envolve os processos de planejamento, sistematização, liderança e administração de todos os recursos de uma empresa.
A missão principal de um gestor organizacional é garantir resultados positivos à companhia, que atinjam as metas e os objetivos estipulados, a níveis humanos, materiais e financeiros.
Por envolver absolutamente todas as camadas de controle de uma empresa, a gestão organizacional, muitas vezes, é dividida entre pessoas com conhecimentos, habilidades e técnicas diferentes, porém complementares.
Esse agente deve, portanto, ter conhecimentos muito específicos na área em que atua e também definir todos os processos de controle que farão parte do dia a dia das atividades de seus times.
São cinco os principais tipos de estruturas organizacionais:
Estrutura Funcional: a empresa é organizada por departamentos, como: administrativo, financeiro, marketing, comercial, operacional, logístico, entre outros.
Estrutura Divisional: a empresa é formada por divisões separadas e auto suficientes, sendo cada uma dessas divisões responsável por um produto ou serviço.
Estrutura Matricial: é a mistura da estrutura funcional com a estrutura divisional, pois o colaborador tem dois chefes - o chefe do departamento e o chefe da divisão (do projeto específico no qual está se dedicando naquele momento).
Estrutura em Rede: a empresa que permite contratações por todo o mundo, já que a ligação dos serviços dos colaboradores é sempre de forma eletrônica.
Estrutura por Projetos: a empresa que trabalha apenas com projetos específicos e ocasionais, ou seja, cada iniciativa conta com um formato diferente de trabalho.
Definir qual é o tipo de estrutura organizacional da sua empresa é extremamente importante para que todas as atividades organizacionais sigam uma mesma vertente e tenham o mesmo direcionamento. E que, dessa forma, tenha uma postura coerente perante todas as suas áreas de atuação.
Um projeto organizacional é um trabalho muito específico e ocasional com o objetivo de criar ou solucionar um produto, serviço ou resultado. Idealmente, tem início e fim programados e, por isso, deve seguir um cronograma muito bem definido.
A seguir, entenderemos melhor cada uma das 6 principais fases de um projeto.
Para iniciar um projeto, é necessário definir o objetivo, o que você deseja alcançar ao final dele. Reflita um pouco e tente escrever o seu objetivo em apenas uma frase para deixá-lo claro em sua mente e assim ser simples de explicar para toda a equipe.
Com o objetivo do projeto definido, o próximo passo é familiarizar-se com ele, quanto mais você souber, mais fácil será definir os passos para alcançá-lo. Então, se sentir necessidade, faça uma breve pesquisa.
O planejamento é o momento de pensar qual caminho seguir para conseguir concluir o projeto. Para isso, comece fazendo uma lista com todas as tarefas/atividades que julgar necessárias.
Em seguida faça um cronograma, defina prioridades e prazos para cada uma das atividades, levando em consideração o tempo que você tem para concluir o seu projeto.
Chegou a hora de colocar o planejamento em prática. Mantenha uma rotina organizada e se atente às tarefas definidas. Se algum imprevisto surgir, não tem problema, tente controlá-lo e se for necessário, ajuste o seu planejamento ou peça ajuda de outro departamento.
Para garantir a execução do projeto é importante fazer o acompanhamento das atividades planejadas. Existem diversas ferramentas de gestão de projetos organizacionais e aplicativos para isso, mas o mais importante é você definir as suas metas diárias/semanais.
Ao fim da semana se questione se conseguiu cumprir aquilo que pretendia, marque o que foi concluído, o que está em andamento e o que ficou para a semana seguinte.
Conforme acompanha o projeto, você pode fazer ajustes no cronograma, pois é comum subestimar ou superestimar o tempo necessário para execução das tarefas.
Você conclui um projeto quando atinge o objetivo definido no início. Então, esse é um ótimo momento para analisar o que foi feito e aprender com o resultado.
Houve muitos imprevistos? Conseguiu cumprir o planejamento? Ficou satisfeito com o resultado? Essas são algumas perguntas que você pode se fazer para analisar o seu resultado. E caso tenha entregue o projeto para alguém, peça um feedback.
Ter uma boa gestão de projetos organizacionais é extremamente importante porque, como vimos nas descrições de cada um dos passos de um projeto, são atividades que demandam conhecimentos muito específicos.
Portanto, para lidar com todas essas particularidades e finalidades, é essencial a atuação de uma equipe muito bem preparada e muito bem liderada.
Além disso, os prazos costumam não ser flexíveis. Ou seja, se o projeto não contar com um gestor qualificado para o que se propõe, os riscos de não ser entregue a tempo são muito grandes e isso gera uma série de problemas e desgastes no gestor.
São exatamente por esses motivos que muitas ferramentas de gestão de projetos são desenvolvidas e aprimoradas diariamente.
Visando garantir maior facilidade e eficiência em cada um dos passos de um projeto, os programas de gestão oferecem as mais diversas ferramentas.
Porém, antes baixar ou até mesmo comprar um software de gestão de projetos, é importante ter muito bem definidos os seguintes aspectos:
Com todos esses aspectos definidos, escolher o melhor programa para o seu projeto passa a ser tarefa fácil, mesmo com tantas opções.
A seguir, indicaremos as 6 ferramentas de gestão de projetos organizacionais mais utilizadas no mercado. Acompanhe conosco e comece a utilizá-las agora mesmo.
