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Como a economia no início de ano apresenta bons sintomas de recuperação, muitos lojistas costumam emplacar 2019 com uma postura mais engajada e disposta a dar a volta por cima. Esse é o melhor caminho depois de um longo período de crise financeira.

É fundamental estabelecer um controle dos processos financeiros para gerir o fluxo de caixa de uma forma otimizada e, assim, promover melhores investidas na performance de vendas para aumentar a produtividade e, consequentemente, o faturamento.

Neste post vamos demonstrar como a gestão financeira pode contribuir para melhores resultados. Você pode investir em ferramentas de automação e estratégias de acompanhamento dos processos para expandir o negócio e fortalecer a visibilidade da marca.

Por que otimizar os processos financeiros é tão importante?

Embora as atividades da empresa sejam fundamentais para manter o negócio ativo, é a área financeira que dita todas as regras e permite o equilíbrio entre as despesas e as receitas, auxiliando a tomada de decisão para grandes saltos.

O objetivo financeiro da empresa deve estar alinhado às expectativas diante de um cenário cada vez mais competitivo. Quanto mais a empresa demonstrar controle e profissionalismo sobre a gestão como um todo, mais rápido se consolidará dentro do mercado.

Vale lembrar que uma boa parte das empresas se extingue nos primeiros anos pela incapacidade de promover uma gestão adequada e realista. Pode até ser que se configure um negócio de grande potencial, mas ao esbarrar na falta de controle e análise financeira, há um risco iminente de falência antes mesmo de mostrar a que veio.

Como adequar os processos financeiros à rotina da empresa?

Os processos financeiros, quando bem estruturados, facilitam a rotina diária, minimizam os riscos de erros e envolvem todo o time em um ambiente mais facilmente integrado. Saiba como implementar bons processos financeiros na sua empresa!

Faça um diagnóstico dos processos atuais

Qualquer melhoria depende de um momento atual que sirva de base para criar alternativas. Antes de adotar medidas de controle financeiro, procure entender sobre todas as práticas vigentes e como podem ser aperfeiçoadas no dia a dia.

Verifique os pagamentos, os recebimentos e como estão sendo computados em seu fluxo de caixa, pois as operações financeiras carecem de um bom gerenciamento para prevenir situações de inadimplência ou saldo negativo.

Reúna toda a equipe e levante o máximo de questões possíveis — positivas e negativas — sobre os métodos empregados. Questione a eficiência e os resultados, pois ninguém melhor do que o funcionário da ponta para ajudar no diagnóstico de precisão.

Monte um mapeamento do processo

Caso você perceba as falhas nos processos que estejam acarretando prejuízo e perda de eficiência, será a hora de mapear cada um deles. Faça um levantamento em cada departamento envolvido e como as atividades são executadas.

Pode ser que você descubra que um dos maiores problemas está na descentralização da informação e nos ruídos na comunicação que restringem a ação dos profissionais e impactam os resultados.

Quando o mapeamento acontecer, rapidamente será possível identificar os gargalos e processos ineficientes. Analise o passo a passo e restabeleça um padrão de execução guiado pela prospecção financeira.

Construa fluxos de processos mais eficientes e mais curtos

Elimine todos os excessos burocráticos e torne os procedimentos mais práticos e transparentes. Um processo mais enxuto reduz custos, otimiza tempo e padroniza as atividades, possibilitando um melhor aproveitamento em ritmo cadenciado.

Processos robustos e cheios de informações desencontradas tendem a criar nos usuários uma fadiga mental e, embora não seja o melhor caminho, muitos profissionais desenvolvem metodologias próprias de trabalho para facilitar a entrega do dia a dia.

Esteja atento a esses sinais que em nada agregam ao seu negócio, pelo contrário, costumam demonstrar a desorganização interna, o que pode deixar tanto clientes quanto fornecedores em estado de alerta, podendo comprometer, inclusive, as negociações futuras.

O financeiro é o alicerce de uma empresa e exerce um papel decisivo nos rumos do negócio. É o departamento que precisa transmitir confiança e segurança a todo o momento. Negligenciar a construção de fluxos mais eficientes reflete negativamente em toda a estrutura, pois dá vazão a processos flutuantes e pouco críveis.

Invista em tecnologia de automação

Mesmo que você conte com um time de profissionais com conhecimento avançado e experiência na área de atuação, cogite investir em um sistema unificado de pagamento e cobrança.

A tecnologia existe para facilitar os processos e aliviar a pressão sobre o trabalho manual. A inovação traz junto um panorama mercadológico e oportuniza a exploração de mecanismos informatizados.

Fornecer uma ferramenta adequada, com capacidade de automação abrangente, é uma forma de valorizar os seus funcionários. Com um bom software de gestão de pagamento e cobrança, todos os serviços poderão ser concentrados em uma só base de dados.

Desde o cadastro do cliente até a conciliação bancária, cada etapa do processo financeiro será melhor acompanhada se puder contar com um software adequado, o que pode reduzir drasticamente as falhas de operação.

Um sistema de pagamento possibilita, ainda, que você disponibilize aos clientes diversos meios de transações online, como cartão de crédito, boleto registrado ou transferência eletrônica, beneficiando a sua empresa com uma maior facilidade de gerenciamento da carteira.

Outro recurso bastante interessante em um sistema especializado é dar suporte às ações de cobrança — envio de e-mails de alerta de cobrança, cálculo automático de juros e multa, segunda via de boleto, lembrete de vencimento, entre outros.

O investimento em automação, por si só, já é uma otimização dos processos financeiros. Tudo que você precisará é estabelecer critérios de parametrização, levando em conta o que sua equipe precisa apurar periodicamente e até onde você deseja chegar com seu negócio no futuro.

Monitore os resultados

Os indicadores são bastante eficazes em qualquer tipo de negócio, pelo norte que apresentam em relação a uma determinada estratégia. Monitorar os resultados é essencial para detectar se a empresa está no caminho certo.

Evite surpresas e monitore preventivamente os resultados por meio de relatórios comparativos. Estabeleça períodos diferentes para a verificação e adeque as informações ou atividades, caso julgue necessário.

Como vimos, todos os processos financeiros impactam não apenas a gestão, mas também o organograma da empresa em escalas de maior ou menor responsabilidade. É de suma importância traçar boas metas e conferir a cada profissional a autonomia de encontrar o melhor caminho a seguir.

Feito isso, todos os obstáculos enfrentados pela empresa rapidamente se transformarão em desafios pessoais e coletivos para que a cada dia um processo bem estruturado seja motivo de diferenciação diante da concorrência.

Você gostou deste post sobre a otimização dos processos financeiros? Sua empresa está preparada para encarar um 2019 tão desafiador? Compartilhe, então, este conteúdo nas suas redes sociais e deixe que seus amigos saibam também sobre o assunto!

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