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Como fazer um relatório de vendas? 5 cuidados que você deve tomar

Vamos começar esse guia de como fazer um bom relatório de vendas deixando algo bem estabelecido: para fazer um relatório de vendas tenha em mente que não importa a quantidade de informações, mas sim a qualidade delas. Como assim?

Um relatório de vendas deve ter um olho no peixe e outro no gato. Ou seja, deve olhar para o futuro e para o passado, mostrando o que foi feito e quais resultados foram alcançados, ao mesmo tempo que apresenta insights para otimizar as atividades do próximo período. 

Por isso, um relatório deve passar informações relevantes, sobre atividades estratégicas para a sua empresa e para seu processo de vendas. 

Para fazer isso é sua equipe precisa aprender como montar um relatório de vendas eficaz. E é sobre isso que este artigo se trata. Acompanhe!

Como fazer um bom relatório de vendas? 5 elementos essenciais

Um relatório de vendas serve para que o setor, e toda a gerência da empresa, possa:

  • avaliar a situação comercial, 
  • corrigir erros, 
  • acompanhar a conquista das metas de vendas, 
  • avaliar quanto do objetivo estratégico da empresa para a área foi alcançado, 
  • identificar lacunas e gargalos, 
  • identificar oportunidades, 
  • oferecer informação para a melhor tomada de decisão. 

Para ter acesso a todas essas informações é importante seguir todas as etapas de como fazer um bom relatório de vendas:

  1. Mantenha a planilha de vendas atualizada diariamente, 
  2. Adicione dados das vendas e de negociações, 
  3. Inclua métricas de desempenho dos vendedores, 
  4. Conclusões e insights, 
  5. Invista em um software de vendas.

1. Mantenha a planilha de vendas atualizada diariamente

O controle de todas as atividades que foram realizadas diariamente e a atualização da agenda de acordo com novos compromissos estabelecidos com os leads e prospects é fundamental para gerar um relatório de qualidade, que seja eficiente e completo, e que permite identificar:

  • onde estão gargalos de atividades, 
  • ofertas de valor que despertam o interesse,
  • o que o cliente enxerga como vantagem, 
  • quais as principais objeções e mais.

Uma forma preencher adequadamente os dados em sua planilha de vendas é ter um aplicativo no celular de cada vendedor que permita o acesso remoto, acompanhamento e centralização das informações sobre cada contato com cada lead. 

Assim, enquanto aguarda o início de uma nova reunião, o vendedor pode atualizar as informações da reunião anterior. 

2. Adicione dados das vendas e de negociações

Um relatório de vendas exige a presença de informações sobre:

  • nome dos clientes que compraram no período, 
  • quais foram os produtos e serviços vendidos, 
  • volume de vendas de cada item, 
  • valor da venda, 
  • quantidade de vendas totais realizadas no período, 
  • origem do lead que foi convertido, 
  • ticket médio das vendas, 
  • vendas por vendedor e mais.

Tente ser detalhista nesse trecho do relatório porque ele pode gerar insights para otimizar seu planejamento de vendas

3. Inclua métricas de desempenho dos vendedores

Métricas e indicadores são elementos fundamentais de um relatório de vendas porque são as informações que permitem que gestores e a equipe identifiquem se estão no caminho certo ou no caminho planejado no início do período. 

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Atualmente, é cada vez menos indicado que apenas a meta de vendas seja avaliada. 

Existem muitas atividades que são suporte para vendas e que devem ser estimuladas, por exemplo, número de ligações de conexão realizadas e reuniões agendadas.  

Cuidado apenas para não encher seu relatório de vendas de métricas de vaidade. Sempre relacione esse tipo de indicador, por exemplo, número de ligações e e-mails enviados, com algum indicador de resultado como: 

  • agendamento de reunião;
  • avanço no ciclo de vendas;
  • geração de oportunidades;
  • negócios fechados. 

Outras métricas que podem fazer parte de um relatório de vendas moderno e completo são:

  • taxas de conversão na Pré-venda, 
  • volume de reuniões realizadas
  • tempo do ciclo de venda a partir da reunião realizada, 
  • custo de aquisição do cliente (caso o representante ou gestor tenha acesso a essa informação), entre outras. 

4. Conclusões e insights

Essa etapa do relatório de vendas é o espaço que você tem para colocar suas observações mais qualitativas de todo o processo, seja como vendedor ou como gerente da área de vendas. Você deve indicar:

  • pontos de dificuldade,
  • objeções comuns dos clientes para a compra, 
  • necessidade de apoio de ferramentas ou de outros profissionais, 
  • indicação de problemas com a qualidade dos leads que chegam até o setor, 
  • falhas no processo de vendas e mais. 

Apresente também indicações do que está funcionando e quais práticas devem ser incentivadas.

É importante ser menos subjetivo e ter um olhar muito voltado para o dia a dia de trabalho e para uma avaliação do que foi indicado pelas métricas descritas

Esse não é um espaço de “desculpas” que tentam justificar um resultado negativo, por exemplo, mas sim um espaço para falar abertamente sobre o que todos os dados do relatório de vendas querem dizer ou para que direção eles apontam. 

  1. Invista em um software de vendas

É impossível falar sobre relatórios de vendas e gestão de vendas sem abordar a importância de um software de vendas. 

O CRM de vendas é a central de um departamento de vendas. Além de gerar relatórios de vendas de maneira mais segura e automática, apresentando dados e insights importantes, também permite:

  • que a empresa gerencie todas as etapas de vendas, 
  • organize todos os dados de todos os clientes em um único lugar, 
  • facilita o acompanhamento do trabalho dos vendedores, 
  • permite personalizar as abordagens, 
  • organiza a condução dos prospects pelo funil de vendas e mais.

O CRM de vendas organiza o setor de vendas de tal maneira que nenhum lead nunca mais é esquecido em um canto da agenda do vendedor. Há sempre uma ação sendo executada e uma ação a ser realizada, já programada. 

Esses cinco pontos são fundamentais para a criação constante e uso correto de um relatório de vendas eficiente para sua gestão. Não deixe de se preocupar com cada um deles.

Este artigo foi escrito pela Zendesk, criadora da solução Zendesk Sell, um CRM de vendas desenvolvido para melhorar a produtividade, os processos e a visibilidade do pipeline para as equipes de vendas, e otimizar a gestão de dados com mais de 30 relatórios de vendas prontos e automatizados para visualizar, compreender e interagir com os indicadores do setor.

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