O Runrun.it é um software brasileiro de gestão de projetos e acompanhamento de fluxo de trabalho. Disponível em versão desktop e mobile, permite que todo o time tenha uma visão clara do dashboard do projeto.
A ferramenta entrega relatórios completos sobre todos os processos de desenvolvimento de atividades, prazos, custos e desempenho de cada profissional envolvido no projeto. Além disso, serve para empresas dos mais diversos ramos do mercado.
Conta com uma versão ilimitada gratuita que fica disponível por 14 dias. Após esse período de teste, é possível continuar o plano gratuito, mas limitado, ou escolher um plano pago com mais recursos.
O Asana é uma plataforma de gestão de projetos tradicional baseada em projetos e tarefas de equipes. Disponível na versão desktop e mobile, possui visualização em lista, Gantt, calendário e quadro Kanban, entre outras funcionalidades.
Além de se integrar a diversas outras ferramentas de mercado, dois grandes diferenciais do Asana são: a criação de regras para automatização de processos repetitivos e os formulários para recebimento de demandas.
As regras permitem automatizar pequenos processos como definição de responsáveis pela tarefa ou definição de prioridade.
E os formulários possibilitam a criação de processo estruturado de recebimento e aprovação de demandas, criando fluxos de trabalhos personalizados.
A ferramenta conta com uma versão gratuita com funcionalidades limitadas para times de até 15 pessoas e 3 versões pagas: premium, business e enterprise, que possuem diferentes funcionalidades, sendo a enterprise é a mais completa.
O Basecamp é uma ferramenta paga em língua inglesa para gestão de projetos. Ela promete integrar tudo que um time precisa em um só lugar, evitando as diversas trocas de e-mails e reuniões ao longo do dia.
Assim, ela pode ser utilizada para organizar fluxos de trabalho, emitir relatórios e cronometrar o tempo de atividades.
Com foco em produtividade, a ferramenta é dividida em times e projetos, onde cada projeto possui um painel de mensagens, lista de tarefas, calendário, repositório de arquivos, chat em tempo real e check-ins automáticos.
Apesar de ser pago, o Basecamp possui uma versão gratuita com recursos bastante limitados, destinada para projetos pessoais, freelancers ou estudantes.
Mas, se quiser conhecer a versão Business completa, é possível fazer um teste grátis por 30 dias.
Inspirada no método de organização de tarefas japonês Kanban, o Trello é uma ferramenta com quase 10 anos de existência que possibilita que pessoas e equipes organizem projetos por meio de quadros e cartões, quase como se estivesse colando post-its na parede.
No Kanban, cada tarefa é um post-it que vai se movendo pelas colunas até ela ser concluída.
No Trello, os post-its se transformam em cards interativos, concentrando todas as informações associadas aquela tarefa em um só lugar, como data de entrega, responsável, arquivos, check-lists e até mesmo comentários entre os membros do time.
Para maior personalização, a ferramenta conta com os power-ups, recursos e funcionalidades que podem ser adicionados aos painéis e conta, também com o Butter, seu “assistente” de automação.
Conta com uma versão gratuita com recursos limitados, destinadas a projetos pessoais ou pequenos times, e duas versões pagas, Business e Enterprise, na qual a Enterprise é a mais completa.
Queridinho pelas startups e pelas empresas de inovação, o Slack foi criado com a proposta de ser uma alternativa às conversas infinitas por e-mail. É uma ferramenta de comunicação para times e empresas que promete ser uma forma mais fácil e organizada de trabalhar.
Além de conversas individuais entre pessoas da empresa, o Slack permite a criação de diversos canais, que podem ser utilizados para conversas sobre projetos, tópicos ou até mesmo comunicação entre um time ou equipe.
Assim, os assuntos ficam centralizados e é possível conversar, trocar arquivos e links, acompanhar o histórico de forma fácil e ágil. Também é possível criar canais compartilhados com pessoas de fora da empresa, o que possibilita a integração e a colaboração com clientes, por exemplo.
Apesar de o foco estar na comunicação por texto, a ferramenta permite que ligações por voz e vídeo sejam realizadas, trazendo ainda mais agilidade e dinamismo na comunicação. Além disso, conta com integração com diversas ferramentas de mercado e internas da empresa por meio de APIs, criando fluxos de trabalho personalizados.
Conta com uma versão gratuita com recursos limitados e as versões Padrão, Plus e Enterprise Gols, sendo a Enterprise Gols a mais robusta.
Diferente de tudo que já foi visto, o Notion se propõe a ser um espaço de trabalho “tudo em um”, uma ferramenta pessoal ou corporativa para escrever, organizar e planejar, com versão desktop e mobile.
Essencialmente um agregador de informações, é um espaço de trabalho extremamente versátil e personalizável. É possível criar Wikis com as informações importantes do time ou da empresa, gerenciar projetos e tarefas, anotar e guardar arquivos.
E isso tudo é possível devido a sua simples estrutura de criação de páginas que podem ser agrupadas, criando uma grande teia de informações. E cada página é personalizável, com layouts, como páginas texto, calendário, agenda, quadro Kanban etc.
Conta com uma versão gratuita para uso pessoal e possui mais três versões pagas: Personal Pro, Team e Enterprise, sendo a Enterprise a mais robusta.
E então, qual faz mais o tipo da sua empresa e do seu projeto? Conte-nos nos comentários sobre a sua experiência com as ferramentas de gestão de projetos, caso já use alguma delas ou passe a usar a partir de hoje.