A automação financeira simplifica processos, reduz a incidência de erros e gera dados ricos e atualizados para embasar decisões do setor. Entenda como implementar a partir de 3 passos práticos!
Já imaginou simplificar processos na sua rotina, como fazer conciliação financeira, gerenciar comissões de forma simples e manter as entradas e saídas do negócio centralizadas em uma só plataforma? A boa notícia é que tudo isso é possível com a ajuda da automação financeira, que ganha cada vez mais espaço entre empresas e gestores do setor.
Prova disso são estes dados, do portal CFO, que mostram que 65% dos gestores financeiros já tinham a automação no radar em 2023, e planejavam implementá-la em substituição a pelo menos metade de suas atividades de rotina até o final do ano.
Se você se interessa por alternativas que reduzam o trabalho operacional, ajudem a embasar decisões em dados e, de quebra, reduzam as chances de erros humanos (que podem levar a prejuízos), continue a leitura.
Nas próximas linhas, falamos sobre automação e tecnologia financeira, incluindo dicas práticas para implementar e acelerar o crescimento de negócios como o seu.
O que é automação financeira?
Automação financeira é o processo de digitalização de atividades relacionadas à gestão de recursos das empresas, incluindo fluxo de caixa, conciliação, repasse de comissões, cobranças e contas a pagar. A ideia é que grande parte destas atividades aconteça de maneira automática e padronizada, ou seja, sem a necessidade de interferência constante do time humano.
Como funciona a automação financeira?
A automação financeira acontece da seguinte forma:
- sua empresa escolhe o software ou ferramenta responsável pela automação dos processos (em geral, uma plataforma completa de serviços financeiros, como a iugu);
- inicia o processo de automação (no qual é necessário oferecer os inputs iniciais sobre quais atividades desempenhar e como fazê-las, incluindo geração de boletos, identificação de títulos, geração de notas fiscais e conciliação financeira);
- os times humanos fornecem inputs contínuos à automação, com o objetivo de torná-la mais acurada e adequada às demandas da empresa;
- a automação executa atividades burocráticas e repetitivas, elimina as chances de erros humanos (por cansaço ou desatenção) e gera dados e relatórios que mantém o time informado sobre a saúde do negócio e atento a oportunidades de melhoria;
- com os dados gerados pela automação, como vendas sazonais, clientes adimplentes e inadimplentes, rentabilidade e ticket médio, os times comerciais alimentam equipes direta e indiretamente relacionadas, como vendas, marketing e sucesso do cliente.
Quais as vantagens da automação financeira?
A automação financeira traz uma série de vantagens às empresas, como:
- transparência na gestão, que tem acesso a dados em tempo real;
- integração entre setores, que podem compartilhar informações e desenvolver estratégias embasadas por dados;
- comunicação mais fluida, já que é simples extrair dados e acessar o progresso das atividades automatizadas;
- simplificação das atividades da rotina, uma vez que a automação toma conta de processos repetitivos e burocráticos;
- redução dos índices de erros humanos, decorrentes do cansaço ou da falta de atenção;
- redução de custos, já que as atividades manuais, em geral, requerem um número elevado de funcionários à frente das operações (e a automação toma conta dos processos de forma unificada)
- segurança financeira, pois a automação: além de oferecer um ambiente seguro para inclusão e manutenção dos dados, faz backups automáticos para evitar perdas, transtornos e prejuízos;
- mais produtividade para os times, que têm tempo para focar em atividades mais estratégicas.
Como implantar um sistema de automação financeira nas empresas?
Para implementar um sistema de automação financeira na sua empresa, siga os passos abaixo.
- Desenhe e mapeie os processos para entender em que aspectos a automação será útil;
- Escolha uma boa plataforma de automação;
- Comunique e treine o time.
Veja cada etapa em detalhes a seguir!
1. Desenhe e mapeie os processos para entender em que aspectos a automação será útil
O que a empresa deseja automatizar? Coloque no papel todas as atividades, como são executadas passo a passo e defina quais serão parte do sistema de automação.
Verifique o impacto e os benefícios que a mudança trará para a empresa.
Alguns dos serviços que devem estar no seu radar são:
- gestão de cobrança
- gestão de pagamentos
- conciliação financeira
- registros contábeis
- lançamentos financeiros
- repasse de comissionamento;
- fluxo de caixa
- estoque e faturamento
2. Escolha uma boa plataforma de automação
Definidos os processos automatizáveis, é hora de definir a plataforma de tecnologia financeira ideal para as necessidades da empresa.
Considere fatores como:
- escalabilidade da plataforma (possibilidade de ampliar o plano contratado conforme a empresa cresce);
- funcionalidades oferecidas (compare o leque de possibilidades da solução com os serviços mapeados na primeira etapa do cronograma);
- usabilidade (quão fácil é o uso da plataforma? Todos da equipe conseguirão manejá-la?)
- facilidade de integração (a API está em português, facilitando a integração com outras plataformas já usadas na empresa?);
- suporte (a solução tem uma base de conhecimento com FAQ acessível? O time de ajuda está disponível para atender às demandas em um horário amplo de atendimento?)
3. Comunique e treine o time
Após os testes da ferramenta com um grupo controle (funcionários de alguns dos setores relacionados à gestão financeira automatizada), reúna todo o time. Compartilhe as intenções de melhoria e inovação, convidando a equipe a contribuir com ideias e intervenções.
Tais abordagens são fundamentais para que todos se sintam pertencentes à empresa, inclusive neste momento de transformação.
Agora você já sabe mais sobre o valor da automação financeira para ampliar o potencial de atendimento e melhorar a eficiência da rotina.
Que tal entrar em contato com a gente e dar o start na revolução tecnológica dos seus processos?